Cette situation a mis en évidence que certains services tels que la continuité d’activité, la connectivité et une communication claire sont vitaux pendant les périodes de bouleversement et d’incertitude.

Cette situation inédite ne fait qu’accentuer l’écart entre les entreprises qui ont déjà entamé leur transformation numérique et celles qui n’en sont qu’aux prémices de leur transformation ou qui ne l’ont peut-être pas encore finalisée. D’autant que face à ce défi imprévu, il est essentiel de fournir aux employés en télétravail des services permettant de maintenir la connectivité et l’information. En mobilisant les bons intervenants (opérations, informatique ou RH), les entreprises doivent faire en sorte que leurs employés puissent continuer à communiquer et collaborer avec leurs clients et collègues. En effet, une communication ouverte et claire, à travers des plateformes telles que les réseaux sociaux d’entreprise, les sites intranet, les téléconférences et les outils collaboratifs, favorise un esprit d’inclusion, de confiance et de détermination. Elle permet de tenir les salariés au courant de l’actualité et de limiter la propagation de la panique ou de fausses informations.

Les solutions de communications unifiées et de collaboration vont-elles devenir des normes ?

Utilisées depuis plusieurs années déjà, les solutions de communications unifiées permettent aux salariés d’avoir accès à un environnement de travail lorsqu’ils ne peuvent pas travailler au bureau. En dehors de maintenir la continuité de l’activité de l’entreprise à distance, cela peut améliorer la collaboration entre salariés mais aussi à gagner du temps. Ainsi, la productivité est souvent mise en avant comme un avantage considérable ; des études montrant la corrélation directe avec la rentabilité, puisque les équipes très motivées dégagent jusqu’à 21 % de profits en plus.

La mise en place de mesures pour préserver la productivité du personnel, que ce soit au bureau ou à l’extérieur, a un effet positif sur la culture de l’entreprise, la perception de la marque ainsi que sur la mobilité des employés et les résultats financiers. Les solutions modernes de collaboration contribuent à stimuler la productivité des entreprises au quotidien mais elles peuvent aussi jouer un rôle essentiel dans les plans de continuité d’activité.

Virtualiser les événements

Pour de nombreuses entreprises, les événements numériques – organisés en ligne – offrent une excellente alternative lorsque les voyages ne sont plus possibles. Utilisés pour des besoins externes ou internes, ils sont à la fois attractifs et interactifs. Les présentations commerciales et marketing, formations, séminaires et conférences peuvent tous être réalisés via le Web. Non seulement cela permet d’éviter les tracas et incertitudes liés aux voyages, ainsi que les frais associés, mais le contenu peut aussi être reformaté pour un accès à la demande.

La conversion des contenus des événements au format numérique et leur mise en ligne peut aider à donner aux participants l’impression d’être physiquement présents et connectés les uns aux autres. Il est à noter que ces événements numériques ne sont pas de simples diffusions à sens unique : ils peuvent être interactif. Toutes les cartes sont redistribuées : pourquoi ne pas faire appel à des coprésentateurs, visibles à l’écran où qu’ils se trouvent et pourquoi ne pas organiser des sondages pour connaître l’avis de l’assistance ou bien des votes sur des questions clés ? Ou encore commencer par une séance de questions-réponses ?

Dans le cadre commercial, la mise en place de formations clients ou webinaires de démonstration peuvent être la solution pour parer le rapport des salons phares du secteur. Les entreprises peuvent organiser des expositions complètes avec des stands, des ateliers thématiques ou des opportunités d’attirer de nouveaux prospects. En allant encore plus loin, il est possible de monétiser totalement tout événement, en ouvrant un accès payant à une webconférence ou une session individualisée.

Réduire au minimum le risque pour l’intégrité des données

Ces solutions posent implicitement des questions de sécurité. En effet, la sécurité des données constitue une préoccupation majeure en matière d’accès à distance et de flexibilité du travail. Il s’agit non seulement de protéger les données personnelles des collaborateurs, les données de l’entreprise et celles des clients, mais aussi de prendre en compte les obligations réglementaires. Face à des règlements tels que le RGPD qui régissent la nature des données conservées et leur mode de stockage, des outils performants doivent être mis en place de manière concomitantes pour ne pas mettre pas l’entreprise ou ses clients en danger. Une stratégie complète et intégrée de protection est nécessaire de sorte que seules les personnes autorisées aient accès à des informations spécifiques.

Par Stéphan Schaaff, CX & Digital Workplace Senior Manager chez NTT Ltd. France