En Europe, les répondants (issus de départements financiers) estiment que les Travels et Expense (T&E) sont plus un poste de dépenses stratégiques qu'un coût nécessaire. 44 % des PME et grandes entreprises européennes estiment que ces dépenses contribuent à accélérer leur croissance. Si la plupart comprennent la nécessité d'optimiser la gestion des voyages et des notes de frais pour dégager un avantage stratégique et une rentabilité, elles se dérobent en raison de la médiocrité d'accès aux données et des problématiques de coûts.

L'étude souligne que les entreprises qui adoptent une démarche rigoureuse, parfaitement définie et maîtrisée pour la gestion de leurs voyages et notes de frais envisagent le T&E comme un levier stratégique a contrario de celles qui ont tendance à naviguer à vue.

Les entreprises prennent la mesure des avantages de l'automatisation, les équipes Finance considérant qu'une meilleure visibilité sur les dépenses représente un avantage majeur. Ainsi, 68 % d'entre elles ont déployé des solutions technologiques que ce soit pour les réservations de voyages ou la gestion des notes de frais. Si ces solutions leur permettent de réaliser des économies, le recours à des systèmes automatisés globaux (T&E) a un impact encore plus notable sur les économies réalisées sur les coûts directs et indirects en particulier (qui s'élèvent à 63 %, contre 54 % à partir du moment où une seule procédure a été automatisée).

Nombre d'équipes Finance n'ignorent pas les avantages induits par le regroupement sur une même plateforme des systèmes applicables aux voyages et aux notes de frais : 57 % de l'ensemble des entreprises estiment que leur intégration complète serait un réel gain d'efficacité en termes de planification et d'élaboration de budget. Ce sont surtout les ETI et grands comptes qui en sont convaincus : 62 % des professionnels de la finance et de la comptabilité affirment qu'un système entièrement intégré de gestion du T&E les aiderait à prendre des décisions plus stratégiques.

Attention à la marche !
Si nombre d'équipes Finance sont convaincues du caractère stratégique des dépenses liées aux déplacements professionnels, la majorité des entreprises ne sont pas prêtes à les optimiser. L'étude montre que 90 % d'entre elles n'utilisent pas actuellement de solution intégrant sur une même plateforme la gestion des voyages et des notes de frais. En conséquence, seules 31% des entreprises interrogées estiment avoir une gestion optimale de leur budget T&E et 48 % avouent n'avoir la maitrise que de moins de la moitié de leur budget dans ce domaine.
Les entreprises sont parfaitement conscientes de l'inadéquation de leurs programmes actuels : 85 % estiment qu'elles doivent améliorer la gestion de leurs T&E pour réaliser des gains de croissance.

Or, les équipes Finance rencontrent de nombreux défis pour améliorer leurs procédures. L'exactitude des données à disposition, en matière de voyages et de notes de frais, constitue le premier handicap (40 %) ; viennent ensuite les inquiétudes sur le coût d'intégration des différents systèmes (35 %) et l'évaluation des dépenses dans une optique de meilleure allocation des ressources (33 %). A ces défis s'ajoute le fait que toutes les entreprises interrogées recourent à de multiples systèmes internes et externes et sources pour la gestion de leurs voyages et notes de frais, auprès de différents prestataires.

Roxana Bressy, PDG de KDS, commente : « L'approche KDS d'une plateforme unique dédiée à la gestion des déplacements et des notes de frais, aide les entreprises à optimiser ce poste de dépenses et à en retirer une valeur ajoutée stratégique. Si cette étude que nous avons mandatée a été menée auprès de professionnels de la finance, c'est parce que nous sommes conscients de leur rôle décisif dans l'optimisation du T&E pour les entreprises. Les données recueillies confirment que les personnes interrogées perçoivent tout l'intérêt d'une approche intégrée pour surmonter les obstacles auxquelles elles sont confrontées dans la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais. Cette étude livre des perspectives précieuses qui les aideront à justifier l'opportunité que représentent les investissements dans des systèmes T&E complètement unifiés ».

Méthodologie de l'étude :
L'étude Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour les équipes finances a été menée par B3tsi du 26 novembre 2018 au 4 janvier 2019. Les données recueillies sont issues d'entretiens téléphoniques organisés auprès de 616 responsables en charge de budgets T&E (en poste, à 65 % dans un service Finance, à 19 % dans un service Achats (Achats/Services généraux), à 10 % dans un service Voyages, à 6 % dans un service autre). Les pays pris en compte sont la France, l'Allemagne, le Royaume-Uni, la Suède, la Finlande et la Norvège.