C'est ce qu'on appelle le flexworking, un nouveau mode d'organisation qui associe plusieurs lieux de travail et des espaces de travail flexibles, où les bureaux se partagent.

Mais comment faire pour optimiser cela sans y passer des heures ?

Dev-id, studio coding et design, spécialisé dans la réalisation d’applications mobiles pour startups et grands groupes, basé à Marseille et Toulouse, s’est aussi confronté à cette situation dès le début de la crise sanitaire. Ne trouvant pas de solution de gestion de planning efficace, ces « makers » ont mis les mains dans le code et ont créé Spacees, une application accessible à tous les collaborateurs d’une structure, 24H/24H.

Spacees recommande à tous les collaborateurs des plannings alternant les phases de télétravail et de présence dans les bureaux, en fonction de multiples critères comme la capacité d’accueil des espaces, la capacité de télétravail des collaborateurs, les évènements prévus dans les agendas, et enfin les relations stagiaires / tuteurs.

Grâce au dashboard manager, les gestionnaires d'équipe peuvent configurer les différents lieux de travail, suivre en temps réel le taux d’occupation des bureaux, et avoir accès à des statistiques de pilotage.

C’est aussi un outil de calendriers partagés. En quelques clics, chacun sait qui sera en télétravail aujourd’hui, présent dans l’open space demain et où se trouve le collaborateur avec qui on souhaite déjeuner. Avec Spacees, il est aisé de répondre à toutes ces questions, à n’importe quel moment, de n’importe quel endroit, à partir de l’application mobile.

En véritable planner, Spacees réserve les salles de réunions et invite les participants. Tous les espaces de l’entreprise peuvent être repertoriés et paramétrés (capacité d’accueil, horaires d’ouverture...). Ainsi, il est facile de réserver les espaces, d’envoyer les invitations aux participants, et d’ajouter les événements à l’agenda.

Le plus : Spacees se connecte aux calendriers (google agenda, calendar, outloook...) et ne propose donc que les créneaux disponibles de chacun.

Spacees livre également les statistiques d’occupation des espaces et trace les contacts entre collaborateurs (pour un cas Covid par exemple). Spacees est aujourd’hui disponible sur iOS et Android sur abonnement à partir de 2 € par mois par collaborateur.