Alors pourquoi ne pas laisser ces tâches fastidieuses et chronophages à la technologie, si cette dernière le permet ? En effet de nombreuses solutions technologiques existent aujourd’hui pour automatiser ces processus. Les services RH doivent donc prendre dès maintenant le tournant du digital pour soutenir la compétitivité de leur entreprise.

Promesse d’embauche, contrat de travail, accord de confidentialité, attestation de remise de matériel, fiches de paies… La signature électronique, comme celle de Signaturit, permet de rationaliser tous les processus de gestion et signature de contrats et documents de manière sécurisée ! La dématérialisation de ces processus RH est la clé pour accélérer les processus de recrutement, simplifier la gestion documentaire et ainsi optimiser le fonctionnement des ressources humaines.

Signature en ligne en quelques secondes

Avec la signature électronique, le signataire peut signer en ligne à tout moment depuis son ordinateur, son smartphone ou encore sa tablette. Cela permet d’accélérer sensiblement le processus de signature. On réduit un processus qui pouvait prendre plusieurs jours en quelques heures. Et les statistiques le démontrent : 76% des documents RH envoyés avec Signaturit sont signés le jour même.

Prenons l’exemple d’un futur employé, il n’aura plus à se déplacer dans les bureaux de l’entreprise pour signer son contrat en personne. Si le contrat lui est envoyé par courrier, il n’aura plus à l’attendre et à le renvoyer signé. Enfin, dans le cas d’un envoi par e-mail, on évite les étapes d’impression et de numérisation (en partant du principe que ce dernier ait une imprimante/scanner à disposition). Avec une solution de signature électronique, le processus est simplifié : le candidat reçoit son contrat par e-mail et peut le signer immédiatement en ligne !

Enfin côté employeur, si l’un des signataires du service RH, tel que le DRH se trouve en déplacement, il n’est plus nécessaire d’attendre son retour pour obtenir sa signature.

Une meilleure productivité du service RH

L’utilisation d’une solution de signature électronique permet d’éliminer les tâches chronophages et répétitives liées à la gestion documentaire (impression, numérisation, envoi postal), mais aussi d’automatiser de nombreuses tâches manuelles telles que l’envoi des documents, le suivi du processus de signature ou encore l’archivage. Cela permet de libérer du temps pour les équipes RH, qu’elles peuvent dédier aux missions clés pour le service : recherche de talents, formation des employés, etc.

Et pour simplifier et automatiser au maximum les processus, les entreprises peuvent intégrer la solution de signature électronique avec leur SIRH. Toutes les actions telles que la configuration des documents, l’envoi ou encore le suivi du processus peuvent être réalisées directement depuis le logiciel de l’entreprise.

Une expérience collaborateur digitale

Dématérialiser les démarches administratives des employés permet de simplifier leur quotidien. Avec la signature électronique, l’expérience de signature est rapide et simple : les employés ont la possibilité de signer en ligne tous les documents RH. C’est une source de motivation et d’engagement pour les collaborateurs car ils ne perdent pas une minute dans des processus qui peuvent parfois être complexes et dépassés.

Un processus sécurisé de contractualisation

La signature électronique garantit l’identification des signataires, ainsi que l’intégrité du document signé, c’est-à-dire qu’il ne pourra être modifié à postériori, grâce à un horodatage qui certifie la date et l’heure de signature. En effet la signature électronique est encadrée par le Règlement européen eIDAS (voir encadré ci-dessous). Pour être en conformité avec le Règlement et garantir la validité juridique de la signature électronique, les “prestataires de services de confiance” doivent respecter un ensemble de normes. Gain de productivité, réduction des coûts opérationnels, marque employeur innovante et eco-friendly… Les services RH ont donc tout à gagner à passer le pas de la dématérialisation des contrats !