Issu de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2016, le récent décret² du 8 juillet 2016 octroie plus de garanties aux dirigeants et indépendants lors des contrôles. Ce décret vient réformer les relations entre les cotisants et l’URSSAF et modifie la procédure du contrôle. Il renforce les droits et garanties des cotisants en révisant certaines étapes de la procédure de contrôle et de recouvrement des cotisations sociales. Les mesures visées dans ce décret sont, sauf mentions contraires, entrées en vigueur à compter du 11 juillet 2016.

L’avis de passage
Tout contrôle doit être précédé de l’envoi par l’organisme chargé du recouvrement des cotisations d’un avis adressé à l’employeur ou au travailleur indépendant par lettre recommandée avec accusé de réception. Les destinataires de l’avis de contrôle sont dorénavant désignés. Jusqu’à présent, les dispositions réglementaires faisaient de l’employeur le destinataire de ce document et c’est la jurisprudence qui a dû préciser les destinataires possibles. Cet avis de passage est adressé à l’attention du représentant légal et au siège social de l’entreprise. Il vaudra, sauf précision contraire, pour tous les établissements. Il devra également viser la Charte du cotisant contrôlé à compter du 1er janvier 2017. Les dispositions contenues dans cette charte seront opposables à l'Urssaf, elles pourront donc être utilisées juridiquement par le cotisant en cas de litige.

Une procédure de contrôle sur place mieux encadrée
Le respect d’un délai minimal entre l’envoi de l’avis de passage et la première visite de contrôle est officiellement fixé à au moins 15 jours sauf suspicion de travail dissimulé (auparavant, il s’agissait d’un délai recommandé par circulaire). En cas de non-respect de ce délai de 15 jours, la régularité de la procédure de contrôle peut être remise en cause.
Les éléments ayant fait l’objet d’un précédent contrôle sans avoir donné lieu à des observations ne peuvent faire l’objet d’un redressement si L’URSSAF a eu l’occasion, au vu de l’ensemble des documents consultés, de se prononcer en toute connaissance de cause et que les circonstances de droit et de fait au regard desquelles les éléments ont été examinés sont inchangées.
L’agent réalisant le contrôle sur place pourra demander que les documents à consulter soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle dont il aura au préalable informé la personne contrôlée.
Enfin, dans le cadre de l’exploitation de documents dématérialisés, l’Urssaf peut désormais demander la mise à disposition par l’entreprise de toute personne habilitée pour réaliser les opérations sur son matériel informatique.

Des redressements étayés
Une fois le contrôle effectué, l'Urssaf doit adresser au cotisant une lettre d'observations, sous peine de nullité du contrôle. Les observations effectuées lors du contrôle doivent être motivées par le chef de redressement et doivent comprendre : l'objet du redressement, le mode de calcul pour les cotisations et contributions sociales, les documents consultés, la période vérifiée et la date de fin du contrôle, le montant du redressement et des éventuelles pénalités.
Le dirigeant ou indépendant a alors 30 jours pour répondre à ces observations avec la possibilité de joindre des compléments d'information. L'organisme de contrôle doit faire une réponse motivée aux observations effectuées et détailler de nouveau les montants des redressements retenus ou non.

Une mise en demeure plus claire
La notification de mise en demeure envoyée par l’URSSAF doit être désormais motivée. L’objectif est d’améliorer l’information des cotisants. A partir du 1er janvier 2017, le document mentionne également au titre des différentes périodes annuelles contrôlées, les montants notifiés par la lettre d’observations, corrigés le cas échéant à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent chargé du contrôle ; la référence et les dates de la lettre d’observations et, le cas échéant, du dernier courrier établi par l’agent en charge du contrôle lors des échanges consécutifs à la lettre d’observation.

Un délai allongé pour la saisine de la CRA
Le délai pour saisir la commission de recours amiable (CRA) sera de 2 mois à compter du 1er janvier 2017. Le point de départ pour la mise en œuvre cette saisine sera la notification de la mise en demeure. Par ailleurs, la décision de la CRA comporte de nouvelles mentions obligatoires : détail, par motif de redressement, des montants qui, le cas échéant, sont annulés et ceux dont le cotisant reste redevable au titre de la mise en demeure et indication des délais et voies de recours.

Les règles de régularisation évoluent
A compter du 1er janvier 2017, et avec la généralisation de la déclaration sociale nominative (DSN) toutes erreurs constatées dans une déclaration effectuée lors des mois précédents devront être corrigées lors de l’échéance déclarative la plus proche. Le versement du complément de cotisations à verser devra également respecter ce principe.
Les sommes versées indûment seront déduites du montant des cotisations sauf demande de remboursement.
Sauf en cas d’omission de salariés dans la déclaration ou d’inexactitudes répétées du montant des rémunérations déclarées, les majorations et pénalités de retard ne seront pas applicables si les deux conditions suivantes sont remplies : la déclaration rectifiée et son versement régularisateur sont adressés au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial et ce versement régularisateur est inférieur à 5 % du montant total des cotisations initiales.

Le contrôle sur pièce est étendu
A partir de 2017, il sera étendu aux dirigeants et indépendants employant moins de 11 salariés (contre 9 salariés au plus aujourd'hui). Il suffira d'envoyer les pièces nécessaires à l'organisme de recouvrement.

¹ Source : www.acoss.fr
² Décret n°2016-941 du 8 juillet 2016