GPO : C'est-à-dire ?
O. D. : Au sein du cabinet Sadec-Akelys, nous avons organisé 6 pôles sociaux répartis sur différents sites. L'ensemble de ces pôles réunit trente collaborateurs, tous orientés sur la problématique sociale de l'entreprise.
C'est ainsi que Sadec-Akelys produit plus de 9000 bulletins de paie chaque mois. Cette nouvelle organisation nous permet par exemple de produire à Nancy les bulletins de paye d'entreprises implantées à Nancy, mais également Saint Dizier ou Saint Dié et bientôt à Paris et à Lille, tout en offrant à chaque client l'assurance de disposer d'un interlocuteur Sadec-Akelys unique et dédié, apte à répondre à toutes ses questions.

GPO : Pourquoi l'externalisation de la paie est-elle le type même de fonction qu'il faut confier à un tiers ?
O. D. : Sur le principe général, toute externalisation permet à l'entreprise de concentrer ses ressources sur son cœur de métier. Mais effectivement, cet avantage se vérifie plus encore sur la fonc-tion qu'est la gestion des bulletins de paye, à cela plusieurs raisons. Dans une PME cette fonction est régulièrement confiée à une seule personne qui centralise cette compétence. La production mensuelle des bulletins de paye ne souffrant aucun retard, la moindre absence peut avoir des conséquences dramatiques dans les relations avec les dirigeants et donc sur le climat social de l'entreprise.
La seconde raison est que la paie est un domaine complexe en perpétuelle mouvance législative et réglementaire. Sadec-Akelys dispose pour cela de tous les outils informatiques, notamment de logiciels performants, de bases documentaires et de services d'informations en ligne qui permettent de répondre à toutes les questions du client.
De plus, nous pouvons nous appuyer sur les compétences de notre filiale informatique - la CIAGEC basée à Strasbourg - qui facilite la collecte et la transmission des informations. Cette expertise nous permet de compléter l'offre des éditeurs de logiciels, en élaborant si nécessaire des programmes parfaitement adaptés aux attentes et aux contraintes de chaque client.

GPO : Assurer l'externalisation de la paie offre-t-il l'opportunité de développer un conseil ?
O. D. : De part notre rôle de conseil privilégié de l'entreprise, nous disposons d'une connaissance de l'entreprise qu'aucun autre conseil ne pourra acquerir, une connaissance profitable en matière sociale, afin de conseiller notre client sur certains arbitrages ou sur certaines solutions à mettre en place.
Quand nous mettons en place une externalisation de la paie, nous respectons un process précis.
Nous procédons d'abord à une évaluation puis à un diagnostic. Nous analysons l'organisation actuelle de l'entreprise, le type de personnel, les conventions collectives concernées, les attentes de notre client dans le cadre de ce changement... etc. Ce n'est qu'après cette phase d'étude que nous répondons au cahier des charges défini par le client. Puis nous rédigeons une convention qui fixe les procédures, les flux et le rendu souhaité.
La mission peut être à géométrie variable, en partant de la simple production de bulletins de paye et de déclarations sociales et peut aboutir sur des missions à plus forte valeur ajoutée en matière de ressources humaines comme l'assistance au recrutement, la mise en place de tableaux de bord sociaux ou la reflexion sur des systèmes de rémunération élaborés.

GPO : A l'occasion de cette mise à plat, découvrez-vous des anomalies ?
O. D. : Il est même fréquent de découvrir que l'entreprise paie trop de charges sociales.

GPO : Comment est-ce possible ?
O. D. : Tout simplement parce que, dans le doute, la ou les personnes qui assument cette fonction en interne préfèrent sur-cotiser par prudence. Nous sommes sur une matière tellement complexe et tellement mouvante qu'il est extrêmement difficile de suivre le rythme de toutes les évolutions. Seuls des collaborateurs régulièrement formés et informés y parviennent.

GPO : Une PME doit donc nécessairement externaliser la paie ?
O. D. : Au sein de Sadec-Akelys, nous le pensons. La PME ne doit pas avoir d’état d'âme sur ce sujet. Externaliser la paie, c'est s'offrir de la sécurité et de la tranquillité.

Web : www.sadec-akelys.fr