Le 17 mars 2020 marquait le début du confinement. En un instant, Le télétravail qui commençait à peine à faire l’objet de réflexions est devenu la règle. Dix-sept mois plus tard, la levée des contraintes a montré qu’aucun retour en arrière n’est possible. Les collaborateurs comme les entreprises se sont adaptés, non sans y trouver certains avantages.

C’est pourquoi la politique immobilière est un véritable enjeu surtout quand on sait que les loyers représentent le 2ème poste de charges des métiers de services.

Repenser ses locaux en optimisant les surfaces

Après des mois de bureaux vides et des baux continuant à courir, bon nombre d’entreprises ont pris conscience de la nécessité de repenser l’aménagement de leurs locaux pour s’adapter aux nouvelles formes de travail.

Le télétravail ayant été partiellement maintenu, beaucoup d’entreprises de services ont fait le choix de conserver leurs surfaces tout en réfléchissant à leur configuration. Il s‘agit de répondre aux attentes des collaborateurs, de s’adapter aux nouvelles façons de travailler et de garantir le respect du principe de confidentialité, comme par exemple pour les professions réglementées.

Les locaux des professions de service doivent donc répondre aux objectifs de production, de collaboration et de sociabilisation.

La production

Aujourd’hui, le bureau n’est plus le lieu unique où l’on travaille. Désormais, un ordinateur portable et une bonne connexion internet peuvent suffire.

Pour certains collaborateurs, travailler de chez soi améliorerait la productivité en limitant la perturbation des bruits environnants, les réunions à rallonge, le stress des transports et les moments de distraction.

Les bureaux peuvent devenir plus ou moins flexibles. De la réduction des espaces individuels à leur occupation par plusieurs collaborateurs assurant une rotation entre télétravail et présentiel, elle peut aller jusqu’au flex-office où l’on réserve un bureau selon ses jours de présence.

Autant de concessions que les collaborateurs sont prêts à faire s’il s’agit de pouvoir télétravailler régulièrement.

La collaboration

Si la présence des collaborateurs se raréfie à quelques jours par semaine, il convient de repenser les espaces pour créer des lieux de convivialité favorisant les échanges et le maintien du collectif.

La synergie des équipes passe alors par l’organisation de réunions en présentiel. L’expérience de la visio a démontré que la collaboration est plus aisée lorsqu’on se réunit autour d’une table qu’à distance.

La sociabilisation

La sociabilisation des équipes est fondamentale dans toute organisation. Elle permet la transmission des valeurs et de la culture d’entreprise. Dans une organisation où les collaborateurs se voient peu, il est primordial d’y travailler pour préserver le capital humain. Les rencontres sont un moyen de développer la solidarité, l’inclusion et l’esprit d’équipe.

Aujourd’hui, la notion de bureau a définitivement pris un autre sens. Faut-il vraiment le regretter si ces évolutions apportent plus d’espace pour le travail collaboratif et une plus grande de flexibilité tout en augmentant la productivité ?

La réduction des surfaces, quel impact financier ?

Dans un contexte économique incertain, certaines entreprises ont fait le choix plus radical de réduire leurs surfaces, moins d’espace signifiant moins de charges. Mais cela est-il aussi simple ?

À nouvelle organisation, nouveaux besoins

Près de la moitié des postes de travail seraient quotidiennement inoccupés. La réduction des surfaces pourrait avoir des conséquences majeures sur l’immobilier de bureaux si cette tendance se confirmait.

S’agit-il pour autant d’une réduction des espaces de travail ou d’une redéfinition résultant d’un changement de paradigme ?

Avec le développement des travailleurs indépendants, l’hybridation du travail et l’externalisation de certaines fonctions, la flexibilité de l’organisation tend vers la flexibilité de l’emploi. Facilitée par la transformation des métiers, cette mutation modifie les façons de travailler et d’interagir. Au-delà d’une simple adaptation de l’organisation, ce sont de profonds changements structurels qui s’annoncent.

À ces nouveaux modes de collaboration correspondent de nouveaux besoins. D’où l’engouement pour les tiers lieux que sont les centres d’affaires, espaces de coworking, bureaux mutualisés, etc.

Plus qu’un simple espace de travail, ces nouveaux environnements constituent des lieux de rencontre, d’échange ou de formation. Souvent associés aux entreprises du numérique, leur utilisation est tout autant adaptée aux métiers du chiffre et du droit.

Cette évolution ou plutôt révolution est lourde de conséquences pour les propriétaires de bureaux qui doivent assumer la charge financière de la transition. Les entreprises ayant une filiale immobilière s’inquiètent déjà de l’impact d’une baisse de la demande et de l’obsolescence induite par le changement d’usage sur la valeur de leurs investissements.

Réduction des surfaces : optimisation de la rentabilité ou simple transfert de charge

Comment organiser les besoins de métiers en pleine mutation ? La généralisation des activités en mode nomade et l’essor du digital révèlent déjà des constantes : la possibilité d’accéder rapidement à des surfaces modulables et de s’en libérer aussi facilement, la qualité des espaces, leur localisation et l’accessibilité des transports.

Pour les entreprises locataires qui hésitent encore, le calcul des économies réalisées peut emporter la décision. Ce critère reste à relativiser car il n’est pas sans contreparties, y compris financières.

Le remplacement des bureaux traditionnels par des tiers lieux a un coût.

On peut y ajouter l’accompagnement des managers dans la gestion d’équipe à distance, le financement d’équipements adaptés ou une indemnité pour l’utilisation du domicile, ce qui augmentera indirectement les rémunérations et donc les charges.

Enfin, pour conserver le sens du collectif avec des salariés disséminés, les occasions de renforcer les relations seront à créer. Autant d’économies réalisées qui seront à réinvestir dans l’organisation de conventions, séminaires ou ateliers de cohésion d'équipe.

L’impact financier de la réduction des locaux n’est donc pas aussi automatique qu’on peut le penser….

Par Catherine Sauvat, Présidente d'Emerize et Anne Vila, secrétaire Général chez Regimbeau