FRAM, via son entité Voyages FRAM, est le 3ème tour opérateur français, et l'un des pionniers en la matière, puisque l'entreprise a fêté récemment ses 60 ans. Avec plus de 4 000 personnes dans le groupe, son siège à Toulouse, et un chiffre d'affaires de 370 millions d'euros, FRAM fait voyager près de 500 000 clients par an. FRAM compte un réseau de distribution de 60 agences.
Le groupe FRAM s'était déjà lancé dans un projet de dématérialisation des factures quand la dématérialisation du carnet de voyages pour ses agences a véritablement donné un nouveau souffle au projet : la facture étant jusqu'alors envoyée sous format papier avec ces documents, leur dématérialisation imposait inévitablement celle de la facture. Le groupe s'est alors tourné vers Accelya et sa solution de facturation électronique Clear' Invoice pour dématérialiser ses factures dans le respect du cadre réglementaire du Code Général des Impôts : « Nous recherchions un tiers de confiance expérimenté et, surtout, un partenaire avec une forte capacité d'accompagnement sur ce projet. Accelya a très bien compris nos besoins et nos enjeux, tout en ayant déjà de l'expérience dans le monde du tourisme. » affirme Jean-Marc Gomis, Directeur des Systèmes d'Information du groupe FRAM.
La première étape du projet a consisté à dématérialiser les factures envoyées aux agences du réseau FRAM. Puis, en chemin, est venue l'idée de dématérialiser un peu plus de factures, notamment vers les co-affréteurs et les tour opérateurs partenaires. Pour un maximum d'automatisation et d'intégration dans les systèmes, le format de dématérialisation fiscale utilisé était un format structuré, spécifique aux agences et au monde du voyage, et conforme à l'article 289bis du Code Général des Impôts, autorisant la dématérialisation fiscale, et donc la suppression des factures papier.
Depuis quelques mois, le projet a pris une nouvelle dimension grâce au « Déploiement Massif » d'Accelya pour l'envoi des factures vers tous les clients du tour opérateur : une offre simple et rapide en PDF signé avec un archivage légal sur 10 ans. Le service est proposé au client, qui a le choix de l'accepter ou non, l'objectif étant toujours de lui apporter de la valeur ajoutée, et de répondre à ses besoins particuliers : le niveau de paramétrage très fin de la solution de « Déploiement Massif », mais aussi les différentes personnalisations proposées, répondent parfaitement à ces attentes.
« Qu'il s'agisse des discussions avec les principaux éditeurs du monde du voyage, ou de la participation active aux groupes de travail autour des formats XML du voyage, tout est fait pour simplifier l'automatisation grâce à des formats pivots, et, pour parvenir à une intégration des factures de bout en bout. », ajoute Jean-Marc Gomis.
Avant même la seule réduction des coûts, ce sont la simplification des processus au sein du groupe et avec les clients, l'élimination du papier (et des tâches induites comme l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement, l'archivage, etc.) qui ont été les moteurs de ce projet. Les clients accèdent désormais plus facilement à leurs factures via le portail de dématérialisation des factures Clear' Invoice. FRAM crée ainsi une véritable valeur ajoutée pour ses clients, tout en s'inscrivant dans une démarche de développement durable.
Avec un taux de dématérialisation de 70 % sur un volume de 300 000 factures pour 4 000 agences, on peut dire que le projet est bien lancé ! Prochaines étapes à suivre...