Dématérialiser les factures fournisseurs, mode d’emploi
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La dernière génération de logiciels de reconnaissance de factures automatise le versement des informations dans la comptabilité. Les offres en ligne évitent l'investissement.
Longtemps, les solutions logicielles destinées à automatiser le traitement des factures fournisseurs restaient réservées aux grandes entreprises, ou au minimum, aux PME fortunées. Les raisons ? D'abord le coût total pour la licence et la maintenance, la journée de paramétrage, l'intégration avec les logiciels de comptabilité. Mais aussi, une certaine rigidité des logiciels limitait la reconnaissance aux mêmes types de factures. Il fallait d'abord paramétrer l'outil pour reconnaître tel ou tel type de facture. Tout nouveau type de facture, et donc par exemple tout nouveau fournisseur, impliquait de paramétrer à nouveau l'outil. Pour obtenir un retour sur investissement visible, en terme de temps de traitement, investir dans ce type de solution supposait donc d'avoir un nombre limité de fournisseurs et que ces derniers envoient un nombre important de factures. Évolution technologique oblige, la dernière génération d'outils a dépassé ces limites. Reste à trouver la solution adaptée aux besoins de chaque entreprise.
Reconnaissance
La première étape, dénuée de difficultés, consiste bien sûr à scanner et à envoyer les documents numériques à l'étape de reconnaissance. Une fois convertis à un format image (tiff, jepg) ou pdf, les document sont analysés par le logiciel. Nombre d'éditeurs ont même développé des menus autorisant les opérations basiques directement à partir du scanner. Une fois cette étape passée, les logiciels sont désormais capables de reconnaître la plupart des factures fournisseurs, d'en extraire les informations utiles et de les verser dans les systèmes de comptabilité. Et, de surcroît sans avoir à définir sur les documents scannés, les zones dans lesquelles l'outil s'attend à trouver les informations. Même si paramétrer ces zones peut accélérer le traitement des factures par l'outil. Chez certains prestataires, « le paramétrage est complètement inutile », souligne Magali Michel, directrice de Yooz. Cette étape permet de traiter toutes les factures, quel que soit l'émetteur.
Pour répondre aux cas où la reconnaissance ne fonctionne pas, ou quand l'outil a un doute, ce dernier indique, par un surlignage à l'écran, la zone incriminée, par exemple la date ou le montant.
Paramétrage
La deuxième étape porte sur l'interface avec la comptabilité. Si les logiciels de reconnaissance ont souvent des connecteurs parfois déjà paramétrés pour s'interfacer avec les logiciels de comptabilité, il importe dans tous les cas de vérifier que la zone reconnue et versée dans le logiciel de comptabilité soit bien la bonne. Par exemple que le montant HT ne soit pas et dans la zone montant TTC. Une vérification importante pour la bonne utilisation de fonctions comme le rapprochement. Cette étape est indispensable, mais est souvent facilitée par l'expérience des éditeurs qui ont l'habitude de faire communiquer leurs outils.
Archivage
Pour des raisons réglementaires, pour prévenir les litiges notamment, il importe de conserver les copies numériques des originaux papiers. Si leur valeur légale reste parfois contestée, leur production devant un juge peut tout de même servir d'élément de preuve. Ce stockage ne fait pas partie des outils de reconnaissance, mais dans de nombreux cas, les éditeurs de logiciels de reconnaissance proposent des outils de gestion électronique des documents. L'utilisation de ces derniers dépendra du nombre de documents à gérer.
En ligne
La dématérialisation des factures fournisseurs peut se faire aussi sans investir dans des logiciels. Des prestataires comme Perceptive Software ou Yooz prennent en charge toutes les étapes, capture d'image du document, indexation, stockage et récupération. Définies par l'acronyme SaaS (Software as a Service), ce type d'offre analyse les images envoyées via Internet et renvoie, à la demande, les données dans les outils de comptabilité. ImageNow de Perceptive Software peut s'interfacer entre autre avec Microsoft Dynamics, SAP, Lawson, Oracle... Cette intégration avec la comptabilité peut automatiser les processus comme par exemple déclencher le paiement. Les prestataires garantissent une traçabilité pendant tout le traitement. Les exceptions se traduisent par des alertes, sous forme de courriels par exemple. Dernière étape, l'accès aux documents initiaux via le web reste possible. Les tarifications varient selon les prestataires, mais sont généralement calculées en fonction du nombre de factures, d’utilisateurs et de l'espace de stockage. Des solutions qui peuvent démarrer à 99 € et devenir rentables à partir de quelques dizaines de factures fournisseurs par mois.
Par Patrick BRÉBION
| Extraction de données Pendant l'étape de vidéocodage, les informations extraites (TVA, date, etc.) apparaissent à l'écran à côté de la facture numérisée avant leur versement dans les outils de compta- bilité. Lorsque le logiciel de reconnaissance a un doute, il surligne le champ en cause. L'objectif est de faciliter le contrôle des données « douteuses » par l'opérateur chargé de cette étape.  |
| Focus Archivage des factures numériques, quelles contraintes légales ? Depuis 2007, une instruction fiscale prévoit la conservation, sous forme électronique, des copies de factures produites sur support papier. Une déclinaison, pour la facture, de la loi de mars 2000 qui avait introduit l’écrit électronique dans le Code Civil. En cas de litige, il reste nécessaire de produire, devant les tribunaux, les documents numériques en attestant de la fidélité par rapport au document original, de l'authenticité et de la pérennité des documents. Très concrètement, dans le cas d'une solution en ligne, cela se traduit par le respect de standards informatiques et par la production de documents correspondants à ces différents aspects. La loi n'impose aucune technologie. Les fournisseurs mettent en avant l'utilisation de formats de conservation standardisés ou normalisés permettant de vérifier que l'original n'a pas été modifié. Les documents sont ainsi conservés, selon les cas, en format image (jpeg, etc.) ou pdf/a, une variante du pdf destinée à l'archivage. Ils assurent parfois la « tenue » de journaux enregistrant toutes les opérations relatives à ces originaux pour en faciliter la traçabilité. Les services proposés dépendent du volume de factures à archiver. Dans le cas de volumes importants, trouver le document en cause dans une procédure, ou, plus simplement pour un contrôle fiscal, implique de disposer de fonctions de recherche efficaces. Dans tous les cas, le but est de fournir un ensemble d'éléments attestant de l'intégrité de la facture en cas de contestation. Dans le domaine de l'archivage numérique, les prestataires ne proposent pas tous le même niveau de services. Certaines associations garantissent les bonnes pratiques dans le domaine. On peut citer la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (www.fntc.org) ou encore la Fedisa (www.fedisa.eu). Coffre-fort électronique Ces associations mettent en avant le respect de normes spécifiques à l'archivage, que ce soit sous sa forme papier, électronique ou mixte. La plus connue, la NF 42-013 devenue la norme internationale ISO 14641-1, a pour objet de certifier les systèmes d'archivage électronique sur les procédures à respecter en termes de traçabilité, de pérennité et d'intégrité des informations. Cette norme est également censée garantir de pouvoir accéder aux archives même au bout de quelques dizaines d'années. Elle peut être appliquée à toute entreprise spécialisée dans le domaine ou non. En complément de cette dernière, les prestataires spécialisés promeuvent des normes complémentaires spécialement dédiées aux coffres-forts numériques, comme la NF 42-020, publiée l'été dernier. Une démarche qui entend répondre aux questions sensibles liées à l'externalisation du stockage des factures : est-il possible de récupérer ses données, de changer de fournisseur, etc. ? « À la fin du contrat, je vous rendrai vos factures électroniques et elles seront dans un format exploitable par d'autres prestataires de coffres-forts électroniques », garantit Alain Borghesi, chargé de mission archivageà la FNTC et dirigeant de Cecurity.com. |
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Une offre pléthorique |
Patrick Brébion
Après des débuts dans le développement logiciel, Patrick est devenu journaliste dans les années 90. Depuis, il couvre de nombreux sujets pour la presse BtoB avec une prédilection pour les technologies de l’information.