La coprésence et les rencontres relèvent la platitude des écrans 

Liberté spatiotemporelle et perspectives de désengorgement des villes avec diminution de l’empreinte carbone, le télétravail si prometteur pourrait à terme tourner au drame économique et social si rien n’est fait pour entretenir le ciment humain de l’entreprise, qui est constitué de rencontres informelles et d’échanges conviviaux à la machine à café. Ces croisements fortuits peuvent être riches en sérendipité mais aussi en désamorçages de questions aisément solvables entre deux cafés mais qui pourraient prendre des proportions alarmantes dans un cadre trop formalisé.

C’est précisément le risque du tout à l’écran qui aplanit le Body Language et hyper-formalise les échanges professionnels. La dimension humaine et conviviale se dissout dans les pixels.

Comment en étant loin des lieux ne pas briser l’élan du cœur

Si les raisons du besoin de rencontres réelles et informelles mettent tout le monde d’accord, la question cruciale porte sur la façon de le mettre en musique afin de pouvoir combiner intelligemment les bénéfices du télétravail avec ceux des rencontres physiques. Comment faire pour hybrider présentiel et distanciel dans un juste équilibre, fécond pour l’entreprise ? Comment optimiser le phygital ? Comment augmenter la Qualité de Vie du Télétravail (QVTT) dans toutes ses dimensions ?

Hubtobee, dont la raison d’être est de déployer l’intelligence collective des entreprises en favorisant les interactions productives en temps masqués, avait annoncé, bien avant le confinement, que la présence des uns pouvait être un présent pour les autres, et réciproquement ! Et aujourd’hui, plus qu’un présent, cette présence aux autres est même reconnue par d’aucuns comme un besoin fondamental. Plus personne ne souhaite encore aller au bureau pour faire ses mails, mais bien pour rencontrer les autres.

Les locaux de l’entreprise se transforment en Hub collaboratif où les collègues peuvent se retrouver pour se rencontrer. Sans cela, les équipes deviendraient virtuelles et pourraient être recrutées n’importe où au sein d’un fuseau horaire commun mais aux taux horaires différents.

À l’heure du virtuel, des besoins fondamentaux nouveaux émergent

Hubtobee a interrogé de nombreuses entreprises pour comprendre leurs besoins concrets. Ceux-ci peuvent se classer en 3 catégories, sachant que Jamais la coprésence et la nécessité d’aménager des espaces de rencontres n’ont été si importantes.

1. L’aspect communautaire, la visibilité instantanée de qui sera où demain.
La visibilité sur les présences sur site des collègues pour optimiser l’organisation de leurs réunions en présentiel. La visibilité également transversale entre équipes pour une bonne fluidité de la communication.

2. L’aspect logistique, la réservation d’un espace près de son équipe.
Mesurer aussi le taux d'occupation des locaux, des salles de réunions en vue d’optimiser les surfaces de bureaux. Certains sites sont partagés par plusieurs entités du Groupe, gérer aussi cette complexité.

3. L’aspect pilotage, la validation des choix dans le respect des accords d’entreprise.
Organiser les présences sur site des équipes en respectant la limite de capacité en présentiel, avoir une visibilité d'ensemble des agendas sur site, en télétravail, en congés ou en déplacement des équipes pour les managers.

Parer à l’urgence mais de façon visionnaire

Aujourd’hui, beaucoup gèrent la situation balbutiante des présences au bureau à l’aide d’Excel. Outre la limite artisanale, le périmètre très restreint à la seule équipe directe de travail n’apporte pas beaucoup de visibilité collaborative avec le reste de l’entreprise.

La gestion des 3 dimensions décrites ci-dessus se fait donc de façon plus ou moins éclatée via différents outils, entre l’Excel, les briques administratives noyées dans le système du SIRH et des briques opérationnelles que l’on peut trouver sur le marché.

Il est grand temps d’avoir une solution complète et conviviale qui puisse intégrer l’ensemble des besoins en un seul lieu, en une seule appli pour tous les utilisateurs au sein de leur entreprise.

Par Benoît Rabourdin, Cofondateur & CEO Hubtobee