Une gestion électronique efficace des documents et des archives, numériques ou papiers, au niveau global de l'entreprise, est aujourd'hui non seulement une obligation légale mais aussi une exigence opérationnelle fondamentale*.
Dans ce contexte, et alors que les entreprises sont confrontées à l'accroissement massif des volumétries des données, fichiers, documents ou archives, le marché de la sauvegarde et de l'archivage externalisés est aujourd'hui plus mature. La sécurisation accrue du système d'information, la préservation à long terme, la disponibilité immédiate, la garantie de la valeur probatoire sont autant d'atouts inhérents à ce type de services qui séduisent les entreprises.


De l'expérience commune à la mise en place d'une offre modulable de services de sauvegarde et d'archivage en mode SaaS
Fort de ce constat et d'une expérience commune réussie notamment dans la reprise et l'externalisation des fonds documentaires de FORTIS Banque France et de Banque de Bretagne pour le compte du back office BDDF de la BNP Paribas, E2S et CYBERSCOPE ont structuré et étendu leur offre pour créer ArkanSaaS. A la clé, des services modulables de sauvegarde et d'archivage en mode SaaS :
·          Services de sauvegarde en ligne,
·          Services d'archivage économique et d'optimisation des sauvegardes,
·          Services de préservation des archives à valeur probante,
·          Services de gestion et de préservation des archives à valeur probante,
·          Services de gestion des tableaux des exigences légales et réglementaires,
·          Service de préservation ou de destruction des informations selon les règles, exigences et les demandes du client.


Une alliance technologique
Les fondateurs d'ArkanSaaS  ont donc mis leur savoir-faire en commun :
·          l'hébergement à travers l'offre d'hébergements « verts » Vert2All de CYBERSCOPE (Groupe Marcireau), qui propose des prestations d'hébergement depuis 1995,
·          la mise en œuvre de solution d'archivage avec l'intégrateur E2S, disposant d'une expérience approfondie depuis plus de 20 ans dans la mise en œuvre, le développement et le paramétrage des applications de gestion documentaire et d'archivage électronique,

ArkanSaas s'est alliée l'expertise en matière d'archivage à valeur probante du cabinet de conseil OPUS Conseils, spécialiste des pratiques documentaires et des contextes juridiques et normatifs.


Une offre clairement définie
Afin de permettre à ses clients d'identifier l'ensemble des prestataires de son offre, ArkanSaaS a par ailleurs tissé des partenariats technologiques exclusifs avec les éditeurs ATEMPO et EVER TEAM. L'offre d'ArkanSaaS déploie ainsi :
·          Atempo Time Navigator - ATN  d'ATEMPO : solution de protection haute performance pour les environnements hétérogènes. ATN permet la sauvegarde et la restauration de données pour quelques serveurs jusqu'à un réseau multi-sites.
·          Atempo Digital Archive - ADA d'ATEMPO : solution de migration et d'archivage. ADA simplifie le processus de rétention de données long-terme : la déduplication et la compression de fichiers, l'indexation et la recherche de contenu ainsi que l'identification des données inactives, à contenu fixe, prêtes à être archivées.
·          EverSuite Compliance d'EVER TEAM : solution de mise en œuvre d'un système mixte d'archivage électronique (SAE) et papier (GIA), sécurisé et évolutif.


Commercialisation
La commercialisation de l'offre de services d'ArkanSaaS est assurée directement par la société, qui dispose d'une force commerciale propre mais également par ses fondateurs - E2S et CYBERSCOPE  - et ses partenaires (ATEMPO, EVERTEAM et OPUS Conseils)


Prix
Les prix des services proposés par ArkanSaas sont majoritairement basés sur le coût du stockage.
C'est en particulier le cas pour l'archivage à valeur probante. ArkanSaas propose en effet un « archivage à valeur probante au prix du stockage ». La valeur probante des archives n'est plus attachée à l'usage de supports spécifiques WORM couteux, comme l'état de l'art le justifiait au début des années 2000. Elle est aujourd'hui garantie par la traçabilité des opérations et l'usage de techniques de sécurisation (basée sur l'usage de la signature électronique). Ce sont donc les volumes des versements collectés et le taux de consultation des archives, qui, au-delà du coût de stockage, déterminent les coûts d'une prestation d'archivage à valeur probante.

* Les collaborateurs passent 25% de leur temps à rechercher les informations, et dans 50% des cas, celle-ci reste introuvable - Etude Markess « Gestion de Contenu d'Entreprise : Enjeux & Perspectives 2010 »