Cependant, l’optimisation ne signifie pas seulement de savoir où l’argent est dépensé mais aussi quand et comment le dépenser. Évaluer chaque opération et ses objectifs est essentiel à sa réussite et à l’obtention du meilleur retour sur investissement possible, et ce, qu’il s’agisse d’une réunion interne virtuelle ou d’un évènement client en face à face.

Les entreprises tendent à structurer leur gestion des Meetings & Events
La gestion des Meetings & Events demeure, dans les entreprises, particulièrement décentralisée. Les décisionnaires en la matière peuvent aussi bien être des travel managers que des responsables marketing, des directions commerciales, des directions achats ou des directions financières. La première étape de structuration de ce poste consiste donc à centraliser cette gestion pour ensuite mieux la piloter. Pour aller plus loin dans cette démarche, certaines entreprises commencent également à envisager le rapprochement entre le poste hôtellerie et le poste Meetings & Events. Ces entreprises tendent ainsi à adopter une stratégie de référencement des hôtels tant pour les voyageurs d'affaires que pour l'organisation de meetings. Elles tendent également à définir un budget global et cohérent de manière à se fixer un budget annuel. En s’inscrivant dans cette démarche, ces entreprises améliorent leur visibilité sur leurs  dépenses, ce qui leur permet ensuite de mieux les contrôler puis de les consolider avec les dépenses d’hôtellerie pour les voyageurs d'affaires. L’objectif final étant d’arriver à une politique cohérente intégrant aussi bien les déplacements business individuels que les évènements « groupes » de l’entreprise. « Cette démarche est surtout mise en œuvre par les entreprises les plus matures en matière de MICE, à l’instar de celles du secteur pharmaceutique, explique Saskia Gentil, directrice EMEA MICE chez American Express Voyages d’Affaires. Ces entreprises cherchent aujourd’hui à améliorer leur visibilité sur les achats liés au poste hôtellerie, pour ensuite mieux en négocier les prestations ».

Mieux cerner les coûts liés aux Meetings & Events
Différents outils de gestion ou de paiement accompagnent aujourd’hui les entreprises dans cette démarche. « Pour améliorer leur visibilité sur leurs différentes dépenses hôtelières mais également Meetings & Events, elles peuvent récupérer de l’information sur leurs outils de gestion des notes de frais, leur solution de réservation en ligne, mais également auprès des prestataires directement ou via les reportings proposés par les cartes affaires ou autres solutions telles que vPayment dédiées aux MICE » précise pour sa part Saskia Gentil.
Par ailleurs, la centralisation des paiements reste l’une des principales sources d’amélioration de leur visibilité sur les différents centres de coûts. « Les dépenses MICE restent un véritable défi pour les acheteurs, explique John Baird Smith, directeur général AirPlus International. Sans centralisation des dépenses liées à ce poste, l’acheteur aura peu de visibilité sur les coûts des prestations qui y sont liées (hôtels, vols, agences…). Les  dépenses seront alors présentées sur différentes factures. Et, si les factures ne sont pas centralisées, l’acheteur ne disposera que de peu de données pertinentes - voire même d'aucune - pour ensuite négocier avec les fournisseurs. L’analyse des coûts en sera d’autant plus  longue et imprécise.
Enfin, l’organisation des MICE est soumise à une problématique qui lui est propre : celle des acomptes ». Face à ces différents enjeux, les entreprises ont tout intérêt à centraliser leurs paiements liés aux MICE en s’appuyant sur des cartes spécialisées en la matière, telles AirPlus Meeting Card ou Corporate Meeting Carte d’American Express Carte. Ces cartes simplifient également les démarches des clients et des acteurs en matière de gestion des acomptes. Enfin, les données issues de ces cartes peuvent également être consolidées avec les informations issues des cartes logées, des cartes virtuelles ou encore des cartes affaires, permettant alors à l’entreprise d’avoir une visibilité sur l’ensemble de ses dépenses liées aux déplacements professionnels et aux manifestations professionnelles.

Par Anne DEL POZO