Avant la mise en place de la solution Yooz, chaque restaurant recevait directement les factures fournisseurs, qu’il devait ensuite transmettre au siège afin qu’elles soient traitées. Mais ce mode manuel a vite rencontré des limites, face à l’accroissement des volumes de factures, soit environ 1300 par mois, et à l’extension du nombre de restaurants, une dizaine supplémentaire chaque année.

« L’accès aux factures était devenu compliqué, nous n’avions pas d’accès à distance, nous perdions beaucoup de temps pour la saisie manuelle des factures dans Sage 100, avec également le risque de pertes de documents », résume Nina Cerneau, responsable comptable de Big Fernand.

Un processus manuel devenu inadapté face à la croissance des volumes de factures

La mise en place de la solution Yooz avait pour objectif d’automatiser et de rationaliser ce processus inadapté et chronophage : « La société s'est agrandie rapidement, nous sommes passés de trois à une vingtaine de restaurants en peu de temps. Le volume de factures s'en est trouvé fortement augmenté, notamment sur les matières premières. Nous avons souhaité centraliser toutes ces factures, automatiser la saisie et ainsi gagner du temps », poursuit Nina Cerneau.

Pour atteindre cet objectif, c'est le cabinet d’expertise comptable de Big Fernand, déjà utilisateur de Yooz, qui a recommandé la solution. La mise en place s'est faite dès 2018 dans l’ensemble des restaurants gérés en direct, en un mois seulement et sans aucune difficulté.

Un workflow automatisé pour fluidifier le traitement des factures

Le groupe a ainsi mis en place des workflows de validation (par fournisseur ou par type de charge) pour toutes les factures. Celles-ci sont désormais envoyées par e-mail, vers une adresse dédiée, ce qui a éliminé les difficultés de réception.

« Les factures sont intégrées automatiquement dans l’outil Yooz, leur enregistrement en comptabilité s’effectue par des exportations/importations de fichiers dans Sage 100 », explique Nina Cerneau.

L’archivage légal, pour gagner en sérénité

Big Fernand a opté pour le service YoozProtect pour archiver légalement ses factures. « Au-delà de la garantie de conformité que nous apporte Yooz, nous avons réduit nos volumes d’archives, auparavant gérées par un prestataire externe », assure Nina Cerneau.

YoozProtect permet en effet à l'entreprise d'archiver ses documents pour les 10 années préconisées par l'État.

Des bénéfices constatés au-delà des attentes initiales

Outre l’énorme gain de temps dans la saisie et la recherche de documents, la responsable comptable met en exergue les autres atouts de la solution Yooz :

• Une traçabilité des documents avec un historique de validation.
• Un audit facilité, les documents étant archivés ainsi que le chemin de ce qui a été fait.
• Un archivage légal des factures avec YoozProtect.
• Un système de recherche permettant des analyses par produit et un contrôle des coûts des matières premières.
• Un confort d’utilisation, grâce à une ergonomie qui favorise l’expérience utilisateur.
• Une utilisation à distance qui facilite l’usage du télétravail.
• Un minimum de formation des utilisateurs.

Sans oublier, ajoute Nina Cerneau, « la réactivité du service client de Yooz, qui nous apporte des réponses aux questions que l’on se pose et le fait que la mise en place de la solution facilite la préparation à l’arrivée de la facturation électronique obligatoire ».

« C’est un vrai plus de pouvoir accéder facilement aux factures sans avoir besoin d’aller fouiller dans les archives, l’outil est très performant », précise Nina Cerneau, Responsable Comptable.