GPO Magazine : Quelle est actuellement la place du document dans les entreprises ?
Francis Imbert : Pour gérer l’ensemble de leurs processus documentaires, trop peu d’entreprises adoptent aujourd’hui une stratégie globale au sein de leur organisation. La démarche est pourtant importante. 90 % de l’information structurée de l’entreprise se trouve en effet dans les documents, qu’ils soient sous forme électronique ou papier. De fait, tout document contient du savoir de l’entreprise, celui-là même qu’elle utilise pour créer de la valeur pour ses clients. Par ailleurs, dans le cadre de la plupart des échanges, le document est actuellement la seule preuve tan­gible. Il faut aussi que les entreprises soient conscientes que les coûts liés à la gestion des documents peuvent atteindre, suivant leur métier, jusqu’à 15 % de leur chiffre d’affaires ! C’est la raison pour laquelle il est important de mettre en place une stratégie globale de gestion des processus documentaires.

GPO Magazine : Quels sont les différents types de documents de l’entreprise ?
F. I. : On distingue trois grands types de documents  dans l’entreprise : les documents structurés, les documents interactifs et les documents à la demande.
Les documents structurés, tels que les bulletins de paie, les relevés bancaires, les factures, évoluent peu en terme de contenu, sont souvent produits en différé et distribués en masse. Les documents interactifs, tels que ceux qui interviennent dans la gestion des sinistres chez les assureurs, sont  produits en temps réel à partir des postes de travail dans les différents processus de l’entreprise et personnalisés en fonction du client auquel ils s’adressent. Enfin, les documents à la demande viennent  généralement traiter des actions ou des processus secondaires qui ne sont pas issus directement des logiciels métiers de l’entreprise.

GPO Magazine : Qu’entendez-vous par stratégie globale de gestion des processus documentaires ?
F. I. : Dans la gestion des documents, la tentation est grande de n’adresser que les facteurs tactiques : réduction des coûts informatiques, automatisation partielle du poste de travail par des interfaces applicatives spécifiques. Celles-ci sont relativement figées et les interactions possibles se limitent au domaine couvert par l’application métier. C’est donc une utilisation statique et le document est vu comme une contrainte et non comme une véritable opportunité ou un actif. L’interactivité, au niveau du poste de travail, est souvent infiniment plus porteuse de valeur que la réduction des coûts de l’infrastructure informatique. Il faut voir la gestion des documents comme une problématique d’entreprise transverse à tous les métiers. Ceci conduit à créer un référentiel unique des modèles de documents, à les concevoir, à les gérer, les produire et les distribuer avec des outils adaptés à leur nature et à leur destination, en tenant compte du gain réel de productivité et de création de valeur.

GPO Magazine : Quels sont les bénéfices liés à une telle stratégie de gestion des processus documentaires ?
F. I. : En s’inscrivant dans une telle démarche, les entreprises amélioreront leur productivité tout en créant de la valeur auprès de leurs collaborateurs et de leurs clients. Ainsi, la productioninteractive de documents (personnalisation de la communication avec les clients), mais également leur partage et leur diffusion, contribuent en effet à une meilleure connaissance de l’entreprise et de ses clients. Autant d’enjeux, parmi d’autres, auxquels répond Bdoc Suite V5 de Business Document.

Pour en savoir plus BUSINESS DOCUMENT Karine Malézieux, Responsable Marketing et Communication Mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. Tél : 01 46 10 90 90 www.bdoc.com