Voici l’anecdote. Il y a quelques temps alors que j’étais dans la file d’attente des taxis à St Pancras à Londres, j’engage la conversation avec Marc, un concitoyen. Comme nous allions dans le même quartier, je lui propose de partager le taxi.
Marc passe une grande partie de son temps en déplacement. Commercial grands comptes pour un éditeur de logiciel américain, il gagne très bien sa vie. La vie de road warrior ne semble pas le gêner : il voyage dans de bonnes conditions. Arrivant à destination, Marc insiste pour régler la course. Il demande un reçu au chauffeur et une autre fiche, vierge celle-ci… « C’est pour toutes celles que je n’ai pas eues ou perdues », dit-il.

Une anecdote symptomatique de la triche
La majorité des voyageurs d’affaires ne fraudent pas au sens négatif et répréhensible du terme. Ils adaptent leurs frais aux dépenses réellement engagées, voire ils anticipent celles à venir. Lorsque triche il y a, il s’agit le plus souvent pour le fraudeur de se faire rembourser des notes qu’il a perdues ou dont le montant, trop faible, n’a pas fait l’objet d’une demande. On assiste plutôt à une compensation qu’à une volonté de tricherie.

Le sujet des notes de frais et des déplacements m’est particulièrement cher.

Il y a d’abord le voyage : une démarche qui a un impact pour l’employé. Certains, comme Marc, apprécient de voyager. D’autres, moins chanceux, vivent mal les déplacements, générateurs de stress et d’inconfort. Ensuite arrive la note de frais : là c’est la punition ! Il faut retrouver les reçus et justifier du pourquoi et du combien de toute dépense.

C’est sans doute une déformation professionnelle, mais je suis convaincu que la plupart des outils proposés par les entreprises pour soumettre et valider les notes de frais ne font que rendre cette corvée encore plus insupportable.

Je me souviens par exemple d’un homme, rencontrée au bar d’un hôtel à Milan, qui se vantait de tricher sur chacune de ses notes de frais. Apprenant que je travaillais chez un éditeur de solutions de gestion des déplacements, il m’a immédiatement catalogué comme une sorte de Big Brother ou de super flic des notes de frais. A ses yeux, je symbolisais ce qu’il exécrait de la paperasserie administrative des processus de remboursement !
Fanfaronnant de façon presque puérile et provocante, il m’expliqua toute la soirée comment il évitait de payer avec sa carte de société. Il préférait les reçus écris à la main, il sympathisait autant que faire se peut avec les serveurs pour arranger les montants. C’était le roi de la combine. Oh ! jamais de très grosses sommes. Juste des « arrondis ».

Voyageur d’affaires n’est pas un métier
C’est la conséquence du métier pour lequel tout collaborateur est payé. Pourtant, la crise est passée par là. Aujourd’hui rares sont les salariés heureux de partir en déplacement. Le glamour de la business class et des grands hôtels a disparu. Pour la grande majorité des entreprises la classe économique est de mise jusqu’à huit heures de vol (Paris-New York) avec à l’arrivée, transport en commun si possible et à l’hôtel on est prié de dormir en chambre standard.

Les déplacements en Europe sont synonymes de départs avant l’aube et de retours tardifs. Même la compagnie aérienne Air France n’offre plus de casse-croûte, il faut se contenter d’un petit sachet de biscuits  apéritifs en guise de dîner.

Être voyageur d’affaires ne fait donc plus rêver. Est-ce pour autant que les salariés concernés trichent ? Trichaient-ils moins lorsque le confort était de norme ? Je ne pense pas. Est-ce culturel, sans doute un peu.

Les origines de ces petits arrangements financiers
Notre expérience nous montre que certaines démarches réduisent la triche. De nombreuses tendances ont contribué à donner aux utilisateurs un poids et une place qu’ils n’avaient pas il y a quelques années. La consumérisation leur a donné accès à des technologies et autres smartphones depuis lesquels ils ont accès à de nombreuses applications puissantes et agréables à utiliser.
Puis est arrivée la Génération Y. Habitués du numérique, ces employés n’hésitent pas à remettre en cause les usages de l’entreprise et à proposer une nouvelle approche du travail. La question pour eux est simple : « Pourquoi l’entreprise ne propose-t-elle pas d’outils aussi agréables et simples à utiliser que ceux que l’on trouve parmi les applications grand-publics ? »

Les entreprises les plus innovantes ont alors écouté leurs employés. Avec eux elles ont revu leur politique voyages. Pourquoi ne pas permettre de descendre dans un meilleur hôtel si l’employé accepte de voyager en classe éco ?

Des outils le permettent
Des outils que les employés-voyageurs demandent. Il faut simplifier les processus de validation et/ou de remboursement des notes de frais. Plus la démarche est intuitive et rapide, plus les employés soumettent à temps et sans tricher leurs notes de frais. Un reçu, un smartphone pour le scanner, de l’OCR pour remplir les champs et la ligne de frais est envoyée facilement.
Si, comme c’est aujourd’hui la norme, les frais ont été payés avec une carte affaires, 90% des informations sont déjà rentrées dans le logiciel de gestion des frais.

Problème…nombre de sociétés, petites ou grandes n’ont pas de logiciel de gestion des frais. Excel reste la norme. Excel existe sur le poste de travail de tous les employés et, bidouillé par un expert de la macro, il peut faire l’affaire.

Bien sûr avec Excel point de smartphones, de scans et d’automatisation. Bonjour les ressaisies multiples et les erreurs à la pelle. Bonjour les pertes de temps, la frustration et les possibilités de triche…

Faire confiance aux vertus des nouvelles technologies
Les outils proposés par les entreprises le reflètent déjà. Ils sont de plus en plus « sexy » et de plus en plus ouverts vers des services autrefois réservés aux particuliers. Simplifier la réservation de l’ensemble des prestations (taxis, billets, hôtels, véhicules de location…etc), automatiser la soumission des notes de frais, connaitre le coût total du voyage avant de le réserver, c’est ce que rend possible le door-to-door.
Aujourd’hui les règles et les outils en place dans les entreprises ont pour but de faciliter la vie des départements administratifs et financiers, pas du voyageur.

Pour réduire la triche il faut commencer par penser à celles et ceux qui sont sur la route, en train, en avion ou dans un hôtel loin de leur domicile !

Stanislas BERTELOOT
Directeur Marketing, KDS