La nécessité de maîtriser les coûts

Compte tenu de notre activité, nous avons besoin de quantifier avec précision les heures passées sur les événements et animations de jour comme de nuit, en semaine comme le dimanche. Nous sommes confrontés en haute saison à des pics d’activité et il est important de pouvoir remonter rapidement toutes ces données afin de maîtriser au mieux les coûts. En plus de notre convention collective très pointilleuse sur ce sujet, nous avons besoin d’une traçabilité irréprochable des décomptes des heures travaillées afin de rendre compte à la structure dont nous dépendons pour la partie évènementielle.

Il était important que le logiciel ait la capacité de sortir une synthèse d’analyse par événement afin de pouvoir en faire une présentation lors des réunions bilan.

Avant d’avoir recours à Eurécia et comme beaucoup, nous utilisions Excel pour notre gestion RH. Pour cela, nous avions réalisé un découpage par services avec des formules Excel bien spécifiques à notre convention afin de gérer nos activités.

L’usage d’Excel au quotidien devenait trop lourd et ne nous permettait pas d’avoir le niveau de fiabilité exigé par notre convention collective. Il devenait donc urgent, à la vue de notre croissance, de s’équiper d’un outil professionnel capable de consolider toutes nos données.

Pour  rester en conformité, il était donc indispensable de mettre en place un logiciel capable de prendre en compte nos règles de gestion spécifiques. Par exemple, en fin de saison, les heures travaillées le dimanche sont 100 % récupérables et font l’objet d’une majoration financière à hauteur de 50 %. Imaginez la complexité sur Excel lorsque nous devions gérer toutes les entrées d’heures à la place des salariés ! Un vrai casse-tête.

Nous avons donc décidé fin 2010 de rechercher une solution de gestion des congés et absences ainsi qu’un logiciel de gestion des temps.

Le choix de la simplicité

C’est en faisant une recherche sur internet que nous avons demandé un devis à Eurécia ainsi qu’à trois autres éditeurs. Eurécia a remporté le projet grâce à sa rapidité de réponse, sa compétitivité et l’ergonomie de son interface. Le mode SaaS était également un élément déterminant dans notre prise de décision. Nous n’avions pas les ressources en interne pour maintenir et gérer les mises à jour de serveurs.

La mise en œuvre d’Eurécia a été très rapide puisqu'en moins de deux mois le logiciel était paramétré (la masse salariale intégrée et compteurs intégrés).

A l’issue de la première année d’exploitation, nous avons pu réaliser de nouveaux paramétrages et nous gérons désormais tout en interne pour les différentes règles.

Désormais, ce sont les salariés qui entrent eux-mêmes leurs heures travaillées sur Eurécia. La prise en main est très facile et les salariés apprécient beaucoup le fait d’accéder directement à leur espace personnel pour consulter leur compteur congés.

Grâce aux deux niveaux de validation que nous avons paramétrés, le chef de service valide les heures déclarées par les salariés et je gère ensuite la partie majoration s’il y a lieu.

Eurécia permet aujourd’hui de réaliser 50 % de gain de temps comparé à la gestion sur Excel.

Une solution recommandée auprès d’autres stations de ski

Les bénéfices obtenus grâce aux logiciels Eurécia nous ont naturellement conduits à échanger avec nos pairs. Nous avons les mêmes problématiques à savoir : la nécessité de se conformer à la convention collective du tourisme, la multiplicité des services ainsi que le dépassement des horaires. La maîtrise des coûts restant toujours en filigrane pour chacun.

C’est ainsi que la station des Arcs et plus récemment celle des Contamines ont optés pour Eurécia. 

Source : www.eurecia.com/blog