Fondé il y a plus de 20 ans, le grossiste en fruits et légumes ‘Couleurs Primeurs’ intervient sur le Marché de Gros Lyon-Corbas créé en 2009 au sein du nouveau pôle agroalimentaire de Lyon, ce dernier représentant le pôle d’attractivité incontestable pour tous les acteurs de la filière.

Couvrant un vaste périmètre géographique, soit toute la partie Est de la France (de Strasbourg à Lyon, en descendant jusqu’à Montélimar), ‘Couleurs Primeurs’ adresse l’ensemble des professionnels : les magasins spécialisés, les demi-grossistes, les collectivités et les communautés telles que les forains, les hôpitaux, les écoles ou encore les prisons

L’entreprise, qui connait depuis plusieurs années une forte croissance avec près de 1000 clients pour un chiffre d’affaires de 18 M€ (réalisé par une trentaine de collaborateurs), souhaitait se doter du bon dispositif de gestion pour l’accompagner dans son développement et gagner en efficacité et en crédibilité vis-à-vis de son réseau de plusieurs centaines de fournisseurs.

Initié il y a trois ans, le projet avait pour principal objectif de soulager le service comptabilité en automatisant la chaîne de traitement des quelques 15000 factures fournisseurs reçues chaque année. Le deuxième enjeu était de diminuer significativement l’empreinte papier en connectant une solution de reconnaissance des nombreuses factures reçues (à l’époque souvent en format papier) à l’ERP métier de l’entreprise (solution SIGEM).

Patrick Perrodon, président de Couleurs Primeurs, précise : « Aujourd’hui, nous recevons entre 50 et 80 factures par jour. La plupart de ces factures fournisseurs (souvent mensuelles) comprennent différents postes correspondant à différents lots, chaque lot étant identifié par un numéro unique. La difficulté était donc, pour notre service administratif, de récupérer automatiquement ces numéros, afin de les rapprocher des bons de livraison auxquels ils correspondent. Puis, de notre côté, nous nous efforçons de renseigner les numéros des lots sur les bons de livraison, ce qui constitue un deuxième critère de rapprochement, le montant de la facture constituant enfin un point de croisement ultime ».

Avec le concours de SIGEM, son partenaire ERP, ‘Couleurs Primeurs’ rédige alors un cahier des charges dans l’optique de se doter d’une solution de dématérialisation (GED) et lance une consultation auprès de 4 éditeurs spécialisés. « Notre attente principale portait sur la lecture et le traitement automatiques de l’ensemble de nos factures fournisseurs, qu’elles soient en format papier puis traitées en format PDF, ou directement reçues en format PDF », poursuit-il.

C’est finalement la solution de GED MULTIGEST éditée par EFALIA et embarquant la solution de reconnaissance automatique des factures Abbyy qui va retenir l’attention de ‘Couleurs Primeurs’ pour sa pertinence au regard des attendus, mais également pour l’efficacité des tests effectués en amont du choix. « Un gros travail de paramétrage a été réalisé par les équipes d’EFALIA pour optimiser le taux de rapprochement automatique des factures reçues en format PDF. Et quand ce n’est pas le cas, nous continuons à effectuer ce rapprochement manuellement », poursuit-il.

Alors qu’à terme l’entreprise envisage de faire évoluer sa solution de GED en vue d’une meilleure traçabilité et consultation de ses flux comptables, elle entend également préparer l’avenir en réduisant de façon notoire la place auparavant nécessaire à leur archivage, le tout dans un environnement fiable et sécurisé.

Enfin, tout en transformant son système de gestion de facturation, ce projet devrait permettre à Couleurs Primeurs de répondre aux différentes exigences requises par les réglementations futures, telle que la Factur-X appelée à devenir le nouveau format de facturation dématérialisé BtoB obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026.

Avec 80 % des factures traitées entièrement automatiquement à ce jour, ‘Couleurs Primeurs’ se rapproche de l’objectif qu’elle s’était fixée au démarrage de son projet.

Patrick Perrodon conclut : « Pour l’heure, nous estimons gagner entre deux et quatre heures par jour, ce qui constitue un gain considérable en termes d’efficacité de traitement, mais également en termes de temps et de ressources humaines. Grâce à la solution déployée par EFALIA, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés ».