En Europe, des augmentations d’activité mineures sont attendues en 2015 pour la plupart des types de réunions alors que les budgets devraient connaître un léger recul de 0,4%, ce qui constitue une amélioration par rapport à la baisse de 1,9% annoncée pour 2014. En France, des diminutions des dépenses globales de 3,8% et des budgets individuels de 2,9% sont prévues. Le nombre de participants aux évènements est attendu en légère baisse mais celle-ci devrait être inférieure à celle prévue en 2014. Les réunions de conseil consultatif devraient de leur côté attirer un nombre de participants en hausse de 1,8%. Par ailleurs, la durée moyenne des réunions internes en France devrait être la plus longue d’Europe avec 3,2 jours, contre 1,4 au niveau européen.

« Les économies des différents pays européens sont à des stades de reprise différents, ce qui se reflète dans le secteur du MICE en Europe. En France, si celui-ci demeure sous étroite surveillance, en raison de la persistance des difficultés économiques, il n’en reste pas moins un moteur essentiel de l’activité économique et force est de constater que la participation aux réunions et évènements est très valorisée», observe Saskia Gentil, Directeur pour la France et la Suisse d’American Express Meetings & Events, qui souligne par ailleurs que « Pour American Express Meetings & Events France, les douze derniers mois ont été entièrement consacrés aux réponses à apporter aux besoins spécifiques de nos clients, afin de les aider à mettre en place des événements en phase avec les priorités de leurs entreprises – qu’il s’agisse de leur montrer comment maximiser la rentabilité de leurs opérations événementielles ou introduire des technologies ou des innovations susceptibles de faire de leurs événements des expériences globales plus riches ».

Une montée en puissance des nouvelles technologies

En Europe, et particulièrement en France, les organisateurs d’événements contribuent à l’expérimentation de nouvelles technologies. Ils offrent toutes les solutions possibles, des réseaux sociaux permettant aux participants de se connecter entre eux, aux tablettes facilitant l’interaction avec les orateurs ou participants. Dans certains pays, l’attente autour de l’innovation a atteint un tel niveau qu’elle contribue au développement d’applications spécifiques. Pour autant, le concept d’événements virtuels n’a pas encore totalement emporté l’adhésion des entreprises européennes concernées, qui sont encore 15% à considérer que les événements virtuels ou hybrides ne constituent pas une alternative viable à l’organisation d’un événement « en réel ».

Un constat partagé par Saskia Gentil : « Nous voyons de plus en plus souvent nos clients investir dans la technologie pour enrichir et améliorer le contenu et le déroulement de leurs événements. Même si les évènements hybrides ou virtuels tardent à se développer en Europe, nous travaillons avec nos clients afin de les aider à comprendre comment ces solutions peuvent parfaitement s’intégrer dans leurs stratégies événementielles ».

Tarifs de groupe en hausse dans l’hôtellerie et le transport aérien

Avec la progression des taux d’occupation observée dans de nombreux pays européens, en raison de la demande dans le secteur des loisirs, des voyages d’affaires et des rencontres professionnelles, les fournisseurs anticipent une hausse des tarifs de groupe dans l’hôtellerie ; une hausse confirmée par les participants à l’étude dont les conclusions prévoient également des tarifs en augmentation pour 2015, notamment en France où la progression devrait atteindre 1,4 %.
Concernant les tarifs de groupe dans le transport aérien, la concurrence acharnée que se livrent les compagnies aériennes au sein des principaux pays européens va atténuer l’impact de la hausse de la demande. Toutefois, les tarifs du transport aérien devraient quand même augmenter de 1 % en Europe.

Tendances dans les destinations européennes

Certaines entreprises européennes continuent de privilégier l’organisation de rencontres au niveau régional plutôt que la tenue de grandes messes réunissant des participants venus du monde entier. Pour le choix de la destination, les organisateurs européens continuent de citer la notion de « perception du lieu » comme étant un motif de préoccupation, alors que le recours à des lieux non-traditionnels est attendu en hausse de 1,6% en 2015. Les événements, dont l’organisation est prévue en Europe en 2015, devraient se tenir dans des villes pour une très large majorité (87,4% environ). La crise économique semble avoir apporté une lueur d’espoir à certaines destinations particulièrement affectées par la crise économique, notamment en Europe du sud (Madrid, Athènes et Rome), dont le pouvoir d’attraction regagne du terrain auprès des organisateurs d’événements à la recherche de tarifs plus bas.

Saskia Gentil souligne : « En France, les grandes villes sont privilégiées en raison de leur accessibilité, une tendance qui devrait perdurer en 2015 du fait de la volonté des entreprises de rentabiliser au maximum leurs investissements dans ce domaine. Concernant le choix de la destination, la tendance en Europe en matière d’hôtellerie reste orientée vers les 4 étoiles plutôt que les 5 étoiles. En France, cette situation incite certains nouveaux hôteliers à adopter une approche innovante basée sur une offre dite zéro étoile afin d’éviter d’être mis à l’écart pour des raisons de conformité ».

Les 10 premières villes européennes pour l’accueil d’événements et rencontres professionnels

La liste des 10 premières villes européennes, établie sur la base de l’activité des clients d’American Express Meetings & Events, est restée relativement stable dans sa composition, avec une sélection de destinations connues et traditionnellement populaires. Les 4 premières ont conservé leur place par rapport à l’exercice précédent. Berlin, dont la notoriété est en légère hausse, se classe désormais 5ème, à la place de Bruxelles.

1. Londres
2. Paris
3. Barcelone
4. Amsterdam
5. Berlin
6. Nice
7. Bruxelles
8. Rome
9. Francfort
10. Munich

Analyses et meilleures pratiques

Les réponses fournies par les participants interrogés permettent de mieux identifier les priorités qui marqueront l’exercice 2015, au niveau mondial, dans le secteur événements et rencontres professionnels. Celles-ci portent sur :

- Le renforcement des solutions digitales – Les professionnels du secteur ont désormais l’opportunité de repenser la conception et le contenu de leurs événements pour capitaliser sur les solutions numériques à leur disposition et ainsi accroître l’engagement des participants de façon plus ludique. Quatre types d’outils – gestion des participants, applications mobiles, outils spécifiques sur les réseaux sociaux et réunions hybrides – peuvent contribuer à augmenter la prévalence et l’importance des solutions numériques dans l’événementiel.

- L’organisation d’événements dans les pays émergents – Le secteur de l’événementiel a enregistré ces dernières années une croissance significative dans les pays émergents au fur et à mesure que les économies de ces pays gagnaient en importance. Sécurité, technologie, transport, nourriture et boisson, modes de paiement, tels sont les cinq paramètres que tout organisateur doit impérativement considérer comme prioritaires dès lors qu’il planifie l’organisation d’un événement professionnel dans un pays émergent.

- Les avantages liés à la gestion du voyage des participants – L’étude des meilleures pratiques et des retours clients a montré que le fait d’intégrer l’organisation du voyage des participants dans la gestion globale d’un événement professionnel peut amener des avantages substantiels en termes d’expérience, de coût et d’accompagnement. Intégrer le transport aérien dans le processus global d’organisation peut se révéler avantageux tant pour les organisateurs que les participants. Le transport aérien fait partie intégrante des volets logistique, financier et expérientiel d’un événement. La planification d’un voyage de groupe en avion peut s’avérer bénéfique à toutes les étapes de l’événement, que ce soit au niveau de l’évaluation de la destination, de l’optimisation de l’agenda, des économies réalisées sur le budget en passant par l’amélioration de la communication, l’augmentation de la productivité et la réduction des risques.

- Les tendances et analyses en matière d’organisation d’événement professionnel – La technologie, les applications mobiles, les outils pour les événements virtuels et/ou hybrides jouent un rôle toujours plus important dans l’organisation et le déroulement d’un événement. Les agences événementielles peuvent servir de guide pour leur intégration au sein de l’événement. De leur côté, les organisateurs d’événements doivent se demander si le recours à la technologie est adapté à l’évènement et si celle-ci présente un véritable intérêt et n’a pas pour seul but de divertir. 

Les conclusions du « Global Meetings Forecast » résultent d’un travail d’analyse approfondi, de l’étude d’un très grand nombre de données concrètes et des interviews détaillées de professionnels du secteur - organisateurs, acheteurs et professionnels de l’hôtellerie du monde entier – réalisées par American Express Meetings & Events. L’étude elle-même examine les prévisions en matière de budget, dépenses, nombre d’événements, délais de production et autres métriques spécifiques, par région ou zone géographique. Elle fournit également des indications sur les principales tendances attendues en 2015 et examine en détail certaines des meilleures stratégies envisagées par les organisateurs pour réduire les coûts associés à leurs programmes tout en en améliorant l’efficacité.

Toutefois, il est à noter qu’une prévision est susceptible d’évoluer en raison de circonstances imprévues.