La digitalisation des ressources humaines : définition

De manière très simple, la digitalisation des ressources humaines est le fait d’intégrer des outils numériques et technologiques dans la fonction RH. Autrement dit, c’est le fait de convertir des informations analogiques, ici des données manuscrites et sur papier, en formes numériques. La digitalisation implique dès lors l’intégration de nouvelles technologies dans la gestion quotidienne des ressources humaines. En dématérialisant les pratiques RH à l’aide d’outils spécifiques et numériques, dont des logiciels, les tâches administratives deviennent faciles.

Mais pourquoi s’équiper d’un logiciel RH alors que les missions des directions RH se sont diversifiées, et donc, de nouveaux employés intègrent l’entreprise ? Pour la simple et unique raison que cette diversification d’emplois est née de l’envergure que prend actuellement la technologie au sein des entreprises.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des ressources humaines  ?

Désormais, les ressources humaines, en plus de gérer efficacement le personnel, ont pour mission :

• Le développement de la marque employeur et de la politique,
• La Responsabilité Sociétale de l’Entreprise,
• L’amélioration des conditions de travail,
• La gestion des carrières et des compétences,
• Le déploiement de programmes d’e-learning,
• Le suivi des performances.

À cet effet, pour gérer efficacement ces tâches, une bonne organisation s’impose. La digitalisation des ressources humaines devient une nécessité. Cette pratique repose sur 4 principaux enjeux.

Simplifier la fiabilité et la gestion des processus

Avec la présence du numérique dans les bureaux, les erreurs humaines, les oublis ou encore les retards d’envois sont réduits. Chaque salarié se voit ainsi satisfait. La qualité de vie au sein de l’entreprise s’améliore, et les conditions de travail sont moins difficiles. Par ailleurs, chaque employé a accès à des sources fiables, ce qui améliore la transparence, l’accessibilité et le partage d’informations.

La gestion des processus au sein de l’entreprise, entre autres, est aussi simplifiée. Désormais, plus besoin de faire une demande manuscrite ou d’envoyer un e-mail - qui ne sera vu qu’en fin de semaine - pour demander un congé. Grâce aux logiciels RH, il est possible de déposer sa requête directement en ligne et recevoir rapidement une réponse. Il en va de même pour toutes les démarches administratives qui, auparavant, prenaient plus de temps qu’il ne le fallait.

Renforcer la sécurité des données

Au sein d’une entreprise, une multitude de données circulent tous les jours. S’assurer que ces données restent fiables est l’une des priorités du service des ressources humaines. Grâce à la digitalisation RH, elles sont automatiquement récoltées, centralisées, sécurisées et traitées. La préservation des données est d’une importance capitale pour les entreprises. Il s’agit là d’un enjeu majeur dans le processus de digitalisation RH.

Si la numérisation des tâches s’avère être d’une efficacité accrue, il faut toujours tenir compte des risques de cybercriminalité. Stocker les données d’une entreprise dans des logiciels, dans les clouds ou encore sur des plateformes représente des risques pour celle-ci. Par conséquent, il est primordial de choisir des outils fiables et authentiques. Il peut arriver, certes, d’investir dans des logiciels coûteux, mais de cette manière, la protection des données est assurée. Des systèmes de sécurité avancés peuvent aussi être mis en place. Entre autres, il y a la mise en place de mots de passe stricts, au nombre et types de caractères spécifiques, et leur renouvellement régulier.

Consacrer davantage de temps aux missions à forte valeur ajoutée

Plusieurs tâches administratives demandent du temps, ce qui amène souvent à l’inachèvement des missions importantes ou le retard de réalisation de ces dernières. Heureusement, grâce à la digitalisation RH, ces activités peuvent être automatisées. De cette manière, les directions des ressources humaines peuvent se concentrer sur d’autres projets à plus forte valeur ajoutée, gagner du temps et de l’efficacité. Parmi les missions importantes, on retrouve :

• La gestion des talents,
• La fidélisation des consommateurs et des clients,
• Les campagnes de recrutement,
• Les formations,
• La gestion des risques psychosociaux,
• La qualité de vie au travail.

Faciliter l’accès à l’information entre le service RH et les salariés

Pour que l’atmosphère au travail soit agréable, une bonne relation entre les salariés et le service RH est primordiale. Pour ce faire, l’entreprise se doit d’instaurer une stratégie interne permettant de faciliter la correspondance entre les employés. Avec la digitalisation des ressources humaines, les informations circulent plus facilement, les données ne passent pas par plusieurs intermédiaires et surtout, la communication est plus rapide. Cette digitalisation RH rapporte au moins 5 bénéfices à l’entreprise :

• Réduction des erreurs de saisie, des oublis et des pertes de documents,
• Meilleure gestion des temps, des demandes des employés, dont les congés,
• Promotion des talents,
• Facilitation de l’accès aux formations,
• Meilleure gestion des mobilités.

Mettre en place une stratégie de gestion de chargement

La mise en place d’une stratégie efficace de gestion de chargement en intégrant la digitalisation des ressources humaines se fait en plusieurs étapes. Avant tout, il est primordial d’impliquer tous les salariés dans le processus de digitalisation. Plusieurs choix s’offrent à l’entreprise, dont le fait d’investir dans des formations, réaliser des sondages ou encore organiser des activités pour préparer les collaborateurs à la digitalisation RH.

Par la suite, l’entreprise fixe des buts et des objectifs clairs, ce qui leur permet de choisir efficacement les outils les plus appropriés. Une fois ces derniers sélectionnés, elle peut passer à l’œuvre et commencer à partager son projet de digitalisation. Elle se doit cependant de laisser du temps aux salariés pour s’adapter aux nouveautés. Pour faciliter le processus, l’entreprise peut poursuivre les formations. Ces dernières peuvent porter sur les techniques d’utilisation des data RH associés aux outils numériques, ou encore sur l’importance de ces outils. Un accompagnement est également à prévoir pour connaître la contribution de tous dans le processus de digitalisation des ressources humaines. L’adoption des outils doit en effet se faire dans l’ensemble de l’entreprise, et pas uniquement au niveau du service RH.