Autant de dossiers salariés qui étaient jusqu’alors gérés au format papier uniquement, soulevant des problématiques de recherche, d’accessibilité, d’espace et de conformité au RGPD. Pour y remédier, le groupe a fait appel à l’éditeur Sages Informatique afin d’assurer une gestion de la chaîne de dématérialisation de bout-en-bout.

Après une phase de formation, les solutions déployées par Sages Informatique sont aujourd’hui considérées comme un levier de modernité au sein de l’entreprise. D’autant que l’atelier de numérisation Scan Center permettait de débuter ce processus complet. Avec, à la clé, des bénéfices probants.

“ Nous avons pu créer deux bureaux et une grande salle de réunion. Nous avons également pu trier et détruire les documents que nous n’avions plus à conserver ”, indique Camille Lassalle. “ Les dossiers du personnel sont accessibles très facilement dans Zeendoc. Le gain de temps est environ de 6 heures par jour sur une équipe RH composée de 10 personnes, pour le classement, la recherche, le partage et la manipulation. L’équipe Zeendoc est très réactive, l’outil est fiable, moderne et intuitif. Nous sommes totalement satisfaits de Zeendoc et ER Digital qui nous accompagnent au quotidien ”.

Aujourd’hui, 150 mètres linéaires d’archives ont été numérisés par le scan center et déposés dans Zeendoc, les archives représentent 700 000 pages utilisées par 50 personnes dont 10 du service RH.

C’était une étape majeure de la transformation digitale de l’entreprise. Les solutions proposées par Sages Informatique et son Scan center ont permis à Guilbert Propreté de centraliser, d'organiser et d'archiver numériquement l'ensemble de ses documents RH, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les demandes de congés, et bien plus encore. Cette centralisation a simplifié la recherche et l'accès aux informations critiques, contribuant ainsi à une prise de décision plus rapide et plus informée.

Cette démarche devait en effet répondre à trois enjeux majeurs :

• Sécuriser les archives et les dossiers du personnel (risques d’incendie ou d’inondation notamment)
• Libérer de l’espace afin d’accueillir de nouveaux collaborateurs
• Garantir une gestion conforme des dossiers salariés (RGPD et confidentialité des données).

“ Accompagner des entreprises comme Guilbert Propreté fait partie de l’ADN de Sages informatique, qui place l’accompagnement des TPE/PME au coeur de ses préoccupations. Notre solution tout en un de la numérisation à la dématérialisation prend particulièrement son sens pour un secteur d’activité qui avait traditionnellement l’habitude de traiter beaucoup de documents papiers ”, explique Pierre Agostini, Directeur du Scan Center.