Un logiciel de frais pour quel utilisateur ?
Un logiciel de notes de frais tel que celui proposé par l’éditeur Expensya est d’abord un outil qui permet de gérer les dépenses de l’entreprise pour une meilleure gestion comptable et une plus grande visibilité des dépenses globales de l’entreprise. Plus elle a de collaborateurs et plus cet outil se révèlera être nécessaire, car il contribuera à limiter le temps qu’une entreprise consacre inévitablement à contrôler et à limiter les frais professionnels.

Les consultants et commerciaux ne sont pas en reste : un logiciel de notes de frais simplifiera et accélèrera le remboursement des frais qu’ils auront engagés pendant leurs déplacements professionnels (les achats comme les frais kilométriques).

Enfin c’est le comptable qui peut se satisfaire de cet outil. C’est celui sur lequel échoit souvent la tâche de validation et de remboursement des frais professionnels. Il s’agira pour lui d’opter pour un outil qui lui permettra de maximiser son temps de travail.

Les avantages de cet outil
La bonne productivité d’une entreprise repose sur plusieurs éléments. Parmi ceux-ci figure la qualité de vie au travail mais également la nécessité de disposer d’outils technologiques qui ont pour objectif de faciliter la vie professionnelle des sociétés. Un bon logiciel de notes de frais doit permettre de gagner en temps et en transparence :
• Gain de temps : il diminue de moitié le temps passé à la gestion des frais professionnels.
• Il réduit le risque d’erreurs en mettant à disposition des outils intuitifs et performants. (Certains logiciels permettent d’extraire des reçus les informations pertinentes pour le comptable).
• Il facilite les échanges de données entre entreprises, collaborateurs et comptable.
• L’outil pouvant s’utiliser sur des smartphones ou des ordinateurs peut être exploité pendant des déplacements (pour plus de rapidité et moins de risques d’oublis).
• Le logiciel de notes de frais permet d’avoir une vision globale et claire des frais des équipes.
• Il permet de réaliser des économies de papier en limitant les frais d’impression et le gain de place (plus besoin de stocker). Le gain est donc à la fois économique et environnemental.

Cet outil de gestion permet donc de mieux contrôler les dépenses d’une entreprise en temps réel.

Trouver le bon logiciel
Un bon logiciel doit donc permettre de valider tous les points précédemment défendus.
• L’outil de gestion doit être utilisable rapidement : le scan et l’extraction automatique des informations nécessaires au comptable est un plus. L’application doit être ergonomique et performante.
• Il doit pouvoir être installé sur le réseau interne de la société ou utilisable par tous les employés via une application en ligne qui doit être accessible partout.
• Les factures numérisées via l’outil de gestion doivent avoir une valeur légale en cas de contrôle (du fisc ou de l’URSSAF).
• Les factures doivent pouvoir être stocké dans un centre respectant les normes fixées par l’Etat : les normes IS0 27001 NF 461 et NF Z42-013.
• Il doit mettre à votre disposition un outil permettant d’avoir une vision globale des notes de frais.
• Assurer la portabilité des données peut être un atout (si jamais l’on a besoin de présenter une version papier de ses notes de frais).