Free Now est une application de mobilité comptant plus de 56 millions d'utilisateurs à travers 16 pays et plus de 170 villes.

En Europe, Free Now est basé en Allemagne d’où la société pilote presque l'ensemble des marchés européens : Allemagne, Pologne, France, Royaume-Uni, Irlande, Espagne, Portugal, Italie, Autriche et Grèce.

La stratégie étape par étape de Free Now pour déployer Yooz sur toutes ses filiales

En 2020, Free Now rachète la société française Kapten qui utilisait déjà Yooz avant le rachat.

Trouvant la solution parfaite pour collecter les factures de toutes ses filiales, Free Now adopte Yooz pour centraliser ses processus comptables sur l'ensemble du groupe.

Le processus de mise en œuvre commence alors par l'Autriche, le pays qui avait à l'époque le plus petit nombre de factures. Une fois les équipes à l'aise avec Yooz et les nouveaux processus, d'autres entités suivent selon la même logique : les pays avec un plus petit volume de factures d'abord et le plus grand, l'Allemagne, pour finir.

En tout, Free Now a embarqué 10 filiales en 6 mois, l'Autriche ouvrant la voie en avril 2021 et l'Allemagne clôturant le processus en octobre 2021. « Je pense qu'il aurait été plus judicieux de commencer par le pays le plus volumineux en premier car c’est là que l’on voit vraiment toutes les étapes auxquelles il faut penser et les erreurs à ne pas commettre », confesse Mira Karp, Subledger Accountant chez Free Now, révélant que différentes approches sont possibles lors de la mise en place d'une solution d'automatisation des processus comptables.

Chaque équipe a ensuite suivi des ateliers pour apprendre à utiliser Yooz en fonction de son rôle dans le processus de traitement des factures. Yooz offre une large panoplie de formations, en direct et à la demande, pour s'assurer que chacun dans l'entreprise reçoive le bon contenu selon ses besoins.

Travailler efficacement sur plusieurs sites avec une équipe comptable centralisée

Toute la gestion des factures européennes est faite depuis l'Allemagne, à Hambourg, sauf pour l'entité française qui a historiquement la sienne.

Yooz propose une capture omnicanale (papier, email, photo, scannée ou même déposée sur un serveur SFTP) ce qui a permis à Free Now de facilement intégrer et centraliser l’ensemble de ses documents dans Yooz. L'équipe comptable vérifie les factures et les envoie ensuite pour approbation grâce à des workflows prédéterminés. Une fois les factures approuvées, elles sont intégrées dans le système ERP pour procéder au paiement.

Grâce à Yooz, ce processus est devenu fluide et homogène pour toutes les filiales. Elles savent désormais en temps réel où en sont leurs factures dans le processus de traitement et ont également accès à tout l'historique. Bien sûr, la confidentialité est respectée et les équipes ne peuvent voir que les documents pour lesquels elles disposent d’une autorisation.

« Cela s'est avéré particulièrement utile pour les équipes marketing, car elles devaient auparavant travailler avec différents systèmes (un pour chaque entité) et maintenant que tout est centralisé, elles gagnent en efficacité ; « Avant Yooz, il nous fallait une à deux semaines pour préparer une facture, maintenant, nous sommes dans une fourchette de trois à quatre jours, ce qui plaît beaucoup à nos supérieurs ! », explique Mira Karp.

Un temps consacré au traitement des factures divisé par 3 !

L'équipe comptable avait l'habitude de consacrer une à deux semaines au traitement d'une facture, car elle devait jongler avec différents systèmes. L'obtention d'une approbation pouvait également prendre beaucoup de temps. Désormais, l'ensemble du processus de traitement ne prend que 3 à 4 jours, de sa collecte à son envoi pour paiement.

Mira Karp souligne de nombreux autres avantages à l'utilisation de Yooz :

• L’équipe support est très réactive : « L'équipe support répond dans la journée ou le lendemain ».
• Yooz est facile à utiliser : « La solution se comprend pratiquement d'elle-même sans besoin d'explications »
• Les fonctionnalités de recherche de type Google permettent de trouver facilement n'importe quelle facture de n'importe quelle entité.
• Le flux d'approbation permet de transférer facilement une facture.