Aujourd’hui, chaque manager veut travailler avec les données de sa spécialisation et prendre des décisions informées. Cette tendance se confirme et de nombreux outils sont développés chaque année pour répondre au challenge des services comptables et financiers.

La difficulté de ces départements est de transmettre des rapports rapidement, sans erreurs.
Les nouvelles technologies permettent de visualiser des gros volumes de données et de les représenter graphiquement.

Le traitement des données automatique se transforme en visualisations et tableaux de bord interactifs. Les départements financiers obtiennent une meilleure répartition entre production et analyse.

Comment optimiser la production des rapports financiers ?

Moins de production, plus d’analyse

Un reporting demande en moyenne 5 jours de travail pour compiler les chiffres puis 2h pour les analyser. Produire 10 reportings par direction financière et par mois, représenterait 50 jours de production et 20h d’analyse.

Comment renverser ce rapport entre analyse et préparation de la donnée ?

Selon les experts, les départements de finance doivent réduire leur dépendance aux outils standards Excel et PowerPoint et trouver d’autres outils leur permettant d’améliorer leur productivité. L’étude de Ventana Research, montre que les directeurs financiers demandent des analyses plus poussées et plus personnalisables.

Cette demande est corrélée avec l’avancée des outils de reporting et d’analyses de données. Les équipes de production doivent produire plus. Elles ont besoin d’outils adaptés, afin d’automatiser une partie de leurs tâches.

Une forte culture des tableurs

Les équipes sont très dépendantes d’outils comme Excel ou PowerPoint. Cependant, ces logiciels ont des limites. Ils ne permettent pas une analyse automatique en temps réel des données et manquent de fonctionnalités de présentation et de partage.

Les actions sont faites à la main et, bien que les calculs soient automatisés, la perte de temps liée au traitement de ces données est importante.

Le rapport de Ventana Research met en évidence que 68% des entreprises concentrent leur temps à préparer leurs données et à les traiter, plutôt qu’à les analyser.

La fin du PowerPoint ?

La lenteur des outils utilisés actuellement est une perte de productivité pour l’entreprise. De manière générale, un département met une à deux semaines pour sortir des rapports complets sur PowerPoint. Ces présentations contiennent 90 à 200 slides pour un sujet. Le DAF doit alors lire et valider plusieurs rapports très lourds et perd beaucoup de temps.

En résumé, le temps de création est trop long et le temps d’analyse et de lecture n’est pas optimal. Il est impossible d’accéder aux données sur mobiles et tablettes. Les données ne sont pas disponibles en temps réel et la présentation en elle-même n’est comprise que par quelques initiés.

Aujourd’hui, les nouvelles solutions d’analyse de données permettent une vue immédiate ou à J+1 de l’activité globale d’une entreprise. Le bénéfice est incomparable. Les directeurs financiers ont plus d’informations sur leur activité. Ils détectent plus rapidement les problèmes et ont une meilleure vision de la compétition.

Les décisions stratégiques sont plus simples, car mieux informées. Leurs résultats et KPI sont disponibles à tout moment sur leurs mobiles. Cela leur offre la possiblité de répondre à leurs interrogations ou aux questions de leurs interlocuteurs. C’est le Wikipédia du reporting financier.

L’exemple de la communication financière

La difficulté du service de communication financière est de transmettre une information de la manière la plus simple, sécuritaire et compréhensible. Les nouvelles technologies permettent de visualiser des gros volumes de données et de les scénariser. Ces outils rendent l’analyse de données accessibles à des collaborateurs peu éduqués à la culture des chiffres.

À ce propos, la mairie de Rennes a fait développer des visualisations afin que les Rennais comprennent l’allocation du budget de fonctionnement de la ville. Les visualisations sont simples et scénarisent la stratégie d’allocation des ressources. La ville partage sa stratégie de dépenses auprès de sa population, c’est un gage de transparence et de pédagogie important pour les électeurs.

Les représentations graphiques simples et claires sont indispensables pour communiquer des données complexes à une population non éduquée à l’analyse des données.

L’objectif est similaire en entreprise. Les outils de visualisation de données répondent aux besoins de communiquer des messages sur la stratégie du service financier à un ensemble d’acteurs peu habitués à l’analyse des résultats.

En somme, les départements financiers peuvent utiliser de plus en plus de solutions leur permettant de visualiser leurs données. L’automatisation de la présentation des résultats permet de passer plus de temps à faire des analyses et des recommandations que de compiler et valider des données. Les rapports sont accessibles sur tous les supports et sont de meilleure qualité. Enfin les collaborateurs des directions financières sont mis en valeur pour leurs compétences analytiques et financières plus que pour leur capacité à représenter rapidement des données complexes à partir de sources diverses.

Par Kilian Bazin, Directeur général de Toucan Toco