C'est aussi ce qui explique que chaque entreprise souhaite pouvoir faire participer ses collaborateurs à des séminaires « sur-mesure ». Fini le temps où l'entreprise se contentait de reconduire d'année en année le même événement ou de puiser dans un catalogue en privilégiant la destination plutôt que le contenu. En même temps, les entreprises ont davantage besoin de conseils, d'outils et d'accompagnement pour produire ces évènements sur-mesure, tout en maîtrisant les coûts. Tous les intervenants de la chaîne des prestataires se sont adaptés à cette nouvelle donne. Par exemple, les agences de team-building se sont adaptées en proposant aux entreprises des activités qui sont corrélées au message et à l'objectif du séminaire. Développer la créativité collective, s'entraider, mobiliser l'énergie individuelle au service de l'équipe doit avoir son application au cours du séminaire, et ensuite dans l'entreprise. C'est ainsi que les agences de team building travaillent désormais très en amont, afin de construire avec l'entreprise le contenu de ses séminaires.

Indispensable simplification

Il en va de même pour les prestataires techniques qui interviennent désormais bien en amont de manière à bien identifier tous les besoins, ou mettre en place des dispositifs permettant de relayer l'évènement dans le temps ou encore sur les différents sites de l'entreprise. Là aussi il s'agit évidemment du sur-mesure à adapter à chaque fois en fonction de la demande. Enfin, les prestataires logistiques ont également fait évoluer leur offre afin de proposer toujours plus de flexibilité et de réactivité aux entreprises. D'autant que bon nombre d'entreprises ont réduit leurs équipes internes dédiées aux activités évènementielles. Enfin, et ce n'est pas à négliger, de plus en plus d'établissements se sont équipés de leur propre matériel vidéo et de sonorisation. Dans le même esprit, ces lieux d'accueil de séminaires et d'incentive ont noué des partenariats avec des organisateurs d'évènements professionnels afin de proposer aux entreprises une offre complète.

Il s'en suit une simplification, pour l'entreprise confrontée à l'organisation d'un événement. Une affaire qui, notamment pour ceux qui n'en ont pas l'habitude, peut s'avérer plus compliquée qu'il n'y paraît. D'ailleurs, il faut noter que, de plus en plus souvent, ce sont des collaborateurs venus d'autres horizons -  assistante de direction par exemple pour les PME – qui se voient confier la responsabilité de l'organisation de certains incentive. Dans ce contexte, les prestataires se sont adaptés pour faciliter la vie de ces nouveaux organisateurs d'incentive à temps partagé. Le développement d'outils numériques, comme des plates-formes de réservation, a permis de belles avancées sur le plan de la simplification.

Par exemple, le site 1001salles.com, propose de faire la recherche du lieu idéal pour le compte de l'entreprise. SOS Recherche Pro est un service gratuit accessible à toute entreprise. Il lui suffit simplement de lister un certain nombre d'informations (nature de l'évènement, géographie, type de lieu, capacité, configuration, nombre de réponses souhaitées, etc.) pour obtenir directement des propositions de la part des établissements remplissant le profil recherché !