Pour le voyageur d'affaires, le gain de temps est appréciable : en moyenne, huit minutes s'écoulent entre la demande de la note de restauration et la réception de la facture. À cela s'ajoute la vingtaine de minutes nécessaires au voyageur d'affaires pour effectuer la demande de remboursement auprès de son entreprise. Grâce cette nouvelle technologie mobile, la facture correspondante est automatiquement intégrée dans le logiciel de gestion de dépenses de l'entreprise qui peut alors opérer le remboursement.

AirPlus International, le spécialiste des solutions pour la gestion quotidienne des voyages d’affaires, et sa start-up Dine+Go ont déjà commencé à déployer cette application de paiement pour les repas d'entreprise : « déjà utilisée en Allemagne, elle permet au voyageur d'affaires de rechercher un restaurant à proximité, de payer sans avoir à attendre l'addition, de recevoir la facture sur son mobile et de la transmettre au système de notes de frais de son entreprise », précise Ludovic Ciannarella, chargé du suivi de ce développement chez AirPlus International. Disponible actuellement en allemand et en anglais, l'application Dine+Go le sera également en français dans le courant du mois de mai, marquant ainsi la volonté d'AirPlus de permettre à ses clients en France de bénéficier au plus vite de cette avancée technologique. Pour les voyageurs, les gains en termes de confort, sérénité et temps sont évidents. Pour les travel managers, c'est également une révolution qui s'annonce. Jusqu'à présent, la restauration qui représente pourtant 13 % des dépenses des voyageurs d'affaires – selon une étude VDR sur les voyages d'affaires publiée en 2016 - est en effet le parent pauvre de la centralisation des déplacements professionnels.

Comment rationaliser la gestion des repas d’affaires ?

En cause, l'extrême diversité des modes de facturation des restaurants ou encore l'absence de technologies permettant d'homogénéiser les paiements et de recueillir des données de traitement. Résultat, le traitement comptable des dépenses de restauration relève du casse-tête, et il n'est pas rare de devoir redemander des factures afin qu'elles soient correctes d’un point de vue comptable et fiscal. Un sondage BTN Group/Dinova d'avril 2016, réalisé auprès de travel managers aux États-Unis, relève que seulement 27 % des entreprises ont pris des mesures pour mieux gérer les dépenses de repas, 21 % envisageraient de le faire, et 52 % n'ont aucune politique particulière dans ce domaine. L'innovation technologique apportée par Dine+Go et AirPlus International permet désormais aux entreprises de se doter d'un outil efficace pour mieux gérer cette catégorie de dépenses. L’utilisateur peut, par exemple, directement importer le nom des invités et la raison du repas d’affaires, des informations qui seront directement associées à la soumission des notes de frais. Grâce au contrôle qu'elle pourra exercer avec cette évolution technologique sur les dépenses de restauration, l'entreprise pourra en retirer les mêmes bénéfices qu'avec le paiement centralisé des voyages : un meilleur contrôle du respect de la politique voyages par les collaborateurs, de plus grandes capacités de négociation avec des prestataires restaurateurs, ainsi qu'une réelle dématérialisation des paiements et des traitements comptables.

Déploiement en vue dans les restaurants français

Pour permettre le déploiement de l'application en France, Dine+Go a conclu un partenariat avec la start-up française Tiller Systems, spécialisée dans les solutions de gestion et d'encaissements pour les restaurants. Ce partenariat technique va accélérer l'adoption du paiement mobile via une application dédiée aux voyageurs d'affaires. En Allemagne, le déploiement de Dine+Go a démarré à Berlin, Hambourg et Francfort. Les restaurateurs y trouvent également leur compte avec un gain de temps pour les serveurs, un meilleur suivi des paiements, l’amélioration de l'expérience client dans l’établissement et la fidélisation de leur clientèle affaires.