GPO Magazine : À quels défis répond la dématérialisation des factures ?
Olivier Faura : Les flux des documents entrants, circulants et sortants dans les entreprises ne cessent de croître. Or, la plupart de ces flux concernent les factures. Le traitement des factures fournisseurs occupe 30 % du temps du service comptabilité et coûte entre 12 et 16 € par facture. L’automatisation de ces flux contribue à en diminuer les coûts de traitement et à en accélérer les processus de gestion y compris la résolution des litiges, tout en améliorant la traçabilité comptable. Concernant les factures clients, leur coût de traitement est compris entre 7 et 8 €. La loi du 13 mars 2000 autorise leur dématérialisation et leur archivage dans des coffres-forts électroniques à valeur probante. Cette automati­sation contribue à la diminution du coût de traitement de ces factures de près de 40 %.

GPO Magazine : La dématérialisation répond également aux défis organisationnels des entreprises ?
O. F. : En effet, 50 % des coûts des factures fournisseurs sont liés aux opérations de saisie et de validation. Avec la dématérialisation, ils sont diminués de plus de 60 % et les temps de traitement de 80 % ! La dématérialisation permet également de réduire les erreurs de saisies et d’uniformiser les processus compta­-bles et de validation. D’autre part, elle simplifie l’accès aux données de factu­ration. Elle contribue ainsi au respect des règles de paiement offrant aussi à l’entreprise l’opportunité de négocier de meilleurs escomptes avec ses four­nisseurs. Enfin, elle permet d’accroître l’activité sans alourdir les charges en ressources humaines.

GPO Magazine : Comment Everial accompagne les entreprises dans les projets de dématérialisation des factures ?
O. F. : En qualité de prestataire de services nous les accompagnons dans la mise en place de leur projet et nous leur proposons des solutions externalisées pour tout ou partie de dématérialisation des factures fournisseurs et clients. Nous intervenons en amont, dans la phase de conseil, voire de réorganisation. En effet, pour que la mise en œuvre d’un tel projet soit efficace et conduise à la performance de l’entreprise, il est important d’impliquer les équipes. Nous cartographions les processus existants, préconisons des améliorations de flux et réalisons la conduite du projet avec l’équipe client. Enfin, nous les accompagnons dans la mise en place d’un système de dématérialisation adapté à leurs problématiques métier.

GPO Magazine : Quels systèmes de dématérialisation des factures fournisseurs êtes-vous amenés à préconiser ?
O. F. : En externalisation partielle, nous mettons en oeuvre chez le client des solutions de scanérisation professionnelles, simples et économiques. Nous récupérons ensuite les images pour les traiter et générer les flux. Hors site, les factures fournisseurs arrivent directement sur notre centre de numérisation où nous les traitons depuis l’ouverture du courrier jusqu’à l’intégration des données extraites post-numérisation dans le système comptable des entreprises, et dans la mise en place de workflow de validation selon les règles métiers de chaque entreprise.

GPO Magazine : Quelle est la valeur ajoutée d’Everial sur ce marché ?
O. F. : Everial est une entreprise industrielle à taille humaine. Nous savons nous adapter à tous types et tailles de projets. Par ailleurs, Everial dispose de l’offre de services la plus large du marché pour le traitement et la gestion du document tout au long de son cycle de vie. Enfin, avec plus de 5 500 clients, nous couvrons tous les secteurs d’activité.

Pour en savoir plus N°Azur : 0811 23 12 12 e-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. www.everial-crm.com