Il s’agit désormais d’un élément attendu de la vie en entreprise. Mais cela ne veut pas dire que le télétravail est désormais la seule manière tangible de travailler. Les réunions en personne dans un bureau physique sont toujours bénéfiques – dans la plupart des cas, les salariés doivent s’attendre à interagir physiquement entre collaborateurs.

Premier conseil : définir des règles claires

Si l’entreprise est une entreprise hybride, les employés savent probablement déjà qu’ils peuvent travailler à domicile. Mais, à quelle fréquence peuvent-ils le faire ? Quels jours ? Quelle est la procédure à suivre pour prendre une journée hors du bureau ?

Avant tout, les employés doivent connaître le « comment » et la « fréquence » de l’option de télétravail appliquée dans l’entreprise. Les attentes concernant le nombre de jours à passer à la maison ou au bureau ne peuvent pas être considérées comme allant de soi; il est essentiel de définir les exigences et les procédures dès le départ.

Deuxième conseil : offrir de la flexibilité

C’est donc bien de fixer des limites à la fréquence à laquelle les employés peuvent travailler à domicile. Il est normal de s’attendre à ce que le bureau soit réellement utilisé tout en permettant le télétravail. Cela étant, il est primordial de ne pas rendre le calendrier trop rigide. L’attrait du travail hybride réside dans le fait qu’il n’oblige pas les employés à travailler d’une manière fixe.

Or, ces normes peuvent devenir lourdes si elles ne laissent pas de place aux exceptions. Les maladies, les rendez-vous imprévus, les accidents domestiques et toutes sortes d’autres problèmes peuvent survenir pour les employés et les amener à devoir rester à la maison. Dans ce cas, il est préférable d’autoriser le télétravail plutôt que d’exiger qu’ils viennent au bureau.

Ainsi, pour créer une politique de travail hybride efficace, il est recommandé de donner au personnel la possibilité de travailler à distance selon les besoins, en plus du programme de travail à domicile établi. Une option est de fournir une réserve de jours supplémentaires de travail à domicile. Une autre est de tendre l’oreille et d’accorder des jours supplémentaires à distance sur demande, en indiquant clairement les circonstances dans lesquelles ces demandes peuvent être refusées.

Troisième conseil : le confort, une priorité

L’objectif d’un lieu de travail hybride est d’accroître la satisfaction des employés. Cependant, si ce mode de travail comporte trop de complications, d’exceptions ou d’obstacles, les employés ne seront pas satisfaits. Ils auront plutôt l’impression qu’ils sont censés retourner au bureau tous les jours de la semaine.

Pour s’assurer que ce n’est pas ainsi qu’ils voient les choses, il faut concevoir un modèle de travail à domicile en fonction du confort des employés. Comme cela a été présenté précédemment, ceci signifie que les jours de télétravail doivent être personnalisés en fonction des besoins. Il s’agit de faire savoir que le travail à distance est possible et encouragé, par la technologie comme par la procédure. Ainsi, les managers doivent faire en sorte que toute procédure de demande de jours de travail à distance soit simple à suivre.

En outre, toute technologie permettant le travail à distance – comme les outils de chat, les téléphones VoIP ou les plateformes de vidéoconférence – doit être facile à utiliser, de préférence sans avoir à se connecter à un VPN.

Quatrième conseil : rester connecté

Un dernier point concernant le bureau hybride à ne pas négliger est celui de la communication fluidifiée. Il est en effet important de permettre aux employés distants et présents sur le lieu de travail de coopérer et de communiquer entre eux de manière transparente. En élaborant le modèle de travail hybride, il est essentiel d’aider les employés à se sentir connectés les uns aux autres et non pas déconnectés, voire isolés.

Pour lutter contre ce phénomène, il faut à la fois une politique intelligente et une technologie efficace, notamment de la part du système de communication. Cette plateforme doit pouvoir mettre les employés en contact les uns avec les autres rapidement et facilement, qu’il s’agisse d’une aide professionnelle ou d’une simple plaisanterie.

En résumé, il faut faire au mieux pour que les personnes éloignées du bureau hybride restent dans le coup, que ce soit en les faisant participer aux réunions ou en mettant à disposition un groupe de discussion virtuelles, qui se tiennent normalement autour de la machine à café.