Avec la généralisation des outils informatiques, et une concurrence accrue, de plus en plus d’entreprises n’ont d’autres choix que de revoir quasi-intégralement leur processus de fonctionnement en y intégrant le numérique. En effet, afin de gagner en productivité et en compétitivité, il est nécessaire pour les organisations d’automatiser leurs traitements des processus et des données. Ne serait-ce que pour éviter les erreurs de saisies ou tout simplement pour tirer le meilleur parti des données dont elles disposent.

Fort de cette vision autour de la notion de processus, le BPM (Business Process Management) part du principe que les entreprises sont gérées par des processus et qu'un processus efficace est plus que la somme de ses parties, c'est-à-dire que des tâches individuelles optimisées pour répondre aux objectifs d'une unité ou d'une organisation spécifique pourraient néanmoins aller à l'encontre de l'objectif du processus global de l'entreprise.

En quoi le BPM permet-il aux entreprises de préparer leur transformation numérique

Le BPM Institute, la plus grande communauté de professionnels du BPM au monde, définit le BPM comme la définition, l'amélioration et la gestion des processus d'entreprise de bout en bout afin d'atteindre trois résultats essentiels pour une entreprise axée sur la performance et sur le client.

Selon l’organisme, le BPM doit offrir aux entreprises :

1) la clarté de leur orientation stratégique
2) l'alignement de leurs ressources
3) une discipline accrue dans leurs opérations quotidiennes.

L'un des objectifs du BPM est donc de soutenir les dirigeants d’entreprise dans leur recherche d'efficacité opérationnelle par la gestion des flux de travail et d'autres décisions tactiques, tout en rendant le processus global plus efficace pour réaliser son but.

Une stratégie BPM bien menée par une entreprise est un atout majeur pour :

● accélérer son délai de mise sur le marché
● améliorer ses coûts, sa productivité et sa qualité
● optimiser son niveau de service et la satisfaction de ses clients
● simplifier ses processus d'entreprise
● gérer ses risques et respecter les réglementations en matière de conformité
● introduire plus rapidement de nouvelles conceptions de processus
● réduire ses coûts et augmenter ses recettes.

Bien évidemment, la mise en place d’une stratégie BPM passe par l’utilisation de logiciels dédiés.

Les BPM Software, l’environnement d’exploitation permettant une gestion des processus métier optimale pour une transformation numérique réussie

Les outils BPMS forment l'environnement d'exploitation qui permet d’automatiser les fonctionnalités du BPM. Ils aident les entreprises à mettre en œuvre leurs stratégies commerciales en coordonnant le changement et l'amélioration des processus commerciaux entre les différents services et même avec les partenaires externes. Ils permettent l'intégration entre les systèmes et les applications d'entreprise tels que le progiciel de gestion intégré (ERP) et la gestion de la relation client (CRM).

Ainsi, ces logiciels collectent des données et effectuent des analyses pour aider les entreprises à déterminer quelles parties du processus d'entreprise peuvent être automatisées et/ou modifiées. L'approche basée sur les données permet alors aux dirigeants d'entreprise de prendre des décisions relatives aux processus d'entreprise qui soutiennent les objectifs stratégiques.

Déployés correctement, les BPMS améliorent également la productivité et le moral des employés en automatisant les tâches manuelles, en éliminant les goulets d'étranglement et en leur donnant une meilleure visibilité sur la manière dont leur travail s'inscrit dans un processus plus large.

Le rapport 2019 « Magic Quadrant » du Gartner Group estime que les BPMS sont tout à fait adaptés pour aider les entreprises à « gérer la réinvention des processus existants et la création de nouveaux processus d'entreprise pour soutenir à la fois les efforts d'optimisation numérique et de transformation numérique ; soutenir la reconception descendante et ascendante de [leurs] processus d'entreprise ; [et] améliorer les résultats commerciaux de tous les types de travail, et pas seulement les processus d'entreprise structurés et reproductibles. ».

Du BPM à l’iBPM

Les fonctionnalités standards des suites BPMS comprennent un moteur de processus pour la modélisation des processus et des applications web ; la collecte et l’analyse des données pour permettre des changements de processus intelligents ; des outils de collaboration ; et le déploiement dans le cloud ou sur site.

Toutefois, les fonctionnalités des BPMS évoluent, car les fournisseurs s'efforcent de répondre au besoin de leurs clients d'automatiser rapidement des processus simples et complexes, d'apporter des modifications en temps réel et d'utiliser des technologies émergentes, telle que l'IA afin de s’octroyer un avantage concurrentiel.

Ainsi, les iBPMS – pour BPMS intelligents – se répandent-ils de plus en plus au sein des entreprises offrant à ces dernières une analyse plus poussée des données associées aux processus créés.

En plus d'être capables de gérer des processus commerciaux complexes et de longue durée et d'intégrer des technologies émergentes, les iBPMS sont également dotés de plateformes de développement LCNC (Low-code/no-code development) qui peuvent être utilisées par les développeurs professionnels et les utilisateurs finaux pour optimiser les processus métiers.

Ce qui présente un réel pas en avant dans l’appropriation, par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, du changement que constitue la transformation numérique, faisant ainsi le lit d’une transformation numérique réussie.

Or justement, ce qui fait la force d’une entreprise est son savoir-faire, ses méthodes et ses processus. Il est donc nécessaire de pouvoir opérer un alignement stratégique entre le système informatique de l’entreprise et sa stratégie ; et que cela puisse se réaliser en temps réel. Mais lorsque l’on prend une décision d’ordre organisationnel il faut que le SI suive. Or si l’on doit faire appel à des professionnels dédiés pour déchiffrer les données du BPM, alors l’entreprise risque de voir ses process obsolètes par rapport à une situation marché qui évolue vite.

Afin d’aller plus loin dans la gestion des processus, il est alors essentiel d’utiliser une notation standardisée : le BPMN (Business Process Management notation), une sorte de BPM visuel qui va permettre de comprendre et de standardiser les processus métiers afin que tous parlent le même langage (opérationnels, direction, développeurs…). Basé sur cette architecture, l’entreprise n’a plus qu’à définir les nouveaux process, appuyer sur un bouton, et, en temps réel, le BPMS les implémente automatiquement.

Moteur de règles, le parfait complément au BPMN

On peut même aller plus loin en utilisant un moteur de règle intégré. En effet, l’OMG, organisme qui a défini la norme BPMN, a également défini une norme pour décrire les règles métiers, le BPMN décrivant principalement les processus. Avec cette modélisation, appelée DMN (Decision Model and Notation) l’utilisateur peut définir graphiquement les règles et décisions métiers.

Par Laith Jubair, PDG d’Axelor