Pour gérer l’ensemble des données d’un dossier client, que ce soit des courriers, des contrats, des e-mails, des bases de données, des images, des vidéos, des documents d’activité ou encore des contenus web, il faut aujourd’hui une solution qui regroupe les ressources documentaires dans une approche intégrée, et puisse donc gérer tous les contenus structurés et non-structurés, accessibles à tous à partir de n’importe quel terminal fixe ou mobile. C’est le rôle des suites logicielles d’ECM qui englobent l’ensemble du périmètre fonctionnel autour du document, depuis la dématérialisation jusqu’à la recherche en « full text », en passant par l’indexation et l’archivage.
Cependant, comme tout logiciel, un ECM ne peut rencontrer l’adoption des utilisateurs que s'il est simple à utiliser, ergonomique et permet des gains de temps et un confort de travail. Le CXP, premier cabinet européen indépendant d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services informatiques et de la transformation numérique, a publié une étude dans laquelle il place les nouvelles solutions ECM4 du Groupe T2i présentées aux journées Syner’J en mars dernier, au niveau des suites ECM performante et complète de Microsoft, IBM ou Alfreco. Avec un ECM, tous les collaborateurs impliqués dans une action ou un projet partagent la même information, à jour, fiable, accessible. L’information est accessible en interne comme en externe, au sein de projets impliquant clients, partenaires, sous-traitants. Les plates-formes d’ECM s’apparentent plus à un fournisseur global de services qu’à une simple application. L’ECM remplace progressivement les outils classiques de GED. Intégré au système d’information des entreprises, il place le document au cœur des processus de gestion et facilite le quotidien des organisations avec un référentiel documentaire unique.

Des cas d’usages dans tous les secteurs d’activité
À l’horizon 2017-2020, la dématérialisation des factures va concerner non seulement les échanges avec l’administration publique mais aussi interentreprises, ce qui nécessite des organisations et des outils adaptés. Validation de factures récurrentes, règles de gestion pour les contrats à échéance, rapprochement commande-facture, piste d’audit fiable pour le fisc, alertes sur un dépassement d’un montant de facture donné, les applications de l’ECM sont nombreuses. Face à des systèmes de GED disparates et en silos, l’approche intégrée de l’ECM permet d’accélérer les délais de traitement de l’information, que ce soit en mode On Premise (sur un système d’information en local), hébergé ou en mode SaaS. Les fonctions documentaires sont accessibles depuis une application métier, un CRM ou un ERP depuis un portail web consultable sur un poste de travail ou une tablette. Une solution ECM répond aux impératifs de traçabilité exigés par l’administration fiscale et les différents métiers d’une entreprise. ECM4 est actuellement disponible et s’adresse notamment aux secteurs de l’immobilier, des administrations publiques ou de la grande distribution.