Avec leur smartphone et face à la multiplication des offres en ligne, les voyageurs d’affaires ont tendance à réserver directement sur Internet leurs billets d'avions et leurs hôtels, sans toujours se soucier de la politique voyage de leur entreprise, ni d'ailleurs des risques liés à la confidentialité des données et de leur propre sécurité.

Pour les entreprises, et en particulier pour le travel manager, c'est un véritable casse-tête ! Comment vérifier que la prestation a été obtenue au meilleur prix ? Comment savoir si la sécurité du voyageur est assurée ? D'autre part, impossible de faire rimer open booking avec reporting. Alors comment faire en sorte d'organiser un contrôle en amont du voyage, et assurer son suivi, dans le respect des budgets et de politique voyages de l'entreprise ? Le paiement centralisé est une solution qui s'impose au vu de ses nombreux avantages.

D'ailleurs, les entreprises françaises l'ont bien compris puisque le pourcentage de celles qui utilisent une solution de paiement centralisé a bondi de 18 points entre 2015 et 2016. Ce constat est tiré de la 12e édition de l'ITMS (International Travel Management Study), une étude annuelle menée par AirPlus International auprès de 24 pays. Une infographie résume les résultats observés auprès de gestionnaires de voyages et de voyageurs d'affaires français.

Des cartes complémentaires

Qui a dit que les travel managers s'intéressaient davantage à l'optimisation des coûts qu'au confort du voyageur d'affaires ? Bien au contraire, selon cette étude, les travel managers placent au premier rang des avantages liés au paiement centralisé, ex aequo avec 81 % des votes, la consolidation des données pour l'entreprise, et le confort pour le voyageur qui n'a plus besoin d'avancer les frais. Bien entendu, l'entreprise y trouve aussi d'autres avantages, tels que l'optimisation des processus internes (65 %), le contrôle de la politique voyages (57 %) et un pouvoir accru de négociation auprès des fournisseurs (41 %). Les entreprises savent désormais tirer tous les avantages du paiement centralisé et utiliser au mieux les moyens de paiement proposés en fonction des résultats recherchés.

Ainsi, toujours selon cette étude, 62 % des entreprises françaises interrogées ont recours au paiement par carte logée avant le voyage. En résumé, cette carte qui peut être logée au sein d'une agence de voyages, du service voyages de l'entreprises ou encore dans un outil de réservation en ligne, est parfaitement adaptée pour le règlement des dépenses voyages d’affaires, notamment l’avion et le train, les nuits d’hôtel et les locations de voiture.

Si la carte logée reste la pierre angulaire, les travel managers ont bien compris également les spécificités liées cette fois à la carte virtuelle. Ainsi, 75 % des entreprises trouvent la carte virtuelle idéale pour les voyageurs occasionnels et les dépenses exceptionnelles. Si elle est surtout utilisée pour les frais d'hôtel, elle l'est aussi de plus en plus pour la location de voitures, la restauration, ainsi que pour d'autres usages tels que le MICE ou les achats en ligne.

La complémentarité de ces deux types de cartes est évidente, et leur utilisation conjointe par l'entreprise permet de couvrir tous les types d'usages et de bénéficier d'un réseau d'acceptation très large. Enfin, pour 52 % des entreprises, l'intégration automatisée des données dans le système informatique interne est le critère principal dans le choix d'une solution de paiement.

Pour télécharger l'infographie, cliquez ici

Pour information, Airplus International organise le 8 juin prochain une matinale sur le paiement virtuel. Les lecteurs de GPOMag peuvent y participer gracieusement en s'inscrivant ici