Les impacts de la stratégie documentaire sur l’organisation de l’entreprise
La mise en place d’une véritable stratégie documentaire n’est pas neutre sur l’organisation de l’entreprise. Il s’agit bien sûr de modifier des habitudes de travail. Chez Socomec, comme ailleurs, si plus personne n’imagine se passer deslogiciels de gestion de contenus, l’habitude de créer plusieurs versions de fichiers sur des serveurs perdure chez nombre de collaborateurs. Tout comme la mise en copie des emails.
Indépendamment de ce facteur, la mise en place de gestion de contenus impacte souvent l’organisation du travail. Exemple le plus simple, la mise en place d’un projet de dématérialisation du courrier modifie le service en charge de ce dernier dans un premier temps, qui ne prend plus en charge que le scan.
Deuxième étape, lorsque des outils de reconnaissance sont mis en place, les courriers dématérialisés sont alors automatiquement envoyés au service ad hoc. La mise en place de solutions de workflow, l’équivalent de circuits d’approbation, automatise encore davantage la circulation des informations.
Autre exemple, dans le domaine de la relation client, une solution en mode Saas a été mise en place chez KFC pour gérer les réclamations clients, une gestion documentaire des réclamations. Outre faciliter la saisie des informations, cette application envoie la réclamation à la personne idoine en fonction du type de réclamations. Au final, GED, ECM, dématérialisation ou workflow se complètent mutuellement. Et se traduisent par des gains tangibles, à condition de penser gouvernance documentaire et impact sur l’organisation du travail.
Patrick Brébion
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Patrick Brébion
Après des débuts dans le développement logiciel, Patrick est devenu journaliste dans les années 90. Depuis, il couvre de nombreux sujets pour la presse BtoB avec une prédilection pour les technologies de l’information.