Réglementation - Lettre Recommandée Électronique
La réglementation existe et les offres de LRE destinées aux entreprises sont désormais matures. Pourquoi et comment utiliser ce nouveau service ?
La réglementation accorde la même portée à la Lettre Recommandée Electronique qu’à la version papier. Mais pourquoi changer cette habitude ?
La première raison n’est pas forcément la meilleure. Les économies les plus visibles, sur les frais d’envoi et les impressions, demeurent limitées sauf en cas de gros volumes.
Par contre, même s’il reste plus difficile à convertir financièrement, le temps de travail gagné est tangible. Finis la mise sous pli, le passage à La Poste, la gestion des accusés de réception. Et, à l’instar de tout autre document numérique, la LRE se gère comme tout autre document bureautique ou courriel, s’archive et peut être retrouvée plus facilement que lorsqu’elle est stockée dans un dossier.
De nombreux prestataires spécialisés proposent des LRE, parmi lesquels on trouve bien sûr La Poste. Les tarifs et les fonctionnalités diffèrent.
En pratique
Nous avons choisi de présenter une solution utilisée par les professionnels. Destinée aux avocats et autres professions réglementées, tout comme aux entreprises, la solution de LRE du site Messiano permet d’envoyer et de recevoir des courriers AR, en incluant un contrôle d'identité, l'archivage des courriers et des preuves de dépôt pour une durée de une à dix années.
Pour l’expéditeur, l'envoi d'une LRE s'apparente à l'envoi d'un mail sur le site www.messiano.com. Le contenu de la LRE correspond à une pièce jointe. À l'instar d'un courrier AR classique, le destinataire d'une LRE reçoit un avis de passage sur sa messagerie. L’utilisateur dispose, comme dans une messagerie classique, d’une interface pour visualiser les LRE reçues, envoyées et refusées.
Côté destinataire, si c’est sa première réception d’une LRE, ce dernier doit s'inscrire sur le site Messiano avec son identité, adresse et email. Puis, s'il accepte la LRE, il doit fournir une photo ou un scan d'une pièce d'identité, carte nationale, passeport ou titre de séjour. Après un contrôle automatisé, il reçoit le recommandé par email. Plus simple, l'acceptation des courriers recommandés suivants ne nécessitera qu'une validation par texto d'un code généré à la volée et à usage unique.
Respect de la réglementation
Si l’utilisation est similaire à celle d’une messagerie classique, les contraintes réglementaires sont différentes. Techniquement, le recommandé électronique n’est pas un simple email. Il est basé sur des technologies respectant les contraintes législatives en termes de confidentialité, de non répudiation (le destinataire ne peut nier l’avoir reçu) et d’authentification.
Pour respecter ces contraintes réglementaires, le service inclut la signature électronique, et chiffre les informations. Le contrôle d'identité des destinataires est sous-traité. Par contre, l'éditeur horodate lui-même les courriers. Dans un objectif de sécurité, les données sont dupliquées sur deux sites physiques distants. Question durée, l'éditeur conserve au moins une année les LRE comme la réglementation l'impose, et plus en fonction des forfaits choisis.
Patrick Brébion
Patrick Brébion
Après des débuts dans le développement logiciel, Patrick est devenu journaliste dans les années 90. Depuis, il couvre de nombreux sujets pour la presse BtoB avec une prédilection pour les technologies de l’information.