La première pratique détectée sur le marché est celle de la création d’un centre de reprographie au cœur des entreprises. L’un des avantages est la possibilité de dimensionner le parc matériel en adéquation avec les besoins de l’entreprise… Ce type de solution génère cependant des coûts annexes (maintenance, charge salariale du personnel dédiés, etc.). Quelles sont les autres options possibles qui ne nécessiteraient pas d’installations spécifiques et qui de fait seraient moins onéreuses pour le budget des entreprises ?

Le recours à l’externalisation en est une et plus spécifiquement le Print management. Cette solution d’externalisation libère les entreprises des contraintes en rationalisant les coûts. Par l’intermédiaire seulement d’une connexion internet, les outils en ligne supportant le Print management étendent les capacités de production des entreprises sans en alourdir le coût de fonctionnement. Ces outils connectés sont la partie immergée d’un iceberg salvateur pour le budget des entreprises qu’est le Print management.

Les arguments qui freinaient l’implémentation de ces nouveaux outils sont obsolètes.

Seraient-ils impersonnels ? La recherche et l’innovation dans ce domaine ont permis la mise en place de solutions adaptées proposant des espaces paramétrés et personnalisés en fonction du cahier des charges de chaque utilisateur (transparence des prix, personnalisation à ses couleurs, droits gérés à l’utilisateur, suivi, etc.).

Aujourd’hui, quelque soit la taille de l’entreprise et le volume d’impression, les outils en ligne optimisent la gestion, l'impression et la livraison des documents. Les fonctionnalités se sont adaptées aux habitudes de travail des entreprises qui utilisent différents formats de travail. Certaines sont capables de composer un seul document à imprimer à partir de fichiers issus de sources et de formats différents. 

Celles qui voyaient dans ces outils en ligne une faille de sécurité n’ont plus de crainte à avoir. En effet, ces nouveaux outils permettent à leurs utilisateurs d’avoir la garantie de la conservation de la confidentialité de leurs données car elles en favorisent la traçabilité.

Les outils numériques sont une réelle voie de recours pour les entreprises qui maîtrisent leur budget. Les entreprises qui veulent réduire le coût de leur activité d’impression et s’ouvrir sur une production responsable doivent miser sur les solutions d’externalisation et de gestion documentaire.

^{1 Sources : Gartner Group, Snessi, Center for Economies and Business Research pour Oki Printing Solutions, CEBR, Acadys, PriceWaterHouse Coopers et Ademe.}

Par Sébastien Moreau, Directeur Général d’Electrogeloz