Le collaborateur, acteur de son propre dossier et de son activité
Dans de nombreuses entreprises, la mise à jour du dossier du salarié et la collecte des éléments variables de paie se fait via de multiples fichiers Excel ou e-mails à compiler. A l’inverse, CoHR propose une approche collaborative de la gestion du personnel, en permettent aux différents intervenants (salarié, managers, DRH, voire prestataire de paie externalisé), de disposer d’un outil commun pour saisir, centraliser et valider les données, avant leur déversement dans le logiciel de paie.
Au travers d’un portail Web sécurisé, et accessible 24h/24 et 7j/7, le salarié est en mesure d’intervenir sur l’ensemble des informations relatives à la vie de son dossier : à tout moment du mois, il peut saisir ses demandes de congés, de RTT, de repos ou déclarer ses congés maladie, absences, heures supplémentaires, jours de télétravail… Ou, plus ponctuellement, procéder à des modifications de sa fiche salarié (coordonnées, RIB, situation de famille…). De leur côté, les managers ont la faculté de créer un nouveau collaborateur avec des modèles prédéfinis de fiche de poste, gérer les éléments variables, la formation… Un système de workflow permet aux managers et au service RH d’être notifiés en temps réel des demandes ou modifications. Une fois validées, les données sont automatiquement basculées, en fin de mois, vers le progiciel de gestion de la paie.
Pour réduire le nombre de demandes d’information auprès du service RH, CoHR intègre également un ensemble de tableaux de bord destinés à faciliter le suivi, par le salarié, de ses jours de congés ou RTT (acquis, posés, restants), de son compte épargne-temps, de ses formations (DIF), etc. Le portail permet également d’accéder à l'information RH de l'entreprise (notes, conventions, accords, compte-rendus du CE…).

Un portail indépendant, sécurisé et interfacé avec les outils de paie
CoHR ne remplace pas les progiciels de gestion de la paie et de facturation, mais il facilite la collecte de l’ensemble des informations nécessaires à la constitution des bulletins de paie et homogénéise les processus de validation, réduisant d’autant le nombre de saisies, les risques d’erreur ou d’incohérence. Des informations qui sont historisées, de façon à garantir la traçabilité de bout en bout des actions effectuées (saisie, modification, validation, refus…). Nativement interfacé avec Sage, CoHR est potentiellement ouvert à n'importe quel autre logiciel de gestion de la paie, toutes les données étant exportables dans de nombreux formats (.csv, .txt, etc.).

Un module de gestion des profils permet d’affecter des droits aux différents intervenants dans le processus, garantissant la confidentialité et l’étanchéité des informations, ainsi que la cohérence et l’intégrité des données qui sont déversées en paie : événements (absences, congés…) ou toute autre information (éléments variables) ayant une incidence sur la paie et la vie du contrat. La gestion des droits est indépendante de l’organigramme hiérarchique de l’entreprise, et peut être différente selon les processus (modification de fiche salarié, saisie et validation des éléments variables, gestion des absences…).