GPO Magazine : En quoi la réglementation sur la dématérialisation des factures est-elle incitative pour les entreprises ?
Chrystelle Verlaguet : Depuis plusieurs années, le législateur français œuvre pour démocratiser la facture électronique et en simplifier l’usage. La transposition de la Directive européenne 2010/45/UE donne à la facture électronique la même valeur que son homologue papier dans la mesure où sa transmission se fait selon l’un des 3 modes suivants  : par PDF signés, via EDI* ou dans le cadre d’une piste d’audit fiable. L’ordonnance du 26 juin 2014 impose progressivement aux entreprises (selon leur taille et selon un calendrier qui s’échelonne du 1er janvier 2017 au 1er janvier 2020), l’envoi de factures électroniques vers les services publics. Enfin, l’article 222 de la Loi Macron du 6 août 2015 prévoit, pour sa part, la publication d’une ordonnance pour le premier semestre 2016, obligeant les entreprises, en vertu du même échéancier, à accepter les factures émises au format électronique.

GPO Magazine : Neopost est-elle déjà prête face à ces échéances ?
C. V. : Avec notre offre Neotouch, nous proposons une solution globale de dématérialisation des factures clients et fournisseurs. Cette solution en ligne (Saas) simplifie, automatise et centralise le traitement des factures fournisseurs : réception (format électronique ou papier), saisie et enregistrement comptable, approbation et imputation analytique, archivage électronique, intégration dans l’ERP pour mise en paiement… Les entreprises peuvent aussi automatiser entièrement l’envoi et l’archivage de factures clients quel que soit le média utilisé, papier ou PDF signé. Si elles optent pour l’envoi papier de ces factures, nous nous occupons de l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en Poste. Nous sommes aussi en mesure de dématérialiser ces factures en respectant le code général des impôts, sous forme de PDF signés, ou via le process de piste d’audit fiable. Dès lors que la e-facture est disponible sur le portail Neotouch, le destinataire reçoit un mail d’alerte et peut la consulter et la traiter. L’expéditeur est informé du statut de l’envoi en temps réel et de la date de téléchargement de la facture.

GPO Magazine : Vous proposez également de dématérialiser d’autres typologies de documents ?
C. V. : En effet, nous venons de lancer une offre d’envoi de lettre recommandée électronique permettant aux entreprises d’améliorer leur réactivité grâce à un envoi instantané, d’en optimiser le suivi avec une traçabilité accrue, de prouver le contenu envoyé en cas de litige, et de réaliser des fortes économies notamment en supprimant l’affranchissement. Les entreprises déposent sur notre portail leur courrier recommandé. Neotouch y appose une signature électronique et envoie un e-mail de notification au destinataire. Ce dernier peut accepter ou refuser le recommandé. L’expéditeur reçoit par e-mail en temps réel, des preuves de dépôt d’acceptation (ou du refus) et de téléchargement de la lettre recommandée électronique.

*EDI : Échange de Données Informatisées

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