Pourtant, entre réservations, notes de frais, sécurité, hébergements… l'organisation d'un voyage d'affaires n'est pas chose aisée pour elles. Dans les entreprises internationales, des stratégies de gestion de voyages sont élaborées et pilotées par des Travel Managers. Avec 54% d'entre eux qui prévoient un volume de voyages d'affaires équivalent à 2016 et plus d'un tiers qui anticipe une hausse pour 2017 (AirPlus), leur rôle dans la maîtrise des coûts est devenu capital en entreprise.

Pour mieux structurer la gestion de ces voyages, l'adoption d'outils technologiques innovants et la présence d'un service client local performant sont des solutions inévitables, surtout si l'on souhaite maintenir sa croissance globale sur la durée. Egencia, l'agence de voyage d'affaires du groupe Expedia, dévoile les 5 objectifs indispensables d'un Travel Manager pour mener une gestion de voyages optimale.

1. Améliorer l'expérience voyageur : à l'ère numérique, formuler une promesse d'expérience mobile, adaptée à l'évolution des habitudes et comportements des voyageurs d'aujourd'hui est fondamental. Lors de leurs déplacements, ces derniers sont à l'affût de services technologiques personnalisés en fonction de leurs besoins et simplifiés pour augmenter leur productivité. Pour répondre à ces attentes, plusieurs critères entrent en jeu. Parmi les plus importants, on note :

- L'organisation du déplacement, avec des solutions numériques qui permettent au professionnel de gérer son voyage de bout-en-bout.
- Le voyage en toute sérénité : le voyageur d'affaires recherche de la sécurité et une assistance personnalisée avant tout, pour rendre son voyage plus utile et agréable à vivre.
- Une expérience voyageur communautaire, grâce à l'intégration d'outils collaboratifs et participatifs qui rendent l'expérience plus intuitive pour le voyageur d'affaires.

2. Obtenir une meilleure visibilité sur les coûts et les habitudes d'achats voyage : dans les entreprises, il est capital d'enrichir sa connaissance du parcours voyageur. Une étape importante à franchir pour s'assurer de la bonne application des politiques voyages, surtout si l'on souhaite optimiser le budget. Aussi, les outils de reporting permettent aux Travel Managers d'avoir une vision précise sur des informations clés, comme les itinéraires des voyageurs, leurs factures électroniques, et leurs frais de voyage. Des données essentielles pour avoir un aperçu général des déplacements des professionnels, d'identifier les possibilités d'économies, et d'ajuster sa politique voyages en conséquence.

3. Réaliser des économies sur les vols, les locations de véhicules et les hôtels : le respect de la politique voyages est un prérequis pour maintenir un équilibre financier. Or, beaucoup de collaborateurs peinent encore à s'aligner aux consignes, notamment lorsqu'ils passent par différents canaux de réservations pour leurs vols, locations de véhicules, et hébergements par exemple. Pour rester conforme aux politiques voyages, l'accès à une large base de fournisseurs déjà approuvés par l'entreprise est un réel avantage pour les collaborateurs. De cette façon, les voyageurs d'affaires font des choix de voyages pertinents en profitant de tarifs exclusifs négociés avec les fournisseurs. Une solution gagnant-gagnant : l'entreprise réalise des économies tout en satisfaisant le voyageur d'affaires avec un service rapide et qualitatif.

4. Mettre en place des pratiques visant à renforcer la sécurité : crises géopolitiques, catastrophes naturelles… les risques liés aux déplacements professionnels sont omniprésents. L'importance de ce sujet dans les médias accentue l'inquiétude des voyageurs et entreprises responsables de leur sûreté. Face à ce climat instable, la sécurité est naturellement devenue une préoccupation constante pour ces deux parties. D'après la troisième étude d'Egencia Business Travel and Technology sur les attitudes et comportements des voyageurs d'affaires et les politiques voyages dans le monde, 48% des voyageurs d'affaires français se sentent moins en sécurité lorsqu'ils sont en déplacement à l'étranger. Un chiffre qui amène les entreprises à penser de nouveaux systèmes pour mieux assurer la sûreté des professionnels tout au long de leurs voyages. Les dispositifs de sécurité tels que des outils de géolocalisation ou de communication avec les voyageurs pour les informer en temps réel deviennent essentiels en cas de crise. De plus, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à nouer des partenariats avec des sociétés spécialisées dans la sécurité connectée. Ces collaborations sont essentielles pour connaître les itinéraires des voyageurs et les localiser rapidement en cas de crise. D'où la nécessité pour les voyageurs de bien se conformer aux règles des politiques voyages, en utilisant les outils de réservations mandatés par l'entreprise par exemple. Dans le cas contraire, les risques sont accrus pour les voyageurs en raison du manque d'informations transmises.

5. Permettre une meilleure exécution du programme voyages : au regard de l'environnement rapide et complexe dans lequel les voyageurs d'affaires évoluent, rester à leur écoute et adapter sa gestion interne en fonction de leurs besoins est devenu capital. La gestion du programme voyages doit être aussi efficace que simplifié dans son application. Un point important pour le voyageur d'affaires connecté qui, aujourd'hui, aspire à des technologies puissantes à la fois pour rendre les processus de réservations plus rapides, et pour faciliter leur voyage à chaque étape.