Malheureusement, lorsque ce type d’organisation est en place, il est très fréquent que le dirigeant manque de visibilité sur son activité. Sans que la compétence du comptable unique soit remise en cause, son isolement et le large spectre des tâches que lui demande le dirigeant posent problème. La comptabilité peut alors comporter des erreurs difficiles à débusquer, sans parler des risques fiscaux et sociaux que cela faire prendre au dirigeant sans qu’il en ait conscience.

D’un comptable unique à une gestion dynamique !
Les besoins de spécialisation, les nouvelles offres de prestations d’accompagnement en gestion comme la direction financière externalisée, ainsi que les possibilités quasi infinies des outils de gestion collaboratifs accessibles de façon sécurisée par internet…autant de contraintes et d’outils qui permettent aux dirigeants de TPE/PME de mieux s’équiper. Il peut désormais mettre en place d’authentiques services administratifs et financiers dignes des plus grandes entreprises et ce, avec un coût maîtrisé.

D’une logique comptable souvent perçue comme non productive, les TPE/PME peuvent désormais se doter d’un service gestion dynamique, productif et utile pour aider les dirigeants à la prise de décision pertinente.

La formule gagnante :

Un DAF (Directeur administratif et financier) externalisé,

Un Expert-comptable missionné,

Un comptable unique,

Un logiciel de gestion agile.

Le DAF externalisé et l’expert-comptable collaborent ensemble tout en opérant chacun sur un périmètre fonctionnel clair et distinct. Le dimensionnement de l’intervention de ces prestataires varie selon la taille de l’entreprise ainsi que selon la fréquence de reporting souhaité et défini par le dirigeant. Le recrutement du comptable unique est très important pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il bénéficie de plus d’un encadrement de qualité lui permettant de progresser et de prétendre à terme à un poste de Responsable Gestion dans des entreprises de plus grandes tailles voire de devenir DAF.

Bien choisir son outil de gestion collaboratif.
C’est évidemment essentiel pour le bon fonctionnement et l’efficacité globale de l’organisation. Adapté au métier de la TPE/PME, l’outil doit être conçu de manière à éviter notamment la redondance de saisie d’informations. Toute saisie de documents (Factures ventes, Achats, note de frais) doit pouvoir s’exporter dans le logiciel de comptabilité partagé avec l’expert comptable. Rien n’est pire que la double voire la triple saisie qui génère perte de temps et décuple le risque d’erreurs.

Avoir une vision claire du « qui fait quoi »
C’est le point de départ fondamental d’une réorganisation performante. Le comptable unique, encadré par un DAF externalisé expérimenté, peut ainsi progresser et fournir à sa direction les tableaux et les indicateurs, seules clés utiles au dirigeant pour améliorer le pilotage de son entreprise.

A partir d’un plan annuel de fonctionnement, le dirigeant dispose ainsi d’une vue exhaustive des livrables rendus par son équipe administrative et financière. Il n’est plus dans le flou de ce que peut lui donner sa gestion sur laquelle il peut se reposer en toute confiance. Le dirigeant peut dès lors prendre et anticiper les décisions les plus adaptées à la bonne marche de son entreprise.

Le DAF externalisé devient le garant des services produits par l’équipe et peut analyser les résultats, en émettant des recommandations pertinentes. Par voie de conséquence, l’expert-comptable peut travailler sur des données comptables fiabilisées et à jour. Il ne perd plus de temps à traiter les nombreux correctifs résultant de la faible qualité de la saisie des données réalisées par le comptable unique.

En conclusion, le dirigeant de PME peut s’appuyer sur une équipe administrative et financière professionnelle composé d’un trio DAF externalisé + Expert Comptable + Comptable unique résolument orienté vers l’efficacité et la fiabilité. Une organisation qui n’a rien à envier à celle d’une grande entreprise.

Franck DERMAGNE
Président fondateur du Réseau DAF On Line