Dans le cadre d’un contrat de location longue durée (LLD), la restitution d’un véhicule est une étape redoutée par les gestionnaires de flottes car elle engendre souvent des frais imprévus et non maîtrisés. En effet, la restitution du véhicule détermine une partie du coût d’utilisation du véhicule (TCO). C’est lors de cette étape que l’on évalue l’état du véhicule en relevant son kilométrage mais aussi les éventuels dégâts liés à son utilisation. 

Avant la prise en charge du véhicule

En premier lieu, il faut s’intéresser au contrat et se tenir informer des modalités et des obligations liées à la restitution du véhicule. Ainsi, les entreprises peuvent mieux sensibiliser leurs collaborateurs sur le bon usage du véhicule mis à disposition. Afin de limiter les risques de sinistres et diminuer les frais de restitution à l’issue du contrat, les entreprises peuvent aussi mettre en place des actions de prévention pour accompagner leurs collaborateurs en leur proposant une formation à l’écoconduite et à la sécurité routière.

La relation commerciale entre le gestionnaire et le loueur doit être totalement transparente afin d’éviter les incompréhensions lors de la restitution. Pour ce faire, certains loueurs définissent une grille d’évaluation afin de notifier les points sensibles qui méritent davantage de vigilance de la part du conducteur pendant la durée de son contrat. Il faut également demander l’état des lieux initial du véhicule afin de posséder un élément de comparaison lors de la restitution pour ne pas payer de frais de réparation non justifiés.

Les points de vigilance lors de la restitution

Tout d’abord, contrôler l’état général de la carrosserie aussi objectivement que possible est primordial. Repérer les traces d’impact et inspecter le pare-brise et les rétroviseurs ainsi que certains éléments de carrosserie et les pare-chocs permettent de gagner du temps. Cette inspection « pré-restitution » effectuée par chaque conducteur aide à comprendre les dégâts subis par le véhicule et à éviter les surprises quant aux frais imprévus.

Les véhicules restitués sans avoir été nettoyés au préalable (intérieur et/ou extérieur) le sont pour le jour de l’expertise, de sorte que le rapport tienne compte de tous les dégâts, y compris ceux qui n’étaient pas visibles lors de la restitution. Les frais de nettoyage d’une voiture extrêmement sale seront donc facturés.

Quelque mois avant la restitution au loueur, il est important de consulter le procès-verbal de restitution du véhicule (présent dans la pochette conducteur à la livraison du véhicule). Ce document contient tous les éléments à connaître afin d’évaluer les remises en état à prévoir et définit également les dommages non-acceptables selon des critères bien définis.

Afin de renforcer l’implication et la responsabilité de chacun, les gestionnaires de flotte peuvent faire un rappel aux conducteurs plusieurs semaines avant le jour de la restitution. En effet, expertiser et faire remettre le véhicule en état en amont peut permettre de réduire considérablement les coûts le jour J. Le jour de la restitution, le conducteur ou mandaté saura immédiatement quels dégâts représentent des frais supplémentaires et signera un document qui sera inclus dans le rapport d’expertise.

Par ailleurs, de nouvelles solutions sont mises à disposition des gestionnaires de flotte pour réduire les frais de réparation, comme par exemple une application d’expertise en ligne de la carrosserie qui permet d’éviter les déplacements en atelier. Les réparations effectuées sur la carrosserie sont de loin les frais les plus lourds avant la restitution. L’utilisateur peut, avec cet outil, anticiper les éventuelles réparations grâce à un diagnostic rapide et efficace.

« Anticiper permet de passer d’une situation subie à une situation maîtrisée », conseille Franck Keller, Président d’Autogriff. Deux mois avant la restitution, le conducteur envoie une vidéo de son véhicule qui sera analysée par des spécialistes. Un retour est fait dans les 4 heures au gestionnaire de flotte avec le détail chiffré des éléments de carrosserie à faire réparer et ceux qu’il est préférable de faire prendre en charge par l’assurance.

Un contrôle régulier des véhicules de sa flotte automobile, le nettoyage intérieur et extérieur et la mise en place d’une grille d’évaluation pour notifier les points sensibles à vérifier constituent des solutions efficaces pour faciliter et simplifier l’étape redoutée de la restitution. 

Par Franck Keller, Président d'Autogriff