Mais la mise en place du télétravail peut susciter des réticences et des craintes de la part d’un manager. Voici cinq principes de base qui permettront de les dépasser et d’en retirer le plus grand bénéfice.

1 - Fixer des règles claires à toute l’équipe
Au sein d’une équipe, le télétravail doit d’abord être organisé dans des limites précises, avec des règles de fonctionnement claires s’appliquant à tous.
Mise à disposition du matériel informatique, accessibilité du réseau de l’entreprise, nombre de jours télé travaillés par semaine doivent être fixés en amont.
D’autre part, le télétravail pourra être réservé à certains types de tâches, comme l’étude d’un dossier, la rédaction et la réflexion, les tâches nécessitant une grande part d’échanges étant nécessairement réalisées au bureau. Enfin, des créneaux horaires doivent être fixés pour envoyer des messages, des demandes et effectuer des appels. Ce n’est pas parce qu’un collaborateur est en télétravail qu’il peut être sollicité lorsque tous les autres ont quitté l’entreprise le soir, et qu’il peut répondre à un message à minuit.

2 - Passer au management par objectif
La première inquiétude d’un manager vis-à-vis de ses collaborateurs en télétravail est qu’il ne les voit plus travailler, ne sachant pas s’ils sont réellement à leur clavier d’ordinateur et non en train de zapper sur la télécommande de la télévision. D’un autre côté, ce n’est pas parce que quelqu’un est sagement assis à son bureau qu’il est véritablement productif.
En fait, contrôler le temps de travail des collaborateurs à distance n’est ni utile ni pertinent, et mieux vaut les laisser organiser leur journée de travail comme ils l’entendent.
Le management par objectif permet d’évaluer la performance d’un collaborateur selon ses résultats, et ce quel que soit son lieu de travail et son mode d’organisation. Il est donc idéalement adapté au télétravail, et à tout type d’équipe, composée de personnes en télétravail ou non.
Seul impératif : pour mesurer les résultats de chacun des membres de leur équipe, les managers doivent avoir une bonne visibilité à tout instant sur l’état d’avancement de leurs différentes tâches, et être en mesure de les recadrer si nécessaire.

3 - Adopter les bons outils
Gérer des collaborateurs en télétravail impose la mise en place d’une communication de qualité, même à distance. Pour ce faire, il convient en premier lieu de varier les outils utilisés selon le type d’échange. Une communication reposant exclusivement sur l’email doit être bannie, la messagerie électronique étant réservée à des échanges formels ou impliquant de nombreux destinataires. Le téléphone doit être réservé aux urgences et pour des entretiens plus longs et plus poussés, le « chat » pour les échanges informels et la visioconférence pour les réunions. De plus, l’usage d’une plate-forme collaborative et d’un agenda partagé s’imposera rapidement, permettant à chacun, au bureau ou pas, de savoir ce que font et où en sont les autres membres de l’équipe.

4 - Veillez à la cohésion de l’équipe
L’un des principaux défis du télétravail est de conserver une bonne cohésion de l’équipe, malgré des emplois du temps divergents. Il est donc essentiel de ne pas rompre les liens informels entre les différents membres. Pour cela, le plus efficace est d’instaurer des rituels. Dire bonjour à chacun le matin, instaurer des journées sans télétravail, où tout le monde se retrouve au bureau, en profitant de ces occasions pour y caler un déjeuner d’équipe et les réunions de travail les plus importantes, ou encore organiser périodiquement des réunions conviviales de « team building », sans rapport avec le travail quotidien.

5 - Sélectionner les bonnes personnes
Travailler à distance n’est pas donné à tout le monde. Certaines personnes ont besoin de rester en contact physique avec les autres membres de leur équipe pour travailler efficacement. D’autres pourront mieux travailler depuis leur domicile, mais avoir besoin d’un strict encadrement pour être pleinement productif. D’autres encore ne parviendront jamais à rester concentrés et motivés en présence de multiples distractions. D’autres enfin seront parfaitement et naturellement adaptés au télétravail et y donneront leur pleine mesure.
Il est donc nécessaire d’évaluer au préalable l’aptitude des collaborateurs au travail à distance, en sondant leurs motivations, et en leur décrivant précisément les objectifs que l’on attend d’eux, sous peine de rencontrer des déconvenues.

Le télétravail est une évolution du monde du travail liée à notre époque, et fait même l'objet d'obligations légales dans certains pays. Il est largement plébiscité par les salariés pour des raisons de confort et ‘efficacité, en partie en réaction à la mode des espaces de travail en ‘open space’. Il devient donc une option de plus en plus incontournable pour tout manager. Reste pour eux à en éviter les écueils, en maintenant en premier lieu la cohésion de leurs équipes.

Par Andrew Filev, CEO de Wrike