Si à l’heure actuelle une maîtrise et une réduction des coûts sont indubitablement nécessaires pour nombre d’entre nous, il est essentiel de se demander où et comment procéder à ces ajustements dans chaque entreprise contrainte de se serrer la ceinture. Une chose est sûre : toutes les entreprises doivent faire en sorte de ne pas se retrouver à court de trésorerie.

Néanmoins, les responsables doivent également se concentrer sur les décisions stratégiques, à savoir continuer à optimiser leurs opérations, innover dans leurs produits et services ou encore fidéliser et développer leur clientèle.

Les dépenses passées au crible

Une période difficile est l’occasion de passer au crible les postes de dépenses superflues ou excessives. Les entreprises peuvent trouver à faire des coupes significatives dans leur budget en menant un examen attentif des investissements existants susceptibles d’être réduits, sans nuire à leur productivité ni aux performances de leur activité.

L’importance de la transformation technologique et numérique pour la réalisation des objectifs métier et de performance, y compris en période de difficultés économiques, fait couler beaucoup d’encre. Des investissements technologiques pertinents peuvent améliorer l’efficacité et l’agilité d’une entreprise, fidéliser ses clients et stimuler sa croissance. Dans le même temps, les entreprises doivent conserver leurs collaborateurs les plus précieux et entretenir le moral de leur personnel.

Les dirigeants d’entreprises à travers le monde s’intéressent aujourd’hui de près à ce type de décisions. Dans ce contexte, nombreux sont ceux qui recherchent des solutions pour contenir leurs dépenses informatiques face au ralentissement de la croissance et à une inflation obstinément élevée.

À la recherche de solutions moins coûteuses et plus efficaces

Ma société Foxit, éditeur mondial spécialisé dans les solutions logicielles PDF et d’e-signature, a récemment commandé à Enterprise Strategy Group (ESG) une enquête réalisée en Amérique du Nord et en Europe auprès d’environ 500 dirigeants ayant eu une influence sur les choix d’investissements technologiques dans leur entreprise. Les résultats de cette étude montrent que les entreprises sont effectivement en quête de moyens pour réduire leurs coûts et qu’elles scrutent étroitement les dépenses technologiques dans cette optique.

Alors qu’un grand nombre de ces dirigeants (38 %) indiquent envisager des licenciements dans le cadre de leur réponse à la situation économique actuelle, près de deux tiers disent préférer couper dans leurs dépenses sur les technologies en place plutôt que de se séparer d’une partie de leur personnel. Environ 83 % des participants à l’enquête déclarent s’efforcer, dans une certaine mesure, de faire baisser ou de maîtriser leurs coûts. Parmi les entreprises qui sont dans ce cas, le ratio de celles privilégiant une réduction de leurs dépenses technologiques par rapport à des licenciements est de 7 pour 1.

Comment les entreprises vont-elles réduire leurs dépenses technologiques sans jeter le bébé avec l’eau du bain ? Pour bon nombre d’entre elles, la solution va consister à rechercher des moyens de faire autant – voire plus – avec moins. Cela passe par l’identification des postes de dépenses dont le retour sur investissement (ROI) est insuffisant ou le montant démesuré.

Une stratégie encore plus répandue consiste à identifier les solutions et fournisseurs qui coûtent plus cher que leurs concurrents. De fait, plus que toute autre approche en matière de réduction des coûts technologiques, l’achat de nouvelles technologies moins coûteuses et plus rentables que les solutions en place est celle qui a la préférence des entreprises pour la maîtrise de leurs coûts informatiques.

Près de trois quarts (71 %) des dirigeants pensent qu’un grand nombre de leurs fournisseurs de logiciels sont à la traîne en termes de rythme d’innovation par rapport à leurs concurrents. Ils sont à peu près la même proportion à estimer que leurs fournisseurs sur-facturent leurs produits, profitant d’une situation de monopole sur le marché.

Une migration vers de nouvelles solutions pas si simple

Le remplacement des applications et outils logiciels en usage dans une entreprise n’est pas une mince affaire. Il exige de la planification, et au moins un certain niveau d’intégration et de formation du personnel. Les décideurs doivent exiger des preuves claires et tangibles que ce remplacement abaissera nettement les coûts tout en assurant des fonctionnalités équivalentes. Ils doivent également recevoir l’assurance que les solutions de remplacement seront aussi faciles à utiliser que possible, ce qui réduira le coût de déploiement ainsi que la formation des utilisateurs.

Avant de décider de migrer vers une nouvelle solution, l’entreprise doit en connaître clairement les raisons. La solution existante ne répond-elle plus à vos besoins à cause d’un manque de fonctionnalités ou d’une incompatibilité avec l’architecture souhaitée de l’entreprise (par exemple dans le Cloud par opposition à sur site) ? N’offre-t-elle pas l’évolutivité ou la capacité nécessaire pour s’intégrer avec d’autres systèmes de l’entreprise ? Coûte-t-elle à cette dernière considérablement plus cher qu’une autre solution tout aussi adaptée à ses besoins ?

Une fois que vous aurez cerné les raisons de votre migration vers une nouvelle solution, les responsables informatiques et la direction devront établir les premiers indicateurs de succès. Il est essentiel d’élaborer un plan de déploiement couvrant les principales exigences de la migration.

La migration requiert des moyens techniques… et humains !

Quel rôle doit jouer l’informatique pour veiller à la fluidité de la migration ? Aurez-vous besoin de nouveaux serveurs ou de mises à jour de vos postes de travail ? Vous faudra-t-il faire migrer des données ? En fonction de la solution, il s’agit souvent de l’aspect le plus difficile et chronophage d’une migration. Disposez-vous des outils appropriés pour gérer la nouvelle solution ? Dans le cas contraire, comment les obtenir de manière optimale ?

Un aspect critique de toute migration réside dans la formation des utilisateurs. Devrez-vous concevoir une vidéo de formation ou documenter les workflows de l’entreprise ? Aurez-vous besoin de formations en salle de cours ? Les réponses à ces questions sont indispensables à votre succès.

Vous devrez suivre le succès de votre plan de déploiement tout au long de la migration, notamment en mesurant les progrès par rapport aux indicateurs initiaux à chaque grande étape et aux objectifs d’ensemble.

Tandis qu’aucun changement dans une entreprise ne va de soi, l’heure est à la prudence ; les responsables doivent correctement dimensionner leurs dépenses technologiques en examinant quels outils et plateformes de leur parc sont sous-utilisés, sous-performants en termes d’innovation et de ROI ou encore trop coûteux pour ce qu’ils apportent à l’entreprise.

Partout, les entreprises sont bien conscientes de la valeur de la technologie pour la productivité et la croissance. Alors qu’elles cherchent des solutions pour réduire leurs coûts technologiques dans le contexte économique actuel, elles doivent prendre garde à ne pas jeter le bébé avec l’eau du bain.

Par Eugene Xiong, fondateur et Président du conseil d’administration de Foxit, fournisseurs de produits et services PDF innovants