À compter du premier juillet 2024 et en vertu de l’ordonnance n°2021-1190 du 16 septembre 2021, la facture sous format PDF simple ne sera plus possible en réception. Outre l’obligation pour les entreprises, entre 2024 et 2026, de recourir à un tiers pour l’émission et la réception des factures, ces dernières devront par ailleurs être transmises sous un format structuré (UBL UN/CEFACT CII) ou hybride (Factur-X).

« En dépit de l’urgence calendaire, les entreprises doivent veiller à ce que la plateforme de dématérialisation qu’elles retiennent respecte certains fondamentaux sur leur « capacité à faire » : gérer des flux de données et garantir le respect des attendus de la plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) de leurs clients, tient à rappeler Eric Wanscoor, CEO de Qweeby. D’autre part, au travers de son approche, des technologies qu’elle embarque, des données qu’elle véhicule et des services qu’elle permet de délivrer, la facture électronique représente également pour les entreprises une véritable occasion de révolutionner et d’optimiser la gestion du poste clients. Pour Qweeby, cet objectif n’est plus une ambition mais bel et bien une réalité. D’ailleurs, chez Qweeby, la facture électronique est devenue facture SMART acronyme de Suivie, Mobile, Active, Renseignée et Tout en un ».

De la facture électronique à la facture SMART

Comme c’est déjà le cas sur le portail de l’État Chorus Pro, la facture électronique peut en effet être « suivie », depuis sa réception jusqu’à son « bon à payer », en passant par sa validation. Une traçabilité qui permet notamment d’identifier et de traiter très rapidement les éventuels litiges liés à la facture, et ainsi de diminuer les délais de paiements.

Par ailleurs, de par sa capacité à être multi-accès et multicanal, ou encore à faciliter les flux de datas entre les applications, les factures électroniques deviennent « mobiles ». Elles peuvent par exemple, via des API, être intégrées automatiquement dans un outil de gestion du recouvrement de créances, qui les embarque dans les relances, les relevés de situation, etc.

Dès lors qu’elle est dématérialisée et que la PDP est en capacité de capter l’arrivée des règlements, la facture peut également devenir « active », détecter si les règlements ont été réalisés et, le cas échéant, relancer automatiquement un processus de rappel ou de relance client. Les équipes comptables s’affranchissent alors des étapes de pointage manuel des règlements, ce qui contribue à réduire les délais moyens de recouvrement (DSO).

La facture électronique peut également embarquer des données extérieures comme celles disponibles en accès libre grâce à l’Open Data (BODACC, cessions, radiations, procédures, RCS, inscription aux privilèges…). Elle est alors « renseignée », ce qui permet à l’entreprise de renforcer la gestion du risque client et de mieux se prémunir contre les impayés ou les retards de paiement.

Enfin, une facture électronique peut être qualifiée de « tout-en-un » dans la mesure où elle embarque certains services. Elle peut par exemple être automatiquement déposée chez un factor ou confiée à une société de recouvrement de créances.

« Dès lors que la facture électronique intègre ces différents éléments, elle devient SMART et participe alors à l’optimisation de la gestion du poste clients, conclut Eric Wanscoor. Une approche sur laquelle Qweeby se positionne ».