GPO Magazine : Quels sont les enjeux liés à l’automatisation des processus ?
Olivier Faura : L’automatisation des processus par la dématérialisation des flux documentaires et d’information permet d’améliorer et d’optimiser les organisations. Elle peut accélérer le traitement des flux entrants, circulants et sortants, réduire les coûts inhérents et permettre de générer plus d'activités à structure équivalente. Dans le contexte de recherche de productivité et compétitivité, c’est un facteur d’économies essentiel. 

GPO Magazine : À chaque processus dématérialisé, ses bénéfices ?
O. F. : En effet. La dématérialisation des flux entrants permet une capture automatique des données et/ou des do­cuments puis leur diffusion électronique. Les collaborateurs, notamment mobiles, ont ainsi accès à leurs courriers en temps réel et gagnent en réactivité. La dématérialisation des flux circulants (les workflow) assure, pour sa part, les circuits complets de validation des documents (notes de frais, validation de factures fournisseur, documents inter sites,…). Une démarche qui facilite la diffusion de l’information et réduit les temps et les coûts de traitement administratif des documents concernés.
Enfin avec la dématérialisation des flux sortants, nous traitons simultanément les processus physiques et électroniques du courrier sortant : factures clients, bulletins de paie …, connectés à une solution d’archivage électronique probant.
Globalement, l’entreprise gagne en coûts, en efficacité et en sécurité. Mais surtout, la dématérialisation de la chaîne complète du traitement de ces documents offre de nombreuses opportunités en termes de valorisation du contenu.

GPO Magazine : Comment valoriser les documents et données dématérialisés ?
O. F. : Dans un environnement devenu très mouvant, l’accès à l’information utile contenue dans les supports papier dématérialisés ou nativement électroniques est devenue stratégique : être plus réactif que les concurrents pour innover ou proposer des offres ciblées, apporter de la satisfaction client en accélérant les temps de réponse, réduire les risques par la carence d’une information probante, limiter la duplication de la même information, …
Au-delà de la simple mise en place d’un projet de dématérialisation, la capa­cité à organiser en amont l’ensemble de ses flux documentaires, à extraire les données, à disposer de plates-formes de stockage sécurisées et d’outils d’accès à cette information utile est essentielle.
Dans le cas de la relation client, la dématérialisation permet d'extraire et d'enrichir les données et informations nécessaires à la mise en place, par exemple, de campagnes marketing ciblées. Dans le cas des processus métiers de l’entreprise, la valorisation des données dématérialisées passe par la capacité de l’entreprise à rechercher, sur ses bases de données, une information qui peut être contextuelle, structurée ou non structurée.
L’objectif pour l’entreprise, ici, consiste à avoir accès à l’ensemble de son infor­mation utile à la gestion de sa stratégie et de ses demandes clients.

GPO Magazine : Des approches dans lesquelles Everial s’est engagé ?
O. F. : L’efficacité des processus métiers (BPO) et la valorisation de la relation client (CRM) dépendent de la capacité des entreprises à optimiser leurs flux d’information et leurs campagnes marketing cross canal. Or, avec l’acquisition en 2011 de ces expertises, le Groupe Everial est devenu l’un des leaders du secteur. Outre l’accompagnement de nos clients en conseil et pilotage de projet de dématérialisation, nous proposons aux entreprises de toute taille une approche à cinq niveaux : dématérialisation des flux entrants, circulants et sortants, hébergement et archivage des données et des documents, intégration des données dans les systèmes d’information internes ou externes, moteur de recher­che unifiée et portail GED, système de valorisation de la donnée CRM avec des outils de datamining et de scoring, permettant de chercher et de croiser des informations. Everial, fort de plus de 20 ans d’expertise en archivage des documents, apporte ainsi aux entreprises des solutions globales et personnalisées pour répondre à leurs besoins d’optimisation des flux d’information dans le cadre de la gestion de la relation client (CRM) et des processus métier (BPO).