Pour mener à bien une démarche d’archivage des dossiers du personnel, il est d’abord nécessaire de réaliser que celle-ci ne se limite pas à ranger et classer ces documents : il s’agit d’un procédé structuré et fractionné en étapes qu’il est important de comprendre et respecter.

Etape 1 : Recenser les documents
 
Les documents générés par l’activité du service Ressources humaines sont très variés, c’est pourquoi il est important de les recenser. Il sera ainsi  plus simple de repérer ceux ayant une vocation probatoire, les contrats de travail ou les accords collectifs par exemple.

 
Etape 2 : Déterminer leur durée de conservation
 
Une fois les différents documents identifiés, il est nécessaire de connaître leur durée légale de conservation. Tous les documents n’ont en effet pas la même durée d’archivage et celle-ci dépend notamment du Code du travail, du Code civil, du Livre des procédures fiscales, du Code pénal et de la convention collective.

 
Etape 3 : Définir des règles d’indexation
 
Pour pouvoir retrouver les documents simplement et rapidement, leur indexation est primordiale. Il est recommandé de créer un indicatif correspondant à chaque type de document identifié : par exemple CT pour contrat de travail suivi des initiales de l’employé et de l’année. Cet indicatif permettra aux employés de retrouver aisément les documents du personnel recherchés dans le référentiel de conservation. Un tableau de gestion des archives est ainsi élaboré, s’appuyant, au choix,  sur Excel ou sur un outil du marché, plus performant car plus adapté. Ce tableau de gestion, distinct de l’inventaire, est un outil d’organisation et de structuration des documents par activité et par type de document.

Etape 4 : Préparer les archives
 
Il faut également inclure une étape de traitement des dossiers dans l’archivage :
-          suppression des doublons,
-          tri afin de mettre à l’écart des documents utiles au travail à ne pas archiver dans l’immédiat.

Pour les archives papier, un temps dédié au rangement des dossiers et à leur conditionnement dans des boîtes est incontournable : par exemple, séparer les dossiers de collaborateurs actifs de ceux qui ont quitté l’entreprise.

Etape 5 : Formaliser les procédures d’archivage
 
Enfin, la formalisation des procédures d’archivage permet d’uniformiser et de pérenniser les pratiques. Cette étape inclut notamment :
-          la nomination d’un responsable lors de l’établissement de la politique d’archivage (une personne à temps plein ? Interne ou prestataire ?),
-          la détermination d’une périodicité d’archivage et l’établissement de règles de confidentialité (accès à tout le service RH ou accès restreint à certaines personnes selon le type de document)
-          l’établissement de règles de sécurité.
Abordées dans le référentiel de conservation, ces règles peuvent être établies avec l’aide d’un expert métier comme le directeur des ressources humaines par exemple.
 
Selon l’enjeu majeur à l’origine de l’archivage – gain de place, besoin d’accès rapide ou partagé à l’information, besoin de confidentialité, de préservation à long terme, … - différentes décisions peuvent être prises :
 
·         Sélectionner un prestataire externe pour assurer la conservation des documents ;
·         Numériser certains documents-clés comme les contrats de travail ;
·         Avoir recours à un expert pour concevoir les outils essentiels orchestrant la durée de conservation, le plan de classement, la base de données informatisée, …

Ces étapes, cette méthodologie, cette connaissance juridique et informatique, … l’archivage est un métier à part entière et peut donc devenir très chronophage lorsqu’on en assume les tâches en parallèle de sa fonction au sein du département des Ressources humaines. Mener une telle démarche et en apprivoiser les rouages peut être une façon de s’apercevoir qu’il est nécessaire de s’accompagner d’experts tels que Locarchives pour pouvoir, de son côté, se recentrer sur son cœur de métier, les ressources humaines.