Une démarche qui permet aux factures d’être validées très rapidement contre plusieurs semaines auparavant.

Depuis 80 ans, Culligan est le leader mondial des solutions de filtration d’eau. Basé dans les Yvelines, le groupe fonctionne de manière décentralisée avec 30 sites répartis sur l’ensemble du territoire.

Jusqu’en 2016, le service de comptabilité fournisseurs, composé de 5 personnes, gérait manuellement les 20 000 factures de frais généraux annuelles. Un processus qui a rapidement présenté des failles comme l’explique François Cornuez, Directeur Comptable de Culligan France : " Notre organisation décentralisée engendrait de nombreux retards dans le traitement des factures fournisseurs : pertes de factures, relances fournisseurs chronophages et surtout une opacité totale sur l’ensemble du processus. Un certain nombre de dysfonctionnements qui, mis bout à bout, généraient du stress, une surcharge de travail et une baisse de notre qualité de service ".

Structurer les processus internes

Le principal objectif de Culligan était avant tout de structurer son service de comptabilité fournisseurs afin de gagner en performance et en visibilité sur l’ensemble du processus.

Auparavant, les factures arrivaient sur chaque site pour être ensuite envoyées par courrier, une fois par semaine, au Centre de Services Partagés (CSP) du siège, qui se chargeait de la comptabilisation. C’était un mode de fonctionnement opaque, long et hasardeux qui pouvait prendre jusqu’à plusieurs semaines.

Grâce à la dématérialisation, les factures arrivent désormais directement au siège via TSA (Tri Service à l’Arrivée) ou e-mail, où elles sont comptabilisées dans l’ERP SAGE X3 puis envoyées en validation auprès des 80 approbateurs du groupe.

Une solution qui parle le même langage que l’ERP

Choisie pour sa simplicité de mise en œuvre et d’utilisation, son évolutivité et sa capacité d’intégration avec SAGE X3, la solution Esker a rapidement apporté aux équipes de Culligan des bénéfices structurels et métiers :

- Une organisation centralisée : la comptabilité fournisseurs est désormais intégralement gérée depuis le siège. Le CSP dispose d’une plus grande autonomie et d’une charge de travail lissée sur le mois. La direction bénéficie, de son côté, d’une meilleure visibilité sur l’ensemble du processus : traitement des factures, workflow de validation, prévision de trésorerie…

- Une saisie plus rapide et intelligente : le module de capture de données Esker basé sur des technologies d‘Intelligence Artificielle (Deep Learning) apprend à reconnaître le contenu des factures au fur et à mesure de leurs arrivées. 90% des factures sont ainsi comptabilisées en un seul clic.

- Un processus de validation accéléré : les factures sont validées très rapidement là où le processus traditionnel nécessitait plusieurs envois postaux tout en prenant plusieurs semaines.

- Des performances améliorées : la rapidité du traitement des factures améliore la gestion de la TVA et permet de régler les fournisseurs dans les délais légaux. Les prévisions de trésorerie sont désormais plus justes.

- Un archivage simplifié : les factures sont disponibles à tout moment et sur une durée de 10 ans. Un confort et un gain de temps inestimables, notamment au moment des clôtures annuelles avec les commissaires aux comptes.

" La solution Esker de dématérialisation des factures fournisseurs nous a convaincu pour sa capacité à s’interfacer avec notre ERP. Nous avons pu reproduire dans Esker les contrôles que nous avions déjà mis en place dans SAGE : vérification des codes TVA et des comptes analytiques, calcul de l’échéance. Finalement, la solution Esker s’inscrit naturellement dans la continuité de la transformation numérique de Culligan ", ajoute François Cornuez.

Les sites retirent aussi de nombreux avantages de la dématérialisation, notamment un travail à plus grande valeur ajoutée centré sur le client, la partie administrative de la comptabilité fournisseurs étant désormais gérée par le siège.