Pouvez-vous décrire votre solution de gestion des mouvements d’archives physiques ?
Cette solution gère à la fois les demandes de consultation des utilisateurs envoyées au service des archives et le versement de nouveaux documents au fonds d’archives de l’entreprise. Il s’agit d’un processus complet et automatisé de la demande de prêt au retour de l’archive physique. Elle permet la traçabilité des versements et des prêts de boîtes d’archives physiques.

Pouvez-vous témoigner sur un cas client ?
Gecina est leader du secteur immobilier privé. Dans ce secteur il y a beaucoup d’actes notariés, baux, quittances à gérer, amortissement de biens, etc. Ce client utilise notre solution qui permet de trouver facilement les originaux. Le responsable de l’archivage rapatrie les boîtes d’archives et les délivre au demandeur en en certifiant la délivrance, tel jour à telle heure. Nous automatisons le suivi des relances de rapatriement des documents. Auparavant, il était difficile de les retrouver car ils étaient répartis dans de nombreux services et n’étaient pas toujours restitués. Nous gérons une data room, à savoir tous les documents légaux relatifs à un bien.

Quel est le coût de votre solution ?
La gamme de prix s’échelonne entre 10 et 50 k€ selon le volume d’utilisateurs. Il s’agit d’un coût de licence qui nécessite une intégration avec la GED et avec l’outil métier du client. Les archives sont versées chez CDC Arkhineo et à nos propres systèmes d’archives.