Les solutions de gestion électronique des documents (GED) leur permettent alors d’exploiter l’ensemble de ces documents au format numérique et simplifient le travail de leurs collaborateurs au quotidien. Le contrôle des procédures se retrouve renforcé par la mise en oeuvre de « workflows ».

« Une gestion électronique des documents contribue à l’harmonisation des processus dans l’entreprise, à la centralisation des informations, à l’amélioration de la collaboration entre les services, et facilite l’accès à l’information pour les collaborateurs mais aussi à l’écosystème de l’entreprise (clients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants…), précise Olivier Rajzman, directeur commercial France et Benelux de DocuWare, éditeur de logiciels de gestion électronique des documents (GED) et de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Une gestion électronique des documents assure ainsi une meilleure gestion des documents, permet de réduire les coûts de traitement et améliore la gouvernance documentaire au sein de l’entreprise ». 

À cet effet, les solutions de GED embarquent différentes technologies : 

• Les technologies d’indexation automatique, et en particulier de lecture automatique de documents (LAD). Il s’agit d’un ensemble de technologies ayant pour vocation d’extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé, structuré ou non. La LAD regroupe elle-même trois technologies indispensables à son fonctionnement de « lecture automatique de documents » : la reconnaissance automatique de documents (RAD), la reconnaissance optique des caractères (OCR), la reconnaissance intelligente de caractères (ICR).

• Les technologies de Workflows permettent pour leur part de dématérialiser et de modéliser un circuit de validation ou un processus métier, et de définir et hiérarchiser les tâches à réaliser ainsi que le rôle des collaborateurs qui y participent.

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