A l’heure de la digitalisation des échanges inter-entreprises et alors que diverses réglementations destinées à favoriser, voire à imposer, l’échange de factures au format numérique sont entrées en vigueur, MARKESS a interrogé durant l’été 2014 plus de 150 décideurs d’entreprises privées et d’administrations quant à leurs pratiques en matière de traitement des factures (synthèse prochainement accessible en ligne : bit.ly/markessREF_FACT14). Pour 71% des décideurs interviewés, l’introduction du numérique dans leurs processus de facturation clients et/ou fournisseurs est aujourd’hui une réalité. En comparaison, la dernière étude menée en 2009 par MARKESS sur le sujet mettait en avant un taux d’adeptes de 60%. En nette progression, les échanges numériques de flux de factures sont envisagés diversement par les organisations. La majorité de ces projets ont cependant comme point commun deux éléments déclencheurs : la réduction des coûts et l’automatisation des processus de facturation.

Vers une démocratisation de la facturation électronique grâce à la 3ème voie

En 2014, 4 décideurs sur 10 interrogés par MARKESS ont déjà choisi la voie de la facturation électronique¹ au sens strict et fiscal du terme, reconnaissant la facture électronique comme originale et autorisant à se passer de l’émission, de l’échange et de la conservation de la facture au format papier. La progression du numérique dans les processus de facturation devrait particulièrement bénéficier à la facturation électronique avec 39% des décideurs qui affichent des projets dans ce sens d’ici 2016 ou à plus ou moins longue échéance.

L’EDI et la signature électronique restent les modes d’échange retenus par le plus grand nombre d’organisations de l’échantillon de l’étude de 2014. MARKESS note cependant un réel intérêt de la part des décideurs interviewés pour le 3ème mode de facturation électronique proposé par la réglementation du 1er janvier 2013 et qui permet d’échanger les factures par une voie électronique et sous un format convenus entre partenaires commerciaux, à condition de pouvoir établir une piste d’audit fiable en cas de contrôle fiscal. 1 décideur sur 2 reconnaît un impact, effectif ou à venir, de cette réglementation sur les pratiques de facturation électronique. Elle présente selon eux tant une opportunité pour passer à la facturation électronique que la possibilité de diversifier leurs pratiques et de proposer une nouvelle alternative à des partenaires commerciaux encore réticents à franchir le pas.

Automatiser le traitement des factures papier, encore au coeur des besoins des entreprises

Pour autant, si l’enjeu porte bien à terme pour de nombreux décideurs sur la suppression totale du papier et le passage à la facturation électronique, les échanges de factures papier perdurent et perdureront probablement encore quelques temps. Aussi, la dématérialisation des factures papier est toujours de mise, à l’image des 62% des décideurs qui indiquent numériser tout ou partie de leurs factures entrantes (en provenance de fournisseurs) et 22% qui prévoient des projets dans ce sens dans les années à venir. Les besoins en automatisation du traitement de ces factures papier reçues par les services de comptabilité fournisseurs sont soutenus et vont au-delà de la simple numérisation. Ils portent notamment sur la reconnaissance et la lecture automatiques des factures, le traitement et l’indexation, l’intégration des données de facturation au système d’information comptable. Autant de tâches, qui automatisées, optimisent le traitement des processus de facturation.

Convaincre ses partenaires et vaincre la culture papier : l’un des plus grands enjeux

Les technologies à disposition des organisations pour mettre en oeuvre leurs projets (quel qu’en soit le type) sont matures et ont fait leurs preuves. Solutions proposées en mode SaaS, traitement multi-format, plate-forme de facturation électronique gérant les flux entrants et sortants, voire le processus “Procure-to-Pay”… Le marché offre une variété de solutions qui devraient concourir à la généralisation de la dématérialisation des factures et de la facturation électronique, et à leur démocratisation, en répondant aux attentes des entreprises mais aussi en offrant des solutions accessibles et aisément appropriables, même par les utilisateurs les plus réticents !

Il n’en reste pas moins que l’accompagnement au changement est encore au coeur de ces projets, contribuant aussi à la transformation digitale de l’entreprise. Accompagner en externe pour inciter les partenaires (encore majoritairement des fournisseurs) à prendre la voie de la facturation électronique est l’un des éléments clés garantissant le succès d’un tel projet forcément bi-partite. Accompagner aussi en interne car comme le note Hélène Mouiche, Analyste Senior chez MARKESS en charge de cette étude, “cela fait près de 25 ans que les entreprises sont autorisées par la législation française à transmettre des factures par voie électronique sous forme d’un message structuré². La culture papier est cependant encore très présente et est considérée comme le frein majeur par plus de la moitié des décideurs interrogés. Il est très surprenant de retrouver encore et toujours cette entrave culturelle”. La complexité des textes légaux français et la lourdeur administrative associée n’aident probablement pas non plus à lever les derniers freins.

Dans son étude, MARKESS aborde ces différents aspects plus dans le détail et propose une extrapolation des usages de la facturation électronique au niveau des organisations en France et du volume de factures électroniques. Pour aller plus loin, l’analyse des réponses à plus d’une trentaine de questions donne la possibilité aux organisations d’identifier des approches et des tendances clés par typologie d’organisation et de comparer leurs pratiques à celles des “best in class”. Les entretiens conduits en parallèle auprès d’une quarantaine de prestataires spécialistes de la dématérialisation des factures et de la facturation électronique permettent de mieux appréhender et de positionner les acteurs qui accompagnent les entreprises dans ces projets.

^{1. 3 modes d’échange garantissent les principes d’authenticité de l’origine de la facture, d’intégrité de son contenu et de sa lisibilité depuis son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation, sont reconnus à ce jour par l’administration fiscale française, à savoir l’échange d’une facture électronique :}

^{- avec le recours à une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié}

^{sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties (EDI, XML…)}

^{- avec la mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou de services.}

^{2. Cf. article 289 du Code Général des Impôts modifié par la loi n°90-1169 du 29 décembre 1990}