Capture d’Azur Technology, éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus métiers, pour la mise en œuvre d’une application de LAD / RAD (Lecture et Reconnaissance Automatique de Documents) des demandes de logement social interfacées aux différents logiciels métiers du Groupe.

Cette application, qui concerne 17 établissements dans toute la France, a été pilotée par le GIE Groupe SNI Systèmes d’Information. Elle entre dans le cadre de la réforme du processus de demandes de logement locatif social (décret du 29 avril 2010), destinée à simplifier l’attribution des logements sociaux en assignant un numéro départemental unique à partir d’un nouveau formulaire CERFA.

 

 

La réforme de la procédure d’enregistrement des demandes de logement locatif social a nécessité, pour les sociétés concernées, des évolutions de leurs applications informatiques avec la mise en place de portails Internet et de nouvelles chaînes de traitement des demandes papier, avec l’obligation d’avoir accès à tout moment aux documents en cas de litige. Une évolution rendue nécessaire par le nouveau formulaire CERFA, qui est passé de 7 à 45 champs obligatoires à renseigner, optimisant ainsi la gestion nationale centralisée des demandes.

De plus, chaque formulaire doit être accompagné d'un justificatif d'identité du demandeur. L'enregistrement de la demande donnant lieu ensuite à l'attribution d'un numéro unique départemental ou, en Île-de-France, d'un numéro unique régional géré via une infrastructure logicielle nationale et l’envoi, à chaque demandeur, d’une attestation d’enregistrement dans un délai maximum d’un mois.

« Avant la réforme, nous faisions une saisie manuelle directement dans nos ERP, ce qui prenait environ 2 minutes. Avec le nouveau CERFA, cela pouvait aller jusqu’à 20 minutes par formulaire. En sachant que nous avions reçu plus de 75 000 demandes de logement en 2010 pour l’ensemble de nos sociétés et que nous utilisons 3 logiciels métiers différents, l’enjeu était important » indique Joël Loyer, Responsable du projet au sein du GIE Groupe SNI Systèmes d'Information.

Les objectifs du projet LAD / RAD du Groupe SNI étaient les suivants :

Réaliser des gains de productivité sur le temps passé à l’enregistrement des demandes,
Réaliser des gains de qualité (pas de perte de documents),
Accéder simplement et en temps réel aux images des demandes et des pièces jointes depuis les différentes applications métiers (Ikos de Sopra pour les 7 sites SNI et OSICA, Ulis de Sopra pour Efidis et Prem’Habitat de Aareon pour 6 sites ESH de province),
Sécuriser la conservation des exemplaires papier avec un archivage immédiat après numérisation.

A noter que dans le projet global, il a été prévu d’offrir en parallèle aux demandeurs une possibilité de saisie en ligne pour réduire dans le même temps le nombre de demandes papier à traiter. (Cf. encadré OSICA à la fin du communiqué)

Une solution mise en oeuvre en moins de 5 mois

Après un appel d’offre lancé en mars 2011 auprès de 5 sociétés, la visite de plusieurs sites déjà équipés, dont un organisme de la région parisienne déjà utilisateur de la solution d’Azur Technology, le choix de la solution Xpert.Capture pré-paramétrée pour les demandes de logement d’Azur Technology intervient en juin 2011 avec un objectif de déploiement avant la fin de l’année 2011. (Cf. schéma ci-dessous)

 

« Nous souhaitions trouver une solution du marché pour l’ensemble du groupe, facile à installer et Azur Technology a parfaitement répondu à cette attente. La qualité du « package » proposée par Azur Technology, la compétence et le professionnalisme de ses équipes nous ont permis de mettre en œuvre le projet en moins de 5 mois et de remplir nos objectifs » précise Joël Loyer.

A noter que l’ensemble des sites du Groupe SNI utilisent déjà l’offre de GED (Gestion Electronique de Documents) Xpert.ECM d’Azur Technology intégrée à l’ensemble des applications métiers du groupe. Ce qui permet, après la numérisation des demandes de logement, d’envoyer parallèlement les données via un flux XML (connecteurs proposés par Azur Technology) vers chacun des 3 ERP, et une image en PDF du formulaire et des pièces associées dans la GED pour archivage et consultation.

Par ailleurs, pour optimiser l’investissement, certains sites du groupe étant déjà équipés de scanners pour des applications de dématérialisation de factures, ceux-ci seront également utilisés pour les demandes de logement.

Cette culture des applications de dématérialisation, acquise notamment avec Azur Technology depuis plus de 10 ans, a été déterminante dans la réussite de ce projet et son acceptation par l’ensemble des utilisateurs.

« Le projet LAD demandes de logement a été un des premiers projets de dématérialisation mis en œuvre et déployé sur un périmètre global, pour tout le groupe SNI, avec 17 sites, plusieurs ERP différents et des enjeux métiers forts. La connaissance du métier de l’immobilier d’Azur Technology et sa capacité à déployer sa solution rapidement avec tous les ERP du marché ont été les éléments clés du succès et de la réussite du projet. La solution proposée par Azur Technology s’est intégrée efficacement dans notre projet informatique et organisationnel global, lié aux évolutions réglementaires de la refonte nationale des demandes de logement » indique Christian Vernhes, DSI du Groupe SNI.

Opérationnel  depuis novembre 2011, l’application est en cours de déploiement dans les différentes entités du Groupe. Les premiers résultats sont significatifs, moins de 5 minutes sont nécessaires aujourd’hui pour numériser une demande de logement, soit 3 fois plus rapidement qu’une saisie manuelle, sans compter l’apport de l’intégration aux différents logiciels métiers du Groupe.

 

Zoom sur l’application déployée chez OSICA

Chez OSICA, 42 000 logements sociaux gérés, grâce notamment à 11 agences réparties en lle de France et dans l’Oise, et 766 collaborateurs, 2 personnes assurent la numérisation des demandes de logement papier au moyen d’un scanner de production Kodak centralisé. Près de 500 demandes ont été numérisées à fin mai 2012 depuis le lancement officiel de l’application en févier 2012, puis intégrées au Système d’Information IKOS. Quant au portail Internet, qui a été lancé en mars 2012, il a enregistré, à fin mai 2012, près de 1 000 demandes saisies directement par les demandeurs.

« Nous utilisons la solution Azur Technology en pilotage sur la base de production de notre ERP Ikos depuis février 2012 et la prise en main a été très simple. Une journée de formation a suffit et nous pouvons dire qu’elle répond à 90% de nos objectifs. Nous rencontrons encore quelques difficultés, notamment pour la reconnaissance de certains formulaires qui ont été remplis à partir d’une photocopie d’un formulaire original vierge mais aussi pour l’intégration de certaines données dans notre ERP Ikos qui demande à être optimisée. Globalement et en moyenne, on peut estimer un gain de temps entre 3 et 5 fois inférieur » indique Arnaud Gatterre, Responsable du Système d’information pour la gestion locative d’OSICA.