Des solutions dès les petits volumes de courrier
En ce qui concerne la mise sous enveloppe, l'utili­sation d'une machine est une solution envisageable, dès que le volume de plis à envoyer atteint quelques lettres par jour. « À partir de 10 courriers par jour, la DI200 est une petite machine de mise sous enveloppe répondant aux attentes des entreprises, même petites. Neuf fois plus rapide qu'à la main, la machine assemble, plie, insère et colle, en quelques secondes, explique Stéphanie Karsenty, directeur marketing GMS chez Pitney Bowes. L'utilisation de cette machine permet un gain de productivité indéniable. Prenons l'exemple d'une entreprise dont le volume mensuel du courrier représente 50 bulletins de paie, 150 factures, 50 relances clients et 1 mailing destiné à 200 clients. Alors qu'à la main, la mise sous enveloppe de ces 450 plis par mois, au total, prend quatre heures et demie, la machine le fait en trente minutes ».

Pour optimiser le service courrier, les coûts d'affranchissement à proprement parlé doivent également faire l'objet d'une analyse. Les   « très petites machines à affranchir », dites « tpMAc » ont de nombreux atouts. Celles-ci permettent en effet l'accès aux tarifs entreprises de La Poste – moins chers que le timbre –, ainsi qu'à de nombreux autres tarifs, également plus économiques que les timbres. Grâce à une balance intégrée, pour un affranchissement au juste poids, les tpMAc permettent également d'éviter le sur-affranchissement, une pratique injustifiée certes, mais finalement assez courante, due au fait que l'on veut être sûr que le courrier arrive bien ! Autre point important, en matière de gestion de trésorerie cette fois, le paiement des affranchissements ne se fait qu'en fin de mois à La Poste.

À tous ces avantages, s'ajoute également la suppression de la corvée imposée aux personnes de votre service chargées de faire la queue au bureau de poste, quand celui-ci n'a pas été supprimé, comme c'est le cas dans certaines communes. Un progrès, d'autant plus que, depuis le 18 mars dernier, il est désormais possible de déposer votre courrier dans n'importe quelle boîte aux lettres du département de l’installation de la machine à affranchir (BAL de la commune seulement auparavant).
Concrètement, la tpMAc DM 55 de Pitney Bowes, par exemple, répond parfaitement aux attentes des entreprises, dès que leur flux de courrier sortant atteint quelques lettres par jour. « Quant à la DM220i, une toute nouvelle machine de la gamme tpMAc, lancée début avril - la plus rapide de la gamme, avec connexion réseau LAN ou par prise analogique -, elle permet de traiter de 5 à 50 envois par jour », fait valoir Stéphanie Karsenty.

Les solutions à partir d'un flux courrier moyen
Lorsque les volumes des flux courriers sont plus importants, l'optimisation de leur gestion va concerner non seulement les gains de temps des opérations, mais aussi la recherche de réductions substantielles des coûts postaux. Ce qui passe par une meilleure préparation des documents. Sans oublier la valorisation du courrier pour « attirer l'attention du destinataire » et augmenter ainsi les taux d'ouverture.

Une meilleure préparation des documents
L'optimisation des documents pour réduire le nombre de pages et les dépenses d'affranchis­sement associées, cela fait partie des solutions à prévoir pour maîtriser son budget courrier. Chez Pitney Bowes, le logiciel Planet Press répond à cette problématique.
Parmi les autres solutions, proposées cette fois par Neopost, le logiciel OMS-100 permet de gérer de façon sécurisée l'envoi de documents, comme des factures, à nombre de pages variables. « Cette solution logicielle permet par exemple d'imprimer en toute simplicité les documents en mode recto/verso et de diminuer le poids des plis, ainsi divisé par deux, tout en sécurisant le process d'envoi. Autrement dit, le bon document arrive toujours à la bonne personne ! », expliquent Franck Sillard et Christophe Duxin, respectivement directeur Business developpement et responsable produit chez Neopost.

Pour la préparation des courriers tracés, comme les recommandés, la lettre expert ou encore la lettre suivie, Neopost propose la solution web « Mes Envois ». « Cette solution présente de nombreux avantages, allant de la simplicité de préparation, au gain financier via un choix approprié du produit postal, qui peut représenter jusqu’à deux euros par pli. Sans oublier le suivi des plis en termes de distribution », précise Franck Sillard.

Optimiser les flux de courriers sortants
En matière de solution interne matérielle, Neopost propose comme machine à affranchir la nouvelle génération de IS-420/440/480. « Cette machine permet en un clic d'accéder à tous les produits postaux avec une mention postale gérées en automatique ! », souligne Christophe Duxin. Et pour mettre vos documents sous enveloppe, la nouvelle mise sous pli DS-65 de Neopost est une machine 100 % automatique.

La nouvelle gamme de mise sous pli « Touch » - les DI 380 et DI 425 Touch de Pitney Bowes – est destinée aux moyens volumes. Un écran tactile couleur, équipé Bluetooth, permet un pilotage à distance de l'équipement, avec un accès sécurisé, et la possibilité d'éditer des rapports de production, pour une meilleure traçabilité des envois et des opérations.
Toujours afin de gagner en productivité, les entreprises (moyens et hauts volumes courriers) se tourneront aussi vers la nouvelle machine à affranchir Connect+, proposée par Pitney Bowes. Munie d'un écran tactile couleur, celle-ci donne accès à des applications web sous forme d'icônes, avec impressions de graphiques couleur personnalisés sur toute la largeur de l'enveloppe.

Optimiser les dépenses d'affranchissement
« Il faut avoir à l'esprit que le coût de la machine à affranchir représente seulement dix pour cent des dépenses courrier, l'essentiel des dépenses d'envoi concernant l'affranchissement », observe Stéphanie Karsenty. C'est pourquoi, les entreprises ayant un volume moyen, voire haut, en matière de flux courriers ont tout intérêt à demander aux spécialistes de réaliser un audit courrier, destiné à optimiser leurs dépenses d'affranchissement. « Outre l'outil de suivi des dépenses postales Inview, Pitney Bowes propose une offre tout inclus PB Box », explique Stéphanie Karsenty. Ce logiciel permet en outre de mieux gérer la mise en page, pour optimiser l'espace, mais également d'envoyer ensemble des documents adressés séparément.
Du côté de chez Neopost, le service machine à affranchir Neopass 3, traduit l'engagement de ce spécialiste de faire réaliser à ses clients 5 % d'économie au minimum sur les affran­chis­sements annuels , via des conseils personnalisés et une étude réalisée chaque année.

Des solutions externes web
Il est possible d'adresser à distance l'impression, la mise sous pli et l'envoi des documents à un tarif d'affranchissement très attractif. C'est ce que propose par exemple la solution externalisée web « Neotouch » de Neopost.
« Et pour gagner jusqu'à 43 % sur vos envois de colis, la solution web « mesenvois.fr » est tout à fait indiquée », ajoute Franck Sillard.

En conclusion, de nombreuses solutions existent, que ce soit en s'équipant de matériels ou en externalisant tout ou une partie de son courrier. Reste à faire le choix correspondant le mieux à la typologie de votre activité. Les prestataires spécialistes en la matière - que sont Pitney Bowes, Neopost ou encore Frama - l'ont bien compris. C'est pourquoi, ils proposent aujourd'hui des solutions adaptées à chaque cas. Histoire de vous aider à faire le tri...

Par Nadine CHAMPENOIS