S’ils présentent de nombreux bénéfices pour les salariés, qui sont de plus en plus nombreux à les plébisciter, ces bouleversements peuvent avoir des répercussions insoupçonnées, notamment dans la gestion des colis et courriers. En effet, dès lors que la présence du destinataire final sur les lieux n’est pas certaine au moment où son courrier arrive dans l’entreprise, comment garantir qu’il lui sera bien délivré ?

Absences & mobilité

Les chiffres sont éloquents. Le nombre d’arrêts maladie enregistrés par la Caisse nationale maladie ne cesse de croître : +5,2% en 2017, et jusqu’à +8% en janvier 2018. Ces absences, difficiles à anticiper, s’ajoutent aux 27 à 42 par an posés en moyenne par les salariés dans le cadre de leurs congés payés et RTT, et au nomadisme justifié par la profession, comme les commerciaux, par exemple.

Au-delà de ces absences, ponctuelles ou prolongées, qui rythment la vie de chaque entreprise, de nouvelles tendances émergent, comme le flex office - version moderne de l’open space dans laquelle aucun poste de travail n’est attitré - ; le télétravail - poste de travail partagé entre le bureau et le domicile, d’ores et déjà plébiscité par plus de 16% des actifs français - ; ou le remote-working - télétravail à temps complet -. D’après 59% des Français interrogés par l’entreprise américaine spécialisée dans le conseil en immobilier d’entreprise JLL, les bureaux attitrés n’existeront plus en 2030.

Si les bureaux fixes sont de plus en plus désertés, la livraison des colis et courriers personnels sur le lieu de travail reste une solution de choix pour les salariés, qui sont 41% à considérer leur qualité de vie au travail comme un facteur majeur de leur vie professionnelle, d’après une étude Xerfi. La livraison au travail permet en effet de s’affranchir des contraintes liées à la livraison à domicile et aux horaires peu souples des comptoirs de retrait.

Risques & responsabilité

Cependant, la livraison sur le lieu de travail présente également de nombreux inconvénients. En effet, les colis et courriers adressés à une personne en particulier au sein de l’entreprise sont généralement déposés auprès d’une personne tierce représentant l’entreprise : ce peut être le chargé d’accueil, un membre du service courrier, etc. Dès lors que le courrier est déposé auprès de ce représentant, le service de tracking proposé par le transporteur considère que le colis a été livré, bien qu’il n’ait pas été remis en main propre à la personne dont le nom figure sur l’emballage. Pourtant, il reste encore au pli du chemin à parcourir avant d’être mis entre les mains de son destinataire.

L’acheminement des nombreux plis peut être effectué par un salarié en charge du dispatching, mais les courriers et colis peuvent également être mis à disposition dans un espace prévu à cet effet. Charge au salarié concerné de récupérer son pli en libre-service.

Dans les sociétés accueillant plusieurs centaines voire plusieurs milliers de salariés, il devient difficile d’assurer l’intégrité, l’intégralité, la sécurité et la bonne livraison du colis. Ces difficultés sont encore accrues en cas d’absence, au moment du dispatching du courrier, du destinataire final. Comment doit alors procéder la personne en charge de délivrer les plis ? S’il le dépose sur le bureau du concerné en attendant son retour, il encourt le risque que le paquet soit perdu ou volé, ce qui peut être particulièrement dommageable s’il contient un objet de valeur, ou des documents personnels ou sensibles. A qui incombe alors la responsabilité de la perte entre le moment où le colis est considéré comme livré, aux portes de l’entreprise, et l’échec de la remise en main propre ?

Traçabilité & tranquillité

Ces dommages peuvent nuire à l’ambiance au sein des équipes en entraînant suspicion et accusations, et encourager l’entreprise à interdire à ses salariés la réception de colis personnels pour éviter les écueils et désengorger le service courrier.

Afin d’éviter ces préjudices et d’assurer à l’expéditeur comme au destinataire final une remise en main propre effective, il est absolument nécessaire de déployer des mesures pour identifier, suivre et délivrer rapidement et en toute sécurité tous les courriers et colis à traiter. Qu’ils viennent de l’extérieur, d’un autre site de l’entreprise ou d’un autre service, une solution de traçabilité exigeant la remise en main propre avec signature sur PDA peut, par exemple, être mise en place.

En complément, les consignes automatiques en entreprise présentent des avantages pour l’employé, qui peut ainsi concilier facilement ses obligations entre vie professionnelle et vie privée, et des bénéfices pour l’employeur, qui accroît sa productivité, valorise ses collaborateurs et améliore son image de marque. Mais surtout, elles sont idéales pour garantir la conservation sécurisée d’un pli ou d’un colis en l’absence de son destinataire, et assurent la confidentialité, l’intégrité et l’intégralité du colis entre son arrivée dans l’entreprise et son destinataire final. Pas de perte ni de vol : seul le destinataire reçoit sur son téléphone portable un code à usage unique permettant de déverrouiller le casier contenant son pli.

La réception des colis des salariés sur leur lieu de travail représente donc un réel atout pour les entreprises, qui favorisent ainsi le bien-être de leurs employés et leur productivité. Face aux nouvelles tendances de la mobilité au travail, le dispatching de ces colis est de moins en moins aisé, et il convient aux entreprises de mettre en place des solutions de traçabilité « derniers mètres » afin que les bénéfices du service ne se transforment pas en contraintes et en pertes dommageables. Cette traçabilité des colis qui passent son seuil et qui circulent en ses murs est également un véritable atout pour les envois inter-entreprise, entre deux sites ou deux services. Heureusement, si la mobilité évolue, la logistique aussi, et quelques acteurs du secteur proposent d’ores et déjà des solutions pour accompagner les salariés et les entreprises dans leurs évolutions d’aujourd’hui et de demain.

Par Solange TORDJMAN, Directrice marketing de KERN France